Trong kỷ nguyên công nghệ số, tổng đài ảo đang trở thành một lựa chọn phổ biến và ngày càng phát triển mạnh mẽ trong các doanh nghiệp. Đây là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng và truyền thông. Cùng khám phá chi tiết hơn về dịch vụ tổng đài ảo ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) đang được nhiều doanh nghiệp triển khai.

1. Tổng đài ảo là gì? Doanh nghiệp nhận lại lợi ích gì khi sử dụng dịch vụ?

Tổng đài ảo (Virtual PBX) là hệ thống nghe – gọi hoạt động dựa trên công nghệ điện toán đám mây (cloud computing) và giao thức VoIP (Voice over Internet Protocol). Khác với tổng đài truyền thống yêu cầu đầu tư phần cứng và đội ngũ kỹ thuật chuyên trách, tổng đài ảo được cung cấp bởi bên thứ ba qua internet, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và vận hành linh hoạt hơn.

Tổng đài ảo là gì?

Thay vì lắp đặt thiết bị phức tạp, doanh nghiệp chỉ cần có kết nối internet là đã có thể sử dụng tổng đài để thực hiện nhận cuộc gọi, ghi âm, nghe lại lịch sử chăm sóc khách hàng, quản lý hiệu quả từng nhân viên tư vấn… Tính năng đa dạng và dễ mở rộng là lý do khiến dịch vụ này đã được triển khai tại hơn 2000 doanh nghiệp, đối tác của Diginext.

Tổng đài ảo còn được biết đến với các tên gọi khác như tổng đài IP, tổng đài VoIP là xu hướng hiện đại thay thế cho các hệ thống tổng đài truyền thống cồng kềnh.

2. Ưu nhược điểm của tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh internet phát triển rộng khắp và không ngừng đổi mới, việc các doanh nghiệp lựa chọn tổng đài ảo làm trợ thủ đắc lực là điều dễ hiểu. Vậy giải pháp này mang đến những lợi ích gì và có điểm gì cần lưu ý? 

2.1. Ưu điểm của tổng đài ảo cho doanh nghiệp

• Ứng dụng công nghệ tiên tiến: Tổng đài ảo không đòi hỏi lắp đặt phức tạp hay đầu tư nhiều thiết bị phần cứng. Chi phí triển khai thấp, dễ dàng mở rộng và tích hợp nhiều chức năng thông minh, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.

• Tích hợp CRM hiệu quả: Tổng đài có thể kết nối với hệ thống quản lý khách hàng (CRM), giúp nhân viên tiếp cận thông tin nhanh chóng, nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện trải nghiệm người dùng.

• Làm việc linh hoạt, không giới hạn vị trí: Nhân viên có thể tiếp nhận cuộc gọi ở bất kỳ đâu, chỉ cần có thiết bị kết nối internet. Khả năng xử lý đồng thời nhiều cuộc gọi giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà và chuyên nghiệp.

• Tăng cường chất lượng dịch vụ khách hàng: Tổng đài ảo giảm thiểu tình trạng máy bận, hỗ trợ chuyển hướng cuộc gọi và xử lý nhanh chóng, từ đó nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.

• Dễ quản lý và theo dõi: Hệ thống cho phép ghi âm cuộc gọi, lưu trữ lịch sử tương tác và tạo báo cáo chi tiết – rất hữu ích cho việc đánh giá hiệu quả chăm sóc khách hàng.

Ưu điểm khi sử dụng tổng đài ảo

• Tối ưu chi phí vận hành: Không cần đầu tư thiết bị hay đường dây điện thoại, các cuộc gọi nội bộ được thực hiện qua internet giúp tiết kiệm đáng kể, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.

2.2. Một số hạn chế cần lưu ý

• Thiếu sự tương tác trực tiếp: Việc giao tiếp qua tổng đài đôi khi khiến khách hàng cảm thấy thiếu sự gần gũi, đặc biệt trong các tình huống cần sự cảm thông.

• Khó xử lý tình huống phức tạp: Với những yêu cầu đặc biệt hoặc câu hỏi mang tính chuyên sâu, hệ thống có thể không phản hồi chính xác nếu thiếu hỗ trợ từ nhân viên.

• Yêu cầu cập nhật thường xuyên: Để duy trì hiệu quả hoạt động, hệ thống tổng đài ảo cần được cập nhật liên tục để bổ sung thông tin và kịch bản phản hồi phù hợp.

• Giới hạn trong các trường hợp khẩn cấp: Khi xảy ra sự cố hoặc cần xử lý gấp, việc trao đổi với tổng đài ảo có thể không nhanh và linh hoạt bằng con người thực tế.

3. Diginext – Đơn vị cung cấp tổng đài ảo uy tín cho doanh nghiệp

Dịch vụ tổng đài ảo đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ ứng dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol), giúp kết nối các thiết bị qua mạng internet một cách linh hoạt. Khi có cuộc gọi đến, hệ thống sẽ tự động tiếp nhận và định tuyến theo thiết lập sẵn, chuyển tiếp khách hàng đến đúng bộ phận cần thiết một cách nhanh chóng.

Tổng đài ảo Diginext hoạt động như thế nào?

Tổng đài ảo không chỉ tiếp nhận cuộc gọi mà còn hỗ trợ ghi âm, lưu trữ nội dung để phục vụ việc đào tạo, kiểm soát chất lượng hoặc làm minh chứng khi cần. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu suất chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

Các tính năng nổi bật của tổng đài ảo Diginext:

• IVR – Tương tác thoại tự động: Khách hàng có thể thao tác bằng cách nhấn phím trên điện thoại để được kết nối đúng bộ phận.

• ACD – Phân phối cuộc gọi tự động: Cuộc gọi được phân bổ đến đúng người phụ trách dựa trên quy tắc thiết lập sẵn.

• Voicemail – Thư thoại: Lưu lại lời nhắn khi khách hàng không gặp được nhân viên ngay lập tức.

• Hội nghị thoại – Conference Call: Cho phép nhiều người cùng tham gia cuộc gọi, phù hợp với các cuộc họp nhanh.

Tính năng tổng đài DigiCX

• Hiển thị số gọi đến – Caller ID: Nhân viên sẽ biết trước ai đang gọi đến để chuẩn bị nội dung trao đổi phù hợp.

• Chuyển tiếp cuộc gọi – Call Forwarding: Cuộc gọi có thể được chuyển tiếp tới số khác nếu nhân viên bận hoặc không thể nghe máy.

• Báo cáo & thống kê theo thời gian thực: Dữ liệu cuộc gọi được ghi nhận đầy đủ, phục vụ đánh giá hiệu quả chiến dịch marketing hoặc theo dõi nhân sự.

• Hỗ trợ đa dạng đầu số 1800, 1900, số di động, số cố định: Doanh nghiệp có thể giữ lại số hotline hiện tại hoặc tích hợp thêm các đầu số chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

• Chi phí thấp, dễ mở rộng: Không tