Công nghệ điện toán đám mây đang tạo ra những chuyển biến tích cực trong các hoạt động của doanh nghiệp. Những lĩnh vực như Truyền thông, Marketing và Chăm sóc khách hàng đang tận dụng mạnh mẽ các lợi ích mà công nghệ này mang lại. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ thống điện thoại trên nền tảng đám mây Cloud Phone System.

1. Cloud Phone System là gì? Hoạt động ra sao?

Cloud Phone System (hay tổng đài ảo) là một hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp, hoạt động dựa trên công nghệ VoIP và được triển khai qua Internet. Nhờ ứng dụng điện toán đám mây, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí đầu tư hạ tầng viễn thông. 

Hệ thống được vận hành hoàn toàn bằng phần mềm, dễ dàng sử dụng và không đòi hỏi đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu để quản lý. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê dịch vụ từ các đơn vị cung cấp và thanh toán theo các điều khoản trong hợp đồng.

Hình minh họa mô tả quy trình vận hành cơ bản của tổng đài cloud

Nói một cách dễ hiểu, người dùng có thể thực hiện và nhận cuộc gọi thông qua các thiết bị như điện thoại IP, smartphone hoặc phần mềm softphone, miễn là có kết nối Internet. Dữ liệu cuộc gọi và thông tin liên quan sẽ được xử lý và lưu trữ trên máy chủ ảo của nhà cung cấp dịch vụ đám mây.

2. Lợi ích của Cloud Phone System đối với doanh nghiệp

Có rất nhiều lý do khiến các doanh nghiệp ngày nay ưu tiên chuyển sang sử dụng tổng đài ảo Cloud Phone System. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

2.1. Giảm chi phí đầu tư và vận hành

Đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hệ thống tổng đài cloud giúp tiết kiệm đáng kể chi phí triển khai. Doanh nghiệp không cần đầu tư quá nhiều vào thiết bị phần cứng hay chi phí bảo trì định kỳ. Thông thường, khoản chi duy nhất là việc trang bị điện thoại IP. Ngoài ra, chi phí hàng tháng của dịch vụ cũng dễ dàng kiểm soát và chỉ thay đổi khi doanh nghiệp lựa chọn nâng cấp các gói dịch vụ.

2.2. Khả năng mở rộng linh hoạt

Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô khi cần. Khi số lượng nhân sự hoặc phòng ban tăng lên, bạn chỉ cần điều chỉnh gói dịch vụ để bổ sung người dùng mới mà không phải lo đến việc lắp đặt thêm phần cứng như với hệ thống truyền thống. Điều này đặc biệt có lợi cho những công ty đang phát triển nhanh hoặc có nhu cầu linh hoạt về nguồn lực.

2.3. Vận hành đơn giản, không cần kỹ thuật viên chuyên môn

Với giao diện điều khiển trực quan và khả năng quản trị từ xa qua Internet, bạn có thể dễ dàng thay đổi các thiết lập hệ thống chỉ bằng vài thao tác chuột. Không cần đội ngũ kỹ thuật tại chỗ, doanh nghiệp vẫn có thể chủ động vận hành hệ thống mọi lúc, mọi nơi.

2.4. Linh hoạt về vị trí địa lý

Cloud Phone System không giới hạn vị trí địa lý

Tổng đài ảo Cloud Phone System giúp đồng bộ hệ thống liên lạc của doanh nghiệp dù nhân sự làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau hoặc từ xa. Các tính năng vẫn được đảm bảo đầy đủ, liên tục. Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ báo cáo thời gian thực, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi hoạt động và hiệu suất của từng nhân viên dù ở bất kỳ đâu.

2.5. Tương thích với nhiều thiết bị

Một điểm nổi bật khác của Cloud Phone System là khả năng chuyển đổi thiết bị linh hoạt. Ví dụ, nếu bạn đang thực hiện cuộc gọi trên softphone máy tính nhưng cần di chuyển, bạn hoàn toàn có thể chuyển tiếp cuộc gọi sang điện thoại di động mà không bị gián đoạn. Một số nhà cung cấp như Diginext còn tích hợp hệ thống tổng đài với phần mềm CRM hoặc công cụ CSKH.

