Trong bối cảnh ngành du lịch ngày càng cạnh tranh và thay đổi nhanh chóng, việc nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng là yếu tố sống còn với các công ty lữ hành. Một trong những giải pháp công nghệ hiệu quả, đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng, chính là tổng đài hotline. Không chỉ là công cụ liên lạc đơn thuần, tổng đài hiện đại còn mang đến hàng loạt tính năng hỗ trợ tự động hóa và tối ưu quy trình tư vấn, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và chuyên nghiệp hơn.
1. Đặc thù ngành du lịch lữ hành và yêu cầu về hệ thống liên lạc với khách hàng
Khách hàng của các công ty du lịch có xu hướng gọi điện hỏi thông tin tour, đặt vé, hoặc điều chỉnh dịch vụ vào mọi thời điểm, kể cả vào ban đêm, cuối tuần hay dịp lễ tết. Đây là một trong những đặc thù khiến việc quản lý và phản hồi cuộc gọi trở thành thách thức nếu không có hệ thống tổng đài hỗ trợ chuyên nghiệp.
Việc mở tổng đài hotline giúp doanh nghiệp lữ hành không chỉ tiếp nhận thông tin kịp thời mà còn xử lý nhanh các yêu cầu thay đổi, hủy tour, dời ngày đi hay chuyển nhượng dịch vụ. Điều này không chỉ giữ chân khách hàng mà còn nâng cao sự hài lòng và uy tín của công ty trên thị trường.
2. Hai loại tổng đài hotline phổ biến hiện nay: tổng đài đầu số 1800 và 1900
Hiện nay, có hai đầu số tổng đài được sử dụng phổ biến nhất trong lĩnh vực dịch vụ – đặc biệt là ngành du lịch – đó là tổng đài 1800 và tổng đài 1900. Mỗi loại đầu số có những đặc điểm riêng, phù hợp với từng mục đích kinh doanh cụ thể.
Tổng đài 1800 – miễn phí cước cuộ gọi cho khách hàng gọi đến
Đây là đầu số miễn phí cước gọi cho người dùng, toàn bộ chi phí cuộc gọi do doanh nghiệp chi trả. Việc sử dụng tổng đài 1800 thường được áp dụng cho các doanh nghiệp chú trọng dịch vụ khách hàng và mong muốn thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo.
Tổng đài 1800 phù hợp với các công ty du lịch tổ chức tour cao cấp, khách sạn, resort hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ trọn gói. Việc khách hàng không phải trả phí khi gọi đến giúp tăng tỷ lệ tiếp cận và tạo dựng hình ảnh uy tín.
Tổng đài 1900 – thu phí gọi vào linh hoạt
Ngược lại với đầu số 1800, tổng đài 1900 là loại hình tổng đài có thu phí người gọi. Một phần cước phí sẽ được phân chia lại cho doanh nghiệp, tùy theo gói cước đăng ký. Đây là hình thức được nhiều đơn vị sử dụng như một cách kiểm soát lưu lượng cuộc gọi, đồng thời tạo thêm nguồn thu nhỏ từ việc tư vấn chuyên sâu.
Tổng đài 1900 phù hợp với các doanh nghiệp cung cấp thông tin chi tiết, tư vấn chuyên môn hoặc các chương trình chăm sóc khách hàng có giá trị cao.
Việc lựa chọn giữa hai loại đầu số phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh, phân khúc khách hàng và định vị thương hiệu của doanh nghiệp.
Xem thêm: Địa chỉ để mua đầu số hotline rẻ và chất lượng cho doanh nghiệp
3. Tổng đài hotline – công cụ liên lạc cần thiết cho ngành du lịch hiện đại
Không giống với các hệ thống tổng đài truyền thống, tổng đài hotline tích hợp công nghệ điện toán đám mây (cloud) mang đến sự linh hoạt, khả năng mở rộng dễ dàng và chi phí tối ưu. Dưới đây là những tính năng nổi bật mà tổng đài hotline đem lại cho các công ty lữ hành:
Lời chào tự động chuyên nghiệp
Ngay khi khách hàng gọi tới, tổng đài có thể phát lời chào tự động, đồng thời hướng dẫn người gọi nhấn phím để gặp đúng bộ phận cần thiết. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho cả hai bên và tăng mức độ hài lòng từ trải nghiệm đầu tiên.
Hỗ trợ để lại lời nhắn ngoài giờ làm việc
Trong trường hợp không có nhân viên trực tổng đài, khách hàng có thể để lại lời nhắn. Doanh nghiệp dễ dàng xử lý các yêu cầu này vào đầu giờ làm việc tiếp theo, tránh tình trạng bỏ lỡ cơ hội chốt đơn hoặc chăm sóc khách hàng hiệu quả.
Quản lý và phân loại thông tin cuộc gọi
Tất cả dữ liệu cuộc gọi, thông tin khách hàng và lịch sử giao tiếp đều được lưu trữ và đồng bộ trên hệ thống CRM. Đây là công cụ quan trọng giúp quản lý dữ liệu tập trung, phục vụ cho việc báo cáo, phân tích hiệu quả chiến dịch tiếp thị và điều chỉnh hoạt động kinh doanh.
Tích hợp hiệu quả với hoạt động marketing và telesale
Tổng đài hotline hỗ trợ đắc lực cho các chiến dịch marketing online bằng cách tích hợp trực tiếp số hotline trên các kênh truyền thông. Khách hàng có thể gọi ngay để được tư vấn, giúp doanh nghiệp dễ dàng thu hút và chăm sóc khách hàng tiềm năng, nâng cao tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng.
Tăng hiệu quả vận hành, giảm chi phí nhân sự
Việc sử dụng tổng đài thông minh giúp doanh nghiệp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công, hạn chế tối đa sai sót trong quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin. Nhân viên có thể tập trung vào công việc chuyên môn, nâng cao hiệu suất tổng thể và giảm thiểu chi phí vận hành không cần thiết.
4. Đầu tư tổng đài hotline – bước đi chiến lược cho doanh nghiệp du lịch
Trong thời đại số hóa, khách hàng mong muốn được phục vụ nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp. Một hệ thống tổng đài hotline hiện đại chính là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng, là giải pháp công nghệ giúp các công ty du lịch thích ứng nhanh với thay đổi thị trường và nâng cao sức cạnh tranh.
Việc đầu tư vào tổng đài không chỉ là cải tiến về công nghệ, mà còn là chiến lược lâu dài để doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, giữ chân khách hàng và gia tăng doanh thu bền vững.
——————————————–
DIGINEXT – Giải pháp tổng đài thông minh kết hợp CRM hàng đầu Việt Nam
Trụ sở Hà Nội: Tầng 3 – Office, Vinhomes West Point, Đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Hà Nội
Trụ sở Hồ Chí Minh: Căn BH9, Tầng trệt, Block B, Tòa nhà Sky Center, 5B Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.5055 – 024.6888.6888/ 028.6888.6886
Email: Kinhdoanh@diginext.com.vn
Facebook: DigiNext
