Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, dịch vụ tổng đài ảo đã trở thành một phần không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, xuất hiện không ít những hiểu nhầm và quan điểm sai lầm xoay quanh dịch vụ này. Điều đó không chỉ ảnh hưởng đến sự tin tưởng và hiệu quả của dịch vụ, mà còn khiến nhiều người bỏ lỡ những tiện ích và lợi ích mà nó mang lại.

Hãy cùng DigiNext khám phá và hiểu rõ hơn về những hiểu nhầm này, để ta có cái nhìn toàn diện hơn về dịch vụ tổng đài ảo và tận dụng chúng một cách hiệu quả.

Tổng đài ảo chỉ dành cho doanh nghiệp lớn

Một hiểu nhầm phổ biến về dịch vụ tổng đài ảo là nó chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng dịch vụ tổng đài ảo có thể hữu ích và linh hoạt cho cả doanh nghiệp lớn và những doanh nghiệp vừa, nhỏ. Dưới đây là lý do vì sao:

+ Tính linh hoạt và tùy chỉnh:  Dịch vụ tổng đài ảo được thiết kế để linh hoạt và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của mọi quy mô doanh nghiệp. Do đó, nó có thể phù hợp với mọi kích thước doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn.

+ Tiết kiệm chi phí: Bằng cách sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu và chi phí duy trì so với việc xây dựng và quản lý một tổng đài truyền thống.

+ Quản lý tập trung hơn: Dịch vụ tổng đài ảo giúp tập trung quản lý tốt hơn vì nó cung cấp tất cả báo cáo cuộc gọi và thông tin khách hàng từ một trung tâm điều khiển.

+ Mở rộng quy mô một cách linh hoạt: Tổng đài ảo có khả năng mở rộng quy mô theo tăng trưởng của doanh nghiệp một cách linh hoạt và nhanh chóng, từ đó đáp ứng được nhu cầu mở rộng và phát triển của doanh nghiệp.

Tổng đài ảo là một giải pháp đắt đỏ

Nhiều người nghĩ rằng triển khai và duy trì dịch vụ tổng đài ảo tốn kém. Tuy nhiên, thực tế, dịch vụ tổng đài ảo thường có chi phí thấp hơn so với xây dựng và duy trì hệ thống tổng đài truyền thống.

+ Không cần đầu tư lớn ban đầu: Tổng đài ảo thường không yêu cầu đầu tư lớn ban đầu để xây dựng hệ thống vì nó sử dụng công nghệ điện toán đám mây có sẵn.

+ Không cần phần cứng và cài đặt phức tạp: Không cần mua và duy trì phần cứng đắt tiền. Dịch vụ tổng đài ảo sử dụng hạ tầng điện toán đám mây có sẵn, giảm bớt chi phí cài đặt và quản lý phần cứng.

+ Mô hình thanh toán linh hoạt: Dịch vụ tổng đài ảo thường áp dụng mô hình thanh toán linh hoạt, bao gồm cả mô hình tùy chọn theo từng giờ hoặc theo số lượng cuộc gọi. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí theo nhu cầu sử dụng thực tế.

+ Tiết kiệm chi phí duy trì và nâng cấp: Không cần chi phí duy trì và nâng cấp phần cứng, phần mềm như trong tổng đài truyền thống. Việc bảo trì và cập nhật thường được thực hiện tự động và đồng bộ từ phía nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo.

+ Tiết kiệm chi phí nhân lực: Dịch vụ tổng đài ảo giúp tối ưu hóa nhân lực, vì nó có khả năng xử lý nhiều cuộc gọi một cách hiệu quả hơn, giảm bớt yêu cầu phải tuyển dụng và duy trì một lượng lớn nhân viên.

Phức tạp và khó sử dụng

Một hiểu nhầm khác là giao diện và quy trình sử dụng dịch vụ tổng đài ảo là phức tạp và khó hiểu. Trên thực tế, giao diện của các dịch vụ này thường thân thiện với người dùng và được thiết kế để dễ sử dụng.

+ Giao diện người dùng thân thiện: Các dịch vụ tổng đài ảo được thiết kế với giao diện người dùng thân thiện và trực quan, giúp người dùng dễ dàng tương tác và làm việc với hệ thống.

+ Hướng dẫn và hỗ trợ chi tiết: Các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo thường cung cấp tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ chi tiết để giúp người dùng hiểu và sử dụng dịch vụ một cách hiệu quả.

+ Tùy chỉnh linh hoạt: Dịch vụ tổng đài ảo thường cho phép người dùng tùy chỉnh cài đặt theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, từ việc thay đổi thông báo đến cấu hình luồng cuộc gọi.

+ Tính năng dễ sử dụng: Các tính năng của tổng đài ảo thường được thiết kế để đơn giản và dễ sử dụng, bao gồm quản lý cuộc gọi, quản lý lịch trình, và theo dõi báo cáo.

+ Đào tạo và hỗ trợ từ nhà cung cấp: Nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo thường cung cấp chương trình đào tạo và hỗ trợ cho người dùng để giúp họ làm quen và tận dụng toàn bộ tính năng của dịch vụ.

Chất lượng âm thanh kém

Có không ít người nghĩ rằng dịch vụ tổng đài ảo có âm thanh không rõ ràng hoặc kém chất lượng, ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng. Tuy nhiên, thực tế lại không như vậy. Chất lượng âm thanh trong dịch vụ tổng đài ảo phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm hạ tầng, cấu hình hệ thống và đặc biệt là kết nối Internet của người dùng.

Khi sử dụng các dịch vụ tổng đài ảo chất lượng, với hạ tầng và công nghệ hiện đại, chất lượng âm thanh sẽ được đảm bảo. Điều quan trọng là người dùng cần duy trì kết nối Internet ổn định để tận hưởng trải nghiệm cuộc gọi tốt nhất.

Tính an toàn thấp

Một hiểu nhầm khá phổ biến về dịch vụ tổng đài ảo đó là nó có tính an toàn thấp và không đảm bảo bảo mật thông tin. Thực tế, dịch vụ tổng đài ảo được thiết kế và triển khai với mục tiêu đảm bảo tính an toàn và bảo mật cao đối với thông tin cá nhân và doanh nghiệp.

Tính an toàn của dịch vụ tổng đài ảo đến từ việc sử dụng mã hóa và các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu truyền tải và lưu trữ thông tin. Các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo thường tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và quy định ngành để đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ pháp luật về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Hơn nữa, việc quản lý quyền truy cập và giám sát các hoạt động trong hệ thống tổng đài ảo cũng được thực hiện một cách nghiêm ngặt để ngăn chặn sự truy cập trái phép và bảo vệ thông tin quan trọng. Các tùy chọn xác thực hai yếu tố và kiểm soát quyền truy cập đều được tích hợp để tăng cường tính an toàn.

Trên thực tế, tổng đài ảo là một công nghệ tiên tiến và hiệu quả trong việc cung cấp dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, nếu không hiểu rõ và không áp dụng chính xác, nó có thể gây nhầm lẫn và ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh doanh nghiệp.

Vì vậy, hãy tìm hiểu kĩ càng và chọn lựa đúng dịch vụ tổng đài ảo để tăng cường trải nghiệm khách hàng, nâng cao năng suất làm việc, và đẩy mạnh sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Nếu quý khách cần thêm thông tin, tư vấn hoặc giải đáp mọi thắc mắc liên quan, vui lòng liên hệ với DigiNext qua số hotline: 024 888 55555. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ và phục vụ quý khách hàng một cách tận tâm và nhanh chóng.