3. Các tính năng nổi bật của Cloud Phone System

Bên cạnh chức năng cơ bản như gọi và nhận cuộc gọi, các nhà cung cấp tổng đài ảo ngày càng tích hợp thêm nhiều tính năng hiện đại nhằm tối ưu trải nghiệm người dùng. Dưới đây là những tính năng tiêu biểu thường được tích hợp trong hệ thống Cloud Phone:

3.1. Chuyển tiếp cuộc gọi (Call Forwarding)

Tính năng này cho phép tự động chuyển hướng cuộc gọi đến số khác trong các tình huống như: máy bận, không nghe máy, hoặc luôn luôn chuyển tiếp. Ví dụ, nếu bạn không thể nghe máy, cuộc gọi có thể được chuyển sang cho đồng nghiệp hoặc để lại tin nhắn thoại. Đây là một tính năng cơ bản nhưng cực kỳ hiệu quả trong việc giữ liên lạc không gián đoạn.

3.2. Ghi âm cuộc gọi (Call Recording)

Mọi cuộc gọi đến và đi đều có thể được ghi lại để phục vụ việc đánh giá chất lượng dịch vụ, đào tạo nhân viên và hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng. Các bản ghi âm này thường đi kèm với báo cáo chi tiết để hỗ trợ quản lý giám sát hiệu quả hơn.

3.3. SIP Trunking

SIP Trunking cho phép kết nối một số điện thoại với nhiều thiết bị đầu cuối cùng lúc. Điều này giúp cuộc gọi có thể được đổ chuông trên nhiều thiết bị, như điện thoại bàn, smartphone, hay softphone. Nhờ đó, nhân viên có thể nhận cuộc gọi ở bất kỳ thiết bị nào, hạn chế tối đa tình trạng bỏ lỡ cuộc gọi quan trọng.

3.4. IVR – Hệ thống trả lời tự động (Interactive Voice Response)

Tính năng trả lời tự động IVR

IVR là hệ thống tương tác tự động với người gọi bằng giọng nói thu sẵn hoặc menu tùy chọn. Người gọi chỉ cần nhấn phím hoặc đọc lệnh thoại để được kết nối tới đúng bộ phận. Giải pháp này vừa nâng cao trải nghiệm khách hàng vừa giảm tải cho nhân viên tiếp nhận cuộc gọi.

3.5. Nhạc chờ tùy chỉnh (Music on Hold)

Thay vì tiếng chuông đơn điệu, hệ thống có thể phát nhạc nền hoặc đoạn quảng cáo khi khách hàng đang chờ máy. Đây là cách khéo léo để quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc các chương trình ưu đãi đang diễn ra.

3.6. Tự động đổi đầu số gọi ra (Caller ID Rotation theo nhà mạng)

Nếu doanh nghiệp sở hữu nhiều đầu số thuộc các nhà mạng khác nhau, hệ thống sẽ tự động lựa chọn đầu số phù hợp với số thuê bao mà bạn đang gọi để đảm bảo cuộc gọi là nội mạng. Nhờ đó, giúp giảm thiểu đáng kể chi phí cước viễn thông.

4. Cloud Phone System phù hợp với những loại hình doanh nghiệp nào?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã chủ động chuyển sang sử dụng tổng đài ảo, trong khi một số khác vẫn đang cân nhắc triển khai hoặc tiếp tục duy trì hệ thống tổng đài PBX truyền thống. Vậy đâu là lựa chọn phù hợp nhất?

Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô hoạt động, mức độ linh hoạt cần thiết và ngân sách của từng doanh nghiệp. Việc chọn đúng giải pháp sẽ giúp tối ưu hiệu quả vận hành và tiết kiệm chi phí.

Dưới đây là những trường hợp doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai Cloud Phone System:

• Doanh nghiệp không có bộ phận kỹ thuật chuyên trách và muốn tránh việc phải bảo trì phần cứng PBX.

• Các công ty hoạt động theo mùa với nhu cầu liên lạc biến động liên tục.

• Doanh nghiệp có nhiều văn phòng hoặc chi nhánh tại các địa phương khác nhau.

• Các startup tăng trưởng nhanh, chưa thể xác định chính xác nhu cầu nhân sự trong thời gian tới.

• Doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa hoặc kết hợp (hybrid).

• Công ty không có nhiều không gian dành cho hạ tầng viễn thông cố định.

5. Giải pháp tổng đài ảo từ Diginext

Diginext mang đến cho doanh nghiệp một nền tảng liên lạc hiện đại, tích hợp nhiều tính năng cao cấp và khả năng mở rộng linh hoạt theo nhu cầu thực tế. Giải pháp này được thiết kế để tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo độ ổn định, tin cậy trong quá trình sử dụng. Đăng ký ngay để khám phá cách tổng đài thông minh có thể giúp doanh nghiệp bạn vận hành hiệu quả hơn.

Mọi thắc mắc hoặc yêu cầu hỗ trợ, vui lòng liên hệ hotline 1900 5055 để được đội ngũ Diginext hỗ trợ và tư vấn chi tiết.