Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ doanh nghiệp là giải pháp kết nối liên lạc giữa các phòng ban trong tổ chức. Việc duy trì giao tiếp thông suốt là yếu tố then chốt trong quá trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Từ các cuộc gọi tìm hiểu thông tin sản phẩm, đặt hàng đến cập nhật tình trạng đơn hàng hoặc trao đổi công việc giữa nhân viên.
Chính vì thế, việc triển khai hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ doanh nghiệp không chỉ giúp đội ngũ nhân sự giao tiếp hiệu quả hơn, mà còn mang đến trải nghiệm thuận tiện cho khách hàng khi cần kết nối với doanh nghiệp..
Trong thời gian dài, nhiều tổ chức vẫn sử dụng các hệ thống tổng đài analog-PABX truyền thống bởi chi phí đầu tư thấp và đáp ứng các nhu cầu liên lạc cơ bản. Tuy nhiên, những hệ thống này thường bị giới hạn về tính năng và cần triển khai hệ thống dây điện thoại phức tạp trong toàn bộ toà nhà.
Sự bùng nổ của công nghệ Internet và các giải pháp thoại số hiện đại đã mở ra xu hướng mới với tổng đài IP-PBX hoặc VoIP. Các hệ thống này cho phép truyền thông qua mạng LAN với nhiều tính năng tích hợp sẵn, giúp nâng cao hiệu suất liên lạc và trải nghiệm người dùng vượt trội hơn.
1. Hệ thống tổng đài IP-PBX nội bộ cho doanh nghiệp
Những năm gần đây, các hệ thống tổng đài IP-VoIP ngày càng được các doanh nghiệp ưa chuộng nhờ khả năng tích hợp nhiều tính năng hiện đại cùng tính linh hoạt trong quá trình triển khai và lắp đặt. Giải pháp liên lạc dựa trên VoIP có nhiều chức năng nổi bật như trả lời tự động), hội nghị thoại, ghi âm cuộc gọi và khả năng cấu hình từ xa thông qua kết nối Internet.
Nhờ ứng dụng công nghệ truyền âm qua mạng IP, các chi nhánh ở nhiều khu vực khác nhau có thể thực hiện cuộc gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí.
1.1. Điện thoại nội bộ không dây wifi và dây cáp Ethernet
Tổng đài điện thoại nội bộ doanh nghiệp đóng vai trò then chốt, giúp kết nối toàn bộ hoạt động trong doanh nghiệp. Tại khu vực lễ tân, điện thoại bàn chuyên dụng với bộ nhớ lớn, màn hình LCD rõ nét và các phím chức năng giúp thao tác nhanh sẽ hỗ trợ nhân viên xử lý cuộc gọi một cách thuận tiện, hiệu quả.
1.2. Điện thoại IP chuyên dụng cho lễ tân khách sạn
Lễ tân là nơi tiếp nhận và xử lý lượng cuộc gọi lớn mỗi ngày. Do đó, nhân viên tại đây cần sử dụng điện thoại bàn chuyên dụng với nhiều tính năng hỗ trợ để tăng tốc độ làm việc.
Các mẫu như Atcom A48WAC và Atcom A68WAC là những lựa chọn phù hợp với môi trường này khi được trang bị các phím chức năng lập trình nhanh, dung lượng danh bạ lớn và khả năng mở rộng hiển thị qua màn hình phụ.
1.3. Điện thoại bàn kết nối Wi-Fi dành cho nhân viên
Trong bối cảnh mạng Wi-Fi đã được triển khai rộng rãi tại hầu hết các văn phòng, việc trang bị điện thoại bàn không dây sử dụng Wi-Fi ngày càng trở nên thuận tiện. Các thiết bị này mang lại tính linh hoạt trong việc sắp xếp không gian làm việc, đảm bảo tính thẩm mỹ và phù hợp với những khu vực khó thi công dây cáp mạng truyền thống.
Các dòng sản phẩm như Atcom D2SW và A20W là lựa chọn phù hợp cho nhu cầu trên.
1.4. Điện thoại bàn có dây sử dụng cáp Ethernet cho văn phòng
Những mẫu điện thoại bàn như Atcom D20 và D21 (hỗ trợ PoE) là giải pháp lý tưởng cho các vị trí nhân viên thông thường với yêu cầu chức năng cơ bản và mức giá hợp lý. Các thiết bị này đảm bảo chất lượng âm thanh ổn định, đồng thời cung cấp các thông tin cần thiết như số gọi đi/đến, thời gian cuộc gọi, hiển thị ID và danh bạ rõ ràng trên màn hình LCD.
Với hạ tầng có sẵn cho phép triển khai dễ dàng chỉ với một dây cáp duy nhất, vừa truyền dữ liệu thoại, vừa cấp điện cho thiết bị. Điều này đặc biệt hữu ích tại những vị trí không có ổ cắm điện hoặc dây nguồn riêng.
