Trong thời đại kinh doanh hiện đại, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Một trong những công cụ hỗ trợ mạnh mẽ nhất chính là đăng ký tổng đài điện thoại, giúp tạo dựng hình ảnh uy tín, nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời gia tăng doanh số bán hàng.

Nếu bạn đang tìm hiểu quy trình đăng ký tổng đài điện thoại, các loại đầu số phổ biến, chi phí triển khai, cũng như những lưu ý quan trọng khi lựa chọn dịch vụ, bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện nhất.

1. Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài điện thoại doanh nghiệp là hệ thống liên lạc cho phép tiếp nhận, phân phối và quản lý cuộc gọi từ khách hàng. Khác với số điện thoại cá nhân, tổng đài điện thoại thuộc quyền sở hữu và quản lý của tổ chức, công ty, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu giao tiếp quy mô lớn và chuyên nghiệp.

Thông qua tổng đài, doanh nghiệp dễ dàng:

• Tiếp nhận cuộc gọi chăm sóc khách hàng.
• Giải đáp thắc mắc, hỗ trợ kỹ thuật.
• Triển khai chương trình khuyến mãi, khảo sát.
• Chia sẻ thông tin quan trọng, thông báo sản phẩm mới.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng tổng đài như một điểm chạm đầu tiên trong hành trình khách hàng, góp phần xây dựng thương hiệu đáng tin cậy và chuyên nghiệp.

2. Tại sao doanh nghiệp nên đăng ký tổng đài điện thoại?

Việc đăng ký tổng đài điện thoại mang đến rất nhiều lợi ích thiết thực:

2.1. Tạo dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp

Khi khách hàng gọi đến một đầu số tổng đài chính thức, doanh nghiệp thể hiện được quy mô và sự uy tín vượt trội so với việc sử dụng số cá nhân.

2.2. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng hiệu quả

Tổng đài cho phép tiếp nhận nhiều cuộc gọi đồng thời, phân bổ cho các bộ phận phù hợp. Nhờ vậy, khách hàng không phải chờ đợi lâu, trải nghiệm dịch vụ được nâng cao.

2.3. Quản lý dữ liệu liên lạc

Hệ thống tổng đài tích hợp các báo cáo chi tiết về lịch sử cuộc gọi, thời lượng, tần suất liên hệ,… giúp doanh nghiệp nắm bắt hành vi khách hàng và tối ưu dịch vụ.

2.4. Gia tăng doanh số

Tổng đài điện thoại hoạt động như một kênh bán hàng quan trọng, hỗ trợ chốt đơn, tư vấn, upsell, cross-sell nhanh chóng.

2.5. Tối ưu chi phí liên lạc

Đăng ký tổng đài điện thoại giúp kiểm soát cước phí hiệu quả hơn nhờ các gói thuê bao linh hoạt, chi phí cuộc gọi được minh bạch.

3. Các loại đầu số tổng đài phổ biến

Hiện nay, khi đăng ký tổng đài điện thoại, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều loại đầu số khác nhau, tùy thuộc vào mục đích sử dụng và ngân sách:

3.1. Đầu số tổng đài 1800

• Tính năng: Miễn phí cước gọi cho khách hàng. Doanh nghiệp chi trả toàn bộ chi phí cuộc gọi.
• Ưu điểm: Thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo thiện cảm lớn với khách hàng nhờ chính sách hỗ trợ hoàn toàn miễn phí.
• Hạn chế: Chỉ tiếp nhận cuộc gọi đến, không gọi ra được.

3.2. Đầu số tổng đài 1900

• Tính năng: Người gọi sẽ chịu cước phí. Doanh nghiệp tiếp nhận cuộc gọi một chiều.
• Ưu điểm: Giúp sàng lọc khách hàng thực sự quan tâm, giảm cuộc gọi spam.
• Hạn chế: Khách hàng có thể e ngại vì phải trả phí khi gọi.

3.3. Đầu số cố định

• Tính năng: Hiển thị mã vùng (ví dụ Hà Nội: 024), có thể gọi ra và nhận cuộc gọi.
• Ưu điểm: Cước phí rẻ, dễ triển khai.
• Hạn chế: Bị giới hạn vùng miền, khách hàng ở xa đôi khi khó nhận biết.

3.4. Đầu số di động

• Tính năng: Đầu số giống số cá nhân nhưng thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp.
• Ưu điểm: Phù hợp doanh nghiệp nhỏ, chi phí thuê bao thấp.
• Hạn chế: Cước gọi ngoại mạng cao hơn, số dễ bị nhầm lẫn với số di động cá nhân.

