Trong quá trình phát triển của các hệ thống liên lạc nội bộ, tổng đài analog là hình thức tổng đài ra đời sớm nhất và từng chiếm ưu thế tuyệt đối trong doanh nghiệp suốt nhiều thập kỷ. Dù ngày nay công nghệ VoIP và tổng đài IP hiện đại đang bùng nổ, tổng đài analog vẫn có chỗ đứng nhất định nhờ sự ổn định, dễ vận hành và độ tin cậy cao.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ tổng đài analog là gì, hoạt động ra sao, ưu – nhược điểm, đồng thời so sánh nó với các công nghệ tổng đài mới nhất để bạn dễ dàng quyết định hình thức phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình.

1. Tổng đài analog là gì?

Tổng đài analog là hệ thống điện thoại nội bộ hoạt động dựa trên công nghệ truyền tín hiệu analog – tức là tín hiệu điện tử dạng sóng liên tục, không số hóa. Đây là loại tổng đài đã xuất hiện từ hơn 20 năm trước, phổ biến rộng rãi ở các doanh nghiệp, tổ chức, khách sạn, bệnh viện thời điểm chưa có mạng internet hoặc khi hạ tầng mạng còn kém phát triển.

Với tổng đài analog, tín hiệu thoại được truyền trực tiếp qua các đường dây điện thoại cố định do bưu điện kéo đến văn phòng. Để triển khai, doanh nghiệp cần trang bị thiết bị phần cứng, đấu nối dây cáp và phân bổ các máy lẻ ra từng phòng ban.

Chính nhờ thiết kế cơ bản, dễ sử dụng, tổng đài analog từng được xem là tiêu chuẩn vàng trong liên lạc nội bộ, giúp tiết kiệm chi phí gọi điện và quản lý công việc hiệu quả hơn.

2. Tổng đài analog hoạt động như thế nào?

Cơ chế hoạt động của tổng đài analog nhìn chung khá đơn giản. Hệ thống gồm các thành phần chính:

• Switch hook (móc chuyển đổi): Thiết bị nhận tín hiệu thao tác nhấc máy, đặt máy.
• Thiết bị chuyển mạch analog: Đóng vai trò trung tâm kết nối cuộc gọi giữa các máy lẻ và mạng bưu điện.
• Thiết bị đầu cuối: Là điện thoại analog cố định.

Khi bạn nhấc ống nghe điện thoại, switch hook được kích hoạt, đóng mạch điện thoại với trung tâm tổng đài. Lúc này, mạch truyền dẫn bắt đầu thiết lập kết nối. Khi quay số, tín hiệu điện tử analog (sóng liên tục) sẽ truyền qua đường dây, được thiết bị chuyển mạch giải mã để chuyển cuộc gọi tới số điện thoại đích.

Do tín hiệu analog không trải qua quá trình số hóa, chất lượng âm thanh thường ổn định, độ trễ thấp và không phụ thuộc vào internet.

>>> Đọc thêm tại: Tổng đài IP: Công nghệ đột phá trong liên lạc nội bộ doanh nghiệp

3. Các thành phần của tổng đài analog

Để một hệ thống tổng đài analog đi vào hoạt động, bạn cần triển khai đồng bộ các thành phần sau:

3.1 Tín hiệu đầu vào

Nguồn tín hiệu được cấp trực tiếp từ bưu điện. Tín hiệu thoại được truyền dưới dạng sóng điện tử với biên độ và tần số khác nhau, điện thoại đầu cuối sẽ biến đổi thành âm thanh để người nghe hiểu được. Công nghệ truyền dẫn CSN (Circuit Switched Network) đảm bảo kết nối ổn định qua các đoạn dây đấu nối nối tiếp.

3.2 Thiết bị chuyển mạch analog

Đây là trung tâm xử lý kết nối, có nhiệm vụ phân phối tín hiệu đến từng máy lẻ. Số lượng thiết bị chuyển mạch phụ thuộc quy mô hệ thống. Doanh nghiệp cần tính toán trước để tránh dư thừa gây lãng phí hoặc thiếu hụt khi mở rộng.

3.3 Thiết bị đầu cuối

Là các điện thoại analog cố định. Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ kéo dây, lắp đặt, cấu hình hệ thống tổng đài, đồng thời tích hợp thêm các tính năng như ghi âm hoặc lời chào tự động nếu cần.

4. Ưu điểm và nhược điểm của tổng đài analog

4.1. Ưu điểm của tổng đài analog

Mặc dù công nghệ ngày nay đã có nhiều lựa chọn tiên tiến hơn, tổng đài analog vẫn giữ được những lợi thế nhất định mà không phải hệ thống nào cũng thay thế hoàn toàn:

• Chi phí thấp khi đầu tư ban đầu: So với tổng đài VoIP, thiết bị analog phổ biến, dễ mua, giá thành rẻ hơn.
• Không phụ thuộc mạng internet: Dù mất điện hay mất mạng, tổng đài vẫn duy trì hoạt động nhờ nguồn điện riêng.
• Gọi nội bộ miễn phí: Tất cả cuộc gọi giữa các máy lẻ đều không tốn cước.
• Dễ sử dụng: Nhân viên chỉ cần thao tác như điện thoại thông thường.
• Độ ổn định cao: Ít gặp sự cố gián đoạn tín hiệu do hệ thống đấu nối trực tiếp bằng dây cáp.
• Bảo mật tốt: Tín hiệu analog khó bị can thiệp từ bên ngoài hơn hệ thống qua mạng.
• Hỗ trợ lời chào tự động: Doanh nghiệp vẫn có thể cài đặt lời chào chuyên nghiệp.
• Chuyển cuộc gọi linh hoạt: Có thể chuyển máy nhanh chóng mà không cần đổi thiết bị.