1.5. Hệ thống tổng đài IP nội bộ
Việc lựa chọn hệ thống tổng đài nội bộ thường dựa trên số lượng nhân sự hiện tại của doanh nghiệp, đồng thời cần tính đến khả năng mở rộng trong tương lai. So với dòng tổng đài analog truyền thống, các hệ thống IP thế hệ mới được tích hợp sẵn nhiều tính năng hiện đại như IVR, ghi âm cuộc gọi, và tổ chức hội nghị thoại mà không cần trang bị thêm thiết bị khác.
Tổng đài PLANET IPX-330 (Đài Loan)
Được phát triển bởi hãng PLANET (Taiwan), IPX-330 là tổng đài VoIP phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ hoặc các cơ sở lưu trú quy mô vừa. Thiết bị hỗ trợ tối đa 30 người dùng nội bộ, cho phép đồng thời 15 cuộc gọi, tích hợp 15 SIP Trunk và 2 đường CO Line (PSTN), giúp dễ dàng kết nối tới hạ tầng mạng viễn thông hiện có.
- Số lượng người dùng nội bộ: tối đa 30
- Cuộc gọi đồng thời: 15
- Kênh SIP Trunk: 15
- Cổng CO Line (bưu điện): 2
- Giao tiếp mạng: 10/100Mbps
- Bộ nhớ ghi âm: lưu trữ 150 giờ
- Các tính năng nổi bật: trả lời tự động, ghi âm, khe cắm thẻ nhớ ngoài,…
- Điện áp hoạt động: 100–240VAC
Tổng đài PLANET IPX-2100 (Đài Loan)
Đối với doanh nghiệp quy mô trung bình, PLANET IPX-2100 là lựa chọn hợp lý với khả năng phục vụ tới 100 máy nhánh, hỗ trợ 30 cuộc gọi cùng lúc và tích hợp sẵn kết nối SIP Trunk. Ngoài ra, người dùng có thể mở rộng kết nối GSM, PSTN hoặc E1 qua các khe cắm module mở rộng.
- Số lượng người dùng nội bộ: tối đa 100
- Cuộc gọi đồng thời: 30
- Giao tiếp mạng: 10/100Mbps và Gigabit
- Bộ nhớ: 16GB
- Khe cắm mở rộng: 2 khe cho module GSM/PSTN/E1
- Các tính năng: IVR, ghi âm cuộc gọi, hỗ trợ thẻ nhớ ngoài
- Điện áp hoạt động: 100–240VAC
Tổng đài PLANET IPX-2200 (Đài Loan)
Đây là dòng thiết bị phù hợp cho doanh nghiệp quy mô lớn hơn, với khả năng phục vụ tới 200 người dùng và hỗ trợ 60 cuộc gọi đồng thời. PLANET IPX-2200 cũng tích hợp 60 SIP Trunk và hỗ trợ mở rộng GSM, PSTN hoặc E1 thông qua 2 khe cắm tùy chọn. Sản phẩm lý tưởng cho các tổ chức như khách sạn, trường học, ngân hàng,…
- Người dùng máy lẻ: tối đa 200
- Cuộc gọi đồng thời: 60
- SIP Trunk tích hợp: 60
- Mạng: 10/100/1000Mbps
- Ghi âm: 150 giờ
- Khe cắm mở rộng: 2 khe
- Các tính năng: trả lời tự động, ghi âm, hỗ trợ thẻ nhớ ngoài
- Nguồn: 100–240VAC
Tổng đài PLANET IPX-2500 (Đài Loan)
IPX-2500 là tổng đài VoIP công suất lớn, thích hợp cho các tổ chức quy mô lớn như bệnh viện, tập đoàn, khu nghỉ dưỡng cao cấp,… Thiết bị hỗ trợ tới 500 máy nhánh và 100 cuộc gọi cùng lúc. Ngoài ra, hệ thống có tích hợp ổ cứng dung lượng cao, lưu trữ tới 7500 giờ ghi âm – phù hợp với nhu cầu giám sát và lưu trữ lâu dài.
- Máy lẻ hỗ trợ: tối đa 500
- Cuộc gọi đồng thời: 100
- Hỗ trợ mở rộng: GSM, PSTN, E1 qua 2 khe
- Giao tiếp mạng: 10/100/1000Mbps
- Lưu trữ ghi âm: 7500 giờ
- Tính năng: lời chào, ghi âm, khe thẻ nhớ ngoài
- Nguồn: 100–240VAC
2. Giải pháp tổng đài điện thoại nội bộ PABX-Analog
Dù đã có nhiều công nghệ hiện đại thay thế, tổng đài analog vẫn được một số doanh nghiệp lựa chọn nhờ đã có sẵn hệ thống dây cáp điện thoại và vẫn đáp ứng tốt nhu cầu liên lạc cơ bản.
Một điểm mạnh khác là chi phí đầu tư ban đầu thấp. Các thiết bị tổng đài và điện thoại analog có giá thành rẻ, phù hợp với ngân sách hạn chế nhưng vẫn đảm bảo khả năng mở rộng linh hoạt trong tương lai.
2.1. Thiết bị điện thoại bàn Analog
Điện thoại bàn analog là phương tiện phổ biến dùng để nhân viên thực hiện liên lạc nội bộ hoặc trao đổi với khách hàng qua mạng bên ngoài. Các thiết bị này giúp đảm bảo đường truyền ổn định, chất lượng âm thanh rõ ràng và ít bị gián đoạn trong quá trình đàm thoại.