>>> Đọc thêm tại: Tổng đài nội bộ là gì? Có mấy loại tổng đài nội bộ

4. 5 bước đăng ký tổng đài điện thoại chi tiết

Để sở hữu đầu số tổng đài chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần trải qua các bước đăng ký cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký đầu số tổng đài

Hồ sơ gồm:

• Giấy phép kinh doanh của công ty.
• Thông tin liên hệ: số điện thoại, email.
• CCCD hoặc CMND của người đại diện pháp luật.
• Tài khoản ngân hàng công ty để nhận chia sẻ doanh thu hoặc thanh toán cước phí.
• Lựa chọn loại đầu số muốn đăng ký (1800, 1900, cố định, di động).

Lưu ý: Đây là bước quan trọng nhất khi đăng ký tổng đài điện thoại, thiếu giấy phép kinh doanh sẽ không thực hiện được thủ tục.

Bước 2: Chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài

Doanh nghiệp nên khảo sát và lựa chọn các đơn vị uy tín để đảm bảo chất lượng:

• Nhà mạng viễn thông uy tín: VNPT, Viettel, MobiFone,…
• Đơn vị cung cấp giải pháp tổng đài Cloud uy tín.

Tiêu chí lựa chọn:

• Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng.
• Chính sách bảo mật thông tin.
• Chi phí thuê bao minh bạch, không phát sinh phí ẩn.
• Hỗ trợ triển khai, đào tạo sử dụng.

Bước 3: Đăng ký dịch vụ tổng đài phù hợp

Sau khi có đầu số, doanh nghiệp cần chọn giải pháp tổng đài:

Tổng đài Cloud (Tổng đài ảo):

• Hoạt động hoàn toàn qua Internet.
• Không cần lắp đặt hạ tầng phức tạp.
• Linh hoạt mở rộng.

Tổng đài IP PBX:

• Hệ thống tổng đài nội bộ.
• Quản lý tập trung tại văn phòng.

Call Center chuyên nghiệp:

• Phù hợp doanh nghiệp có khối lượng cuộc gọi lớn.

Bước 4: Chuẩn bị thiết bị đầu cuối

Doanh nghiệp cần chọn thiết bị phù hợp:

• Điện thoại IP có dây/không dây
• Phần mềm Softphone trên máy tính, smartphone
• Tai nghe call center chuyên dụng

Thiết bị đầu cuối ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc gọi, vì vậy cần đầu tư đồng bộ.

Bước 5: Ký hợp đồng và kích hoạt đầu số

Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp ký hợp đồng dịch vụ. Thời gian kích hoạt đầu số thường từ 5 – 10 ngày làm việc.

5. Chi phí đăng ký tổng đài điện thoại

Chi phí đăng ký tổng đài điện thoại phụ thuộc vào:

• Loại đầu số.
• Nhà cung cấp dịch vụ.
• Gói dịch vụ tổng đài.

Tham khảo chi phí đăng ký tổng đài điện thoại giá rẻ của DigiNext:

Lưu ý:

• Đầu số 1800 miễn phí cho người gọi, doanh nghiệp thanh toán toàn bộ cước cuộc gọi.
• Đầu số 1900 tính phí cho người gọi, cước khoảng 1.000đ/phút.
• Đầu số cố định và di động rẻ hơn nhưng không chuyên nghiệp bằng đầu số 1800/1900.

6. Lưu ý quan trọng khi đăng ký tổng đài điện thoại

Để đảm bảo việc đăng ký tổng đài điện thoại thuận lợi, bạn cần:

• Đăng ký trước thời điểm cần sử dụng ít nhất 2 tuần để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.
• Xác định rõ nhu cầu: Lượng cuộc gọi dự kiến, quy mô đội ngũ tư vấn, ngân sách đầu tư.
• Chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín để được hỗ trợ kỹ thuật kịp thời, tránh rủi ro bảo mật.
• Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống tổng đài, đảm bảo chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng.

Tạm kết

Đăng ký tổng đài điện thoại không chỉ là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp hiện đại mà còn là giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Việc triển khai tổng đài chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín thương hiệu, tối ưu vận hành và thúc đẩy doanh số bền vững.

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết về quy trình đăng ký tổng đài điện thoại, lựa chọn đầu số phù hợp hoặc báo giá dịch vụ, đừng ngần ngại liên hệ với DigiNext – nhà cung cấp uy tín để được hỗ trợ tận tình qua hotline 1900 5055.