Tổng đài analog là loại tổng đài điện thoại truyền thống đã được nhiều doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn và sử dụng phổ biến trong suốt nhiều năm qua nhờ thiết kế đơn giản và khả năng đáp ứng nhu cầu liên lạc nội bộ cơ bản.

Tuy nhiên, trong quá trình vận hành thực tế, không ít doanh nghiệp đã gặp phải những trường hợp tổng đài analog bị hư, trục trặc khiến hệ thống tổng đài không thể hoạt động bình thường, gây gián đoạn công việc và ảnh hưởng đến liên lạc với khách hàng, đối tác.

Nhằm giúp doanh nghiệp chủ động xử lý, dưới đây là tổng hợp các vấn đề thường gặp khi tổng đài analog bị hư, kèm theo hướng dẫn chi tiết về cách kiểm tra, khắc phục và xử lý sự cố một cách hiệu quả để đảm bảo hệ thống nhanh chóng trở lại hoạt động ổn định.

1. Tổng đài analog là gì?

Tổng đài analog là hệ thống điện thoại nội bộ vận hành trên công nghệ truyền tín hiệu analog, tức là tín hiệu điện tử được truyền dưới dạng sóng liên tục, chưa qua số hóa. Loại tổng đài này đã xuất hiện từ hơn 20 năm trước và từng rất phổ biến trong các doanh nghiệp, tổ chức, khách sạn, bệnh viện, đặc biệt vào thời điểm internet chưa phát triển hoặc hạ tầng mạng còn hạn chế.

Với tổng đài analog, tín hiệu thoại được truyền trực tiếp qua các đường dây điện thoại cố định được bưu điện kéo đến văn phòng. Để triển khai, doanh nghiệp cần lắp đặt thiết bị phần cứng, đi dây cáp và kết nối các máy nhánh cho từng phòng ban.

Nhờ thiết kế đơn giản, dễ sử dụng và chi phí hợp lý, tổng đài analog từng được xem là tiêu chuẩn vàng cho giải pháp liên lạc nội bộ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí gọi điện và quản lý công việc hiệu quả.

2. Một số trường hợp tổng đài analog bị hư

Dù là một giải pháp tổng đài phổ biến, khi tổng đài analog bị hư có thể đem đến nhiều rắc rối mà không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách khắc phục.

2.1. Nhấc máy lên không có tín hiệu

Nguyên nhân: 

1. Tổng đài chưa bật nguồn
2. Dây tín hiệu bị đứt
3. Điện thoại bàn bị lỗi

Cách khắc phục

1. Hãy kiểm tra xem công tắc nguồn AC trên tổng đài đã được bật chưa và dây nguồn điện 220V đã được cắm chắc chắn vào jack nguồn của tổng đài hay không. Đồng thời, quan sát tổng đài có hiển thị tín hiệu hoạt động và kiểm tra các máy nhánh khác có tín hiệu hay không. Nếu các máy nhánh vẫn hoạt động bình thường, có thể loại trừ nguyên nhân xuất phát từ tổng đài.
2. Tiếp theo, kiểm tra đường dây kết nối từ tổng đài đến máy nhánh xem có bị đứt, mục hay hư hỏng ở đoạn nào. Nếu phát hiện sự cố, cần xử lý nối lại dây tín hiệu hoặc thay mới đường dây nếu không xác định được vị trí lỗi.
3. Cuối cùng, thử thay thế bằng một điện thoại bàn khác đang hoạt động tốt để xác định nguyên nhân có phải do thiết bị điện thoại bị hỏng hay không.

2.2. Cuộc gọi bị rè, nhiễu, không rõ tiếng

Nguyên nhân

1. Dây điện thoại đã cũ, sử dụng lâu năm khiến khả năng dẫn điện suy giảm.
2. Dây tín hiệu chất lượng kém.
3. Mối nối dây không đảm bảo kỹ thuật, dễ lỏng hoặc bị oxy hóa.
4. Tai nghe của điện thoại bàn bị lỗi, thường gặp ở các dòng sản phẩm giá rẻ hoặc không chính hãng.

Cách khắc phục

1. Thay dây điện thoại mới nếu dây đã quá cũ (trên 5 năm sử dụng) hoặc nghi ngờ chất lượng không đảm bảo.
2. Kiểm tra và siết chặt các mối nối, đảm bảo chắc chắn, không bị rỉ sét hay đứt ngầm.
3. Sử dụng điện thoại bàn chất lượng tốt, ưu tiên sản phẩm chính hãng để hạn chế lỗi phát sinh.

2.3. Chuông không reo khi số khác gọi đến, nhấc máy vẫn nói chuyện được

Nguyên nhân

1. Gọi không đúng số nội bộ.
2. Điện thoại người nhận đang tắt chuông
3. Điện thoại bàn bị lỗi (thường xảy ra trên điện thoại rẻ tiền, không chính hãng)

Cách khắc phục

1. Kiểm tra số nội bộ được gọi có đúng? có nhiều nguyên nhân vì cắm nhầm dây nên số nội bộ bị thay đổi.
2. Bên hông điện thoại bàn có cần gạt chuông. Kiểm tra đã gạt lên.
3. Thay điện thoại bàn chính hãng

3. Một số nhược điểm của tổng đài analog

3.1. Nhiễu âm thanh

Người dùng dễ gặp các vấn đề về chất lượng thoại như tiếng nhiễu, tiếng vọng hoặc âm thanh rè khi tổng đài analog bị hư. Nguyên nhân thường đến từ đường truyền, cáp tín hiệu hoặc cấu hình âm thanh chưa phù hợp. Để khắc phục, cần kiểm tra và thay thế cáp, thiết bị hỏng hóc và điều chỉnh lại cấu hình âm thanh.