Nhờ các ưu điểm trên, tổng đài analog vẫn được nhiều doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa duy trì sử dụng.

4.2. Nhược điểm của tổng đài analog

Tuy có nhiều điểm mạnh, nhưng tổng đài analog cũng tồn tại không ít hạn chế khiến nhiều doanh nghiệp dần chuyển sang tổng đài VoIP hoặc tổng đài ảo:

• Tính năng hạn chế: Chủ yếu chỉ nghe và gọi, không hỗ trợ lưu trữ dữ liệu, ghi âm nâng cao hay kết nối phần mềm CRM.
• Mở rộng phức tạp: Muốn thêm line, phải kéo thêm dây, gắn card mở rộng, nâng cấp phần cứng.
• Không kết nối chi nhánh: Hệ thống analog tại mỗi văn phòng hoàn toàn tách biệt, không đồng bộ được dữ liệu.
• Khả năng xử lý cuộc gọi thấp: Mỗi line chỉ thực hiện được một cuộc gọi cùng lúc.
• Chi phí bảo trì cao: Dây dẫn, card analog, thiết bị chuyển mạch hao mòn dễ phải thay mới.
• Không tận dụng hạ tầng mạng LAN: Trong khi tổng đài VoIP có thể dùng chung hạ tầng mạng máy tính.
• Đường dây dễ bận: Dẫn đến bỏ lỡ cuộc gọi quan trọng từ khách hàng.
• Không hỗ trợ API: Không thể tích hợp với hệ thống quản lý ERP, CRM.

Với doanh nghiệp có nhu cầu chăm sóc khách hàng chuyên sâu hoặc đội ngũ nhân viên lớn, các nhược điểm này sẽ trở thành rào cản lớn.

5. So sánh tổng đài analog và tổng đài VoIP

Để doanh nghiệp dễ hình dung, dưới đây là bảng so sánh ngắn gọn:

Có thể thấy, tổng đài VoIP phù hợp hơn cho doanh nghiệp đang chuyển đổi số, cần quản lý tập trung và phục vụ đa kênh.

6. Xu hướng chuyển đổi sang tổng đài ảo

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang dần thay thế tổng đài analog bằng tổng đài ảo nhờ các ưu điểm vượt trội:

• Hoạt động 100% trên nền tảng cloud.
• Không cần mua thiết bị phần cứng phức tạp.
• Triển khai nhanh, mở rộng dễ dàng.
• Tích hợp sẵn CRM, quản lý tập trung, báo cáo thời gian thực.
• Ghi âm cuộc gọi không giới hạn, lưu trữ lâu dài.
• Hỗ trợ kết nối đa kênh: điện thoại, website, mạng xã hội.
• Tiết kiệm chi phí lên tới 50% so với hệ thống analog truyền thống.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp tối ưu chi phí vận hành, nâng cao năng lực chăm sóc khách hàng, tổng đài ảo chắc chắn là lựa chọn đáng cân nhắc.

7. Lời khuyên lựa chọn tổng đài phù hợp

• Doanh nghiệp quy mô nhỏ, hạ tầng mạng yếu: Tổng đài analog vẫn có thể đáp ứng tốt nhu cầu liên lạc nội bộ cơ bản.
• Doanh nghiệp quy mô vừa và lớn: Nên ưu tiên tổng đài VoIP hoặc tổng đài ảo để dễ dàng mở rộng, tích hợp dữ liệu và tối ưu chăm sóc khách hàng.
• Doanh nghiệp nhiều chi nhánh: Tổng đài ảo là giải pháp tối ưu để kết nối tập trung.

8. DIGICX – Tổng đài VoIP hiện đại, mạnh mẽ

Tổng đài DIGICX là một giải pháp ứng dụng VoIP mạnh mẽ, cho phép người dùng thực hiện các cuộc gọi thoại và video qua Internet. Ứng dụng này hỗ trợ nhiều giao thức như SIP (Session Initiation Protocol) và IAX (Inter-Asterisk Exchange), giúp người dùng kết nối với các dịch vụ VoIP khác một cách dễ dàng. DIGICX có thể được sử dụng trên nhiều nền tảng như Windows, macOS, Android, và iOS, cung cấp các tính năng như gọi điện, nhắn tin văn bản, chia sẻ tệp, và hỗ trợ nhiều tài khoản VoIP đồng thời.

DIGICX không chỉ giúp tối ưu liên lạc mà còn mang lại giá trị thiết thực cho kinh tế, giáo dục, môi trường và xã hội. Với nhiều tính năng vượt trội và khả năng ứng dụng rộng rãi. Tổng đài DIGICX là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp hiện đại hướng tới kết nối thông minh và phát triển bền vững.

Tạm kết

Tổng đài analog tuy là công nghệ cũ nhưng vẫn giữ vai trò quan trọng trong lịch sử phát triển viễn thông. Trong kỷ nguyên số, việc nâng cấp lên tổng đài VoIP hay tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng vượt trội hơn.

Nếu doanh nghiệp bạn muốn trải nghiệm tổng đài VoIP hiện đại, giá tốt, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 1900 5055 để được tư vấn.