Sự phát triển của các ứng dụng gọi điện thoại qua mạng Internet như softphone đang dần định hình và thay đổi cách chúng ta thực hiện cuộc gọi và tương tác hàng ngày.
Nhắc đến softphone, nhiều người có thể nghĩ đến một ứng dụng đơn giản trên điện thoại hoặc máy tính, cho phép họ thực hiện cuộc gọi qua Internet. Tuy nhiên, softphone là một khái niệm rộng hơn và có ảnh hưởng sâu sắc hơn đối với cách chúng ta giao tiếp. Nó không chỉ là một công cụ đơn thuần, mà còn là một bước tiến quan trọng trong việc nắm bắt sự tiến hóa của công nghệ thông tin và truyền thông.
Hãy cùng DigiNext khám phá về softphone: từ định nghĩa softphone là gì đến những tính năng và ứng dụng đa dạng mà nó mang lại. Chúng ta sẽ đi sâu vào cách softphone hoạt động, lợi ích mà nó mang lại cho cá nhân và doanh nghiệp.
Softphone là gì?
Softphone (hay còn gọi là “software telephone”) là một ứng dụng phần mềm cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi điện thoại thông qua mạng Internet. Thay vì sử dụng hạ tầng điện thoại truyền thống dựa trên mạng điện thoại cố định, softphone sử dụng giao thức Internet Protocol (IP) để truyền tải giọng nói và dữ liệu âm thanh qua mạng.
Softphone có thể được cài đặt trên các thiết bị như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng, và thậm chí cả các thiết bị thông minh khác như đồng hồ thông minh. Người dùng có thể sử dụng tai nghe, micro hoặc loa và mic tích hợp trên thiết bị để thực hiện cuộc gọi qua softphone.
Tính năng của softphone
Softphone đi kèm với một loạt các tính năng đa dạng giúp người dùng thực hiện cuộc gọi, tương tác và quản lý thông tin liên lạc một cách hiệu quả:
Cuộc gọi VoIP: Softphone cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi thoại qua mạng VoIP, giúp tiết kiệm chi phí gọi điện thoại quốc tế và cung cấp chất lượng âm thanh tốt hơn. Vì vậy, mà nó được sử dụng làm thiết bị đầu cuối của tổng đài ảo.
Cuộc gọi video: Một số softphone hỗ trợ cuộc gọi video, cho phép người dùng thấy mặt đối tác trong cuộc trò chuyện và tạo ra trải nghiệm giao tiếp trực quan hơn.
Chia sẻ màn hình: Tính năng này cho phép người dùng chia sẻ màn hình của họ với đối tác trong cuộc gọi, rất hữu ích trong việc thảo luận và làm việc cộng tác từ xa.
Tin nhắn văn bản: Softphone thường tích hợp tính năng chat để người dùng gửi tin nhắn văn bản, liên kết và tệp đính kèm trong thời gian thực.
Danh bạ và quản lý liên hệ: Softphone cho phép người dùng lưu trữ và quản lý danh bạ cá nhân, ghi chú và thông tin liên lạc của đồng nghiệp, bạn bè và gia đình.
Gọi từ xa: Người dùng có thể thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ đâu có kết nối Internet, giúp tối ưu hóa làm việc từ xa và di chuyển.
Tùy chỉnh cài đặt âm thanh: Softphone cho phép người dùng điều chỉnh âm lượng, loại bỏ tiếng ồn, chọn loại tai nghe và thiết lập âm thanh theo ý thích.
Ghi âm cuộc gọi: Một số softphone có tính năng ghi âm cuộc gọi, giúp người dùng lưu lại thông tin quan trọng trong cuộc trò chuyện.
Tích hợp CRM và ERP: Một số softphone tích hợp với các hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) hoặc quản lý doanh nghiệp (ERP), giúp tối ưu hóa quản lý thông tin và tương tác với khách hàng.
Bảo mật và mã hóa: Softphone thường hỗ trợ các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, xác thực đối tác và quản lý quyền truy cập.
Lợi ích khi sử dụng softphone
Sử dụng softphone mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng khi sử dụng softphone:
Tiết kiệm chi phí: Cuộc gọi qua softphone thông qua mạng VoIP thường rẻ hơn so với cuộc gọi điện thoại truyền thống, đặc biệt là trong trường hợp cuộc gọi quốc tế.
Gọi điện thoại từ xa: Softphone cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ đâu có kết nối Internet, giúp tối ưu hóa làm việc từ xa và linh hoạt trong việc quản lý thời gian.
Tích hợp dịch vụ: Softphone thường tích hợp nhiều tính năng như cuộc gọi thoại, gọi video, chia sẻ màn hình, tin nhắn văn bản và hợp tác trực tuyến, giúp tăng cường khả năng tương tác và làm việc cộng tác.
Quản lý danh bạ tiện lợi: Softphone cho phép lưu trữ, quản lý và tương tác với danh bạ liên hệ, giúp dễ dàng tìm kiếm và liên hệ với người cần gặp.
Tích hợp CRM và ERP: Một số softphone tích hợp với các hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) hoặc quản lý doanh nghiệp (ERP), giúp tối ưu hóa quản lý thông tin và tương tác với khách hàng.
Chất lượng âm thanh cao: Công nghệ VoIP của softphone thường cung cấp chất lượng âm thanh tốt hơn so với mạng điện thoại truyền thống.
Linh hoạt và tiện ích: Softphone có thể được cài đặt trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại di động và máy tính bảng, mang lại sự linh hoạt và tiện ích trong việc thực hiện cuộc gọi.
Ghi âm và lưu trữ thông tin: Một số softphone cho phép ghi âm cuộc gọi, giúp lưu lại thông tin quan trọng hoặc tạo tài liệu ghi chú sau cuộc trò chuyện.
Giảm thiểu thiết bị phần cứng: Sử dụng softphone cho phép loại bỏ cần phải sử dụng điện thoại cố định hoặc thiết bị đặc biệt cho cuộc gọi.
Bảo mật và quản lý dễ dàng: Softphone thường hỗ trợ các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu và xác thực, đồng thời cho phép quản lý dễ dàng thông qua giao diện người dùng.
Từ khả năng thực hiện cuộc gọi qua mạng VoIP đến tích hợp các dịch vụ đa dạng như cuộc gọi video, chat và chia sẻ màn hình, softphone đã nâng cao trải nghiệm liên lạc lên một tầm cao mới.
Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quá trình làm việc từ xa, sự linh hoạt trong việc cài đặt trên nhiều thiết bị và khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu cá nhân làm cho softphone trở thành một công cụ quan trọng để thích nghi với sự phát triển không ngừng của công nghệ.