3.2. Mất kết nối

Đôi khi, tổng đài analog bị hư và dễ xảy ra sự cố đứt, lỏng dây hoặc lỗi tín hiệu truyền dẫn. Do đó, cần thường xuyên kiểm tra và đảm bảo các kết nối chắc chắn, không hỏng hóc. Nếu vẫn gặp vấn đề, nên liên hệ nhà cung cấp dịch vụ để hỗ trợ kiểm tra và sửa chữa.

3.3. Hạn chế khả năng mở rộng

Hệ thống analog chỉ hỗ trợ số lượng đường dây và điểm kết nối nhất định, không linh hoạt khi doanh nghiệp cần mở rộng quy mô. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên cân nhắc nâng cấp lên tổng đài ảo hoặc các giải pháp thông minh để đáp ứng nhu cầu phát triển.

3.4. Thiếu tính năng nâng cao

Tổng đài analog bị giới hạn nhiều tính năng hiện đại như ghi âm cuộc gọi, voicemail, chuyển tiếp cuộc gọi, tích hợp email hay phần mềm CRM. Những hạn chế này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và khả năng tương tác, chăm sóc khách hàng.

3.5. Chi phí lắp đặt và duy trì cao

Vì phụ thuộc vào hạ tầng vật lý và hệ thống cáp, việc triển khai, bảo trì hay mở rộng tổng đài analog thường tốn kém thời gian, chi phí và nhân lực.

3.6. Độ tin cậy thấp

Tổng đài analog bị hư dễ gặp sự cố kỹ thuật như hỏng bộ xử lý, lỗi điểm nối hoặc hư hỏng phần cứng, dẫn đến gián đoạn liên lạc và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

3.7. Quản lý phức tạp

Tổng đài analog không cung cấp công cụ quản lý và giám sát thuận tiện như các tổng đài ảo, khiến việc theo dõi, kiểm soát cuộc gọi khó khăn hơn, đặc biệt ở doanh nghiệp quy mô lớn.

3.8. Bảo trì và sửa chữa rườm rà

Mọi can thiệp đều phải thực hiện trực tiếp trên thiết bị và hệ thống dây cáp, khiến quy trình bảo trì, sửa chữa mất nhiều công sức và dễ phát sinh chi phí. Tổng đài analog bị hư nặng sẽ khiến doanh nghiệp phải tổn thất chi phí bảo trì cao.

3.9. Thiếu linh hoạt và di động

Khả năng di động của tổng đài analog rất hạn chế. Ví dụ, việc chuyển cuộc gọi hoặc di dời thiết bị giữa các vị trí thường phức tạp và không thuận tiện.

>>> Đọc thêm tại: Dịch vụ gọi tự động tiết kiệm 80% chi phí liên lạc khách hàng

4. DIGICX – Tổng đài VoIP thông minh vượt trội trên thị trường

Tổng đài DIGICX là một giải pháp ứng dụng VoIP mạnh mẽ, cho phép người dùng thực hiện các cuộc gọi thoại và video qua Internet. Ứng dụng này hỗ trợ nhiều giao thức như SIP (Session Initiation Protocol) và IAX (Inter-Asterisk Exchange), giúp người dùng kết nối với các dịch vụ VoIP khác một cách dễ dàng. DIGICX có thể được sử dụng trên nhiều nền tảng như Windows, macOS, Android, và iOS, cung cấp các tính năng như gọi điện, nhắn tin văn bản, chia sẻ tệp, và hỗ trợ nhiều tài khoản VoIP đồng thời.

DIGICX không chỉ giúp tối ưu liên lạc mà còn mang lại giá trị thiết thực cho kinh tế, giáo dục, môi trường và xã hội. Với nhiều tính năng vượt trội và khả năng ứng dụng rộng rãi. Tổng đài DIGICX là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp hiện đại hướng tới kết nối thông minh và phát triển bền vững.

Tạm kết

Tổng đài analog tuy là công nghệ cũ nhưng vẫn giữ vai trò quan trọng trong lịch sử phát triển viễn thông. Khi tổng đài analog bị hư, doanh nghiệp nên ghi nhớ các bước quan trọng, chủ động xử lý nhanh chóng sẽ giúp giảm thiểu gián đoạn liên lạc, duy trì hoạt động ổn định và tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

Trong kỷ nguyên số, việc nâng cấp lên tổng đài VoIP hay tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng vượt trội hơn. Nếu doanh nghiệp bạn muốn trải nghiệm tổng đài VoIP hiện đại, giá tốt, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 1900 5055 để được tư vấn.