Mẫu điện thoại bàn phổ thông IKE-885 và IKE PA105
IKE-885 và IKE PA105 là các mẫu điện thoại cố định analog cơ bản, dễ sử dụng, phù hợp với nhiều môi trường như văn phòng công ty, khách sạn, bệnh viện hoặc cơ sở giáo dục. Sản phẩm được tích hợp màn hình LCD hiển thị số gọi đến, thời gian và ID người gọi.
Mẫu treo tường IKE PA047C
Điện thoại analog IKE PA047C là lựa chọn lý tưởng cho các khu vực có không gian lắp đặt hạn chế như hành lang, ban công, thang máy, phòng tắm khách sạn hoặc các khu vực công cộng. Thiết bị này vẫn đảm bảo hiệu quả liên lạc trong các tình huống cần thiết.
Điện thoại analog chuyên dụng cho khách sạn và resort
Các mẫu điện thoại analog dành riêng cho khách sạn thường được thiết kế với các nút gọi nhanh đến các dịch vụ phổ biến như lễ tân, nhà hàng, dịch vụ phòng,… Đồng thời, thiết bị có mặt nạ cho phép in hoặc dán logo thương hiệu nhằm tăng tính nhận diện.
Sản phẩm đảm bảo các tính năng gọi cơ bản, hỗ trợ loa song công giúp nâng cao chất lượng đàm thoại, và dễ dàng sử dụng đối với khách lưu trú. Đây là giải pháp liên lạc tiện lợi, đồng thời góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho khách sạn hoặc khu nghỉ dưỡng.
2.2. Hệ thống tổng đài nội bộ Analog-PABX
Tổng đài Analog-PABX vẫn là lựa chọn phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, khách sạn và nhà máy do tính ổn định và dễ sử dụng. Thiết bị cho phép kết nối với nhiều máy điện thoại để bàn nhằm phục vụ liên lạc nội bộ và cung cấp các đường kết nối PSTN để thực hiện cuộc gọi ra ngoài mạng viễn thông.
Tổng đài Mini-PABX
Mini-PABX là dòng tổng đài nhỏ gọn, hoạt động theo cơ chế “plug-and-play”, phù hợp với các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ như văn phòng, nhà nghỉ, khách sạn mini, hoặc sử dụng cho liên lạc giữa các tầng trong một tòa nhà. Dòng này đáp ứng các nhu cầu cơ bản như gọi nội bộ, ra ngoài mạng với cấu hình đơn giản.
Tổng đài analog-PABX kiểu khe cắm
Đối với các đơn vị lớn như khách sạn, doanh nghiệp nhiều bộ phận, hệ thống tổng đài cần có khả năng mở rộng linh hoạt và tích hợp nhiều tính năng nâng cao như: DISA (trả lời tự động và hướng dẫn bằng giọng nói), thống kê cuộc gọi, tính cước, nhạc chờ, quản lý qua phần mềm máy tính.
Dưới đây là một số mẫu tổng đài khe cắm tiêu biểu của IKE:
IKE TC-416H / TC-2000H: Thiết kế module dạng khe cắm. Cấu hình khởi điểm: 4 đường vào PSTN, 16 máy nhánh. Có thể mở rộng lên đến 6 CO Line và 32 máy nhánh. Tích hợp DISA 30s/3 cấp, hỗ trợ cấu hình qua máy tính. Nguồn: 220VAC.
IKE TC-840DKW / TC-2000DKW: Thiết kế dạng module mở rộng. Ban đầu hỗ trợ 8 CO Line, 40 máy nhánh. Có thể mở rộng tối đa 16 đường vào và 128 máy nhánh. DISA 60s/3 cấp, hỗ trợ tính năng khách sạn, quản lý cước, nhạc chuông chờ. Nguồn: 220VAC.
IKE TC-864T / TC-2000T: Thiết kế mở rộng dạng khe cắm. Cấu hình ban đầu: 8 PSTN, 64 máy nhánh. Mở rộng tối đa 16 CO Line và 240 máy nhánh. Tích hợp DISA 60s/3 cấp, hỗ trợ lập trình qua PC, đầy đủ các tính năng khách sạn, billing, chờ cuộc gọi bằng nhạc. Nguồn: 220VAC
Diginext là đơn vị tiên phong trong việc cung cấp giải pháp tổng đài ảo hiện đại cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Với nền tảng vận hành trên điện toán đám mây, tổng đài ảo Diginext giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hạ tầng, dễ dàng mở rộng quy mô và quản lý từ xa thông qua giao diện trực quan.
Giải pháp này tích hợp sẵn các tính năng như ghi âm cuộc gọi, lời chào IVR, định tuyến thông minh, gọi nội bộ miễn phí, và kết nối đa thiết bị (PC, smartphone, điện thoại IP), mang đến trải nghiệm liên lạc chuyên nghiệp, linh hoạt và hiệu quả cho mọi tổ chức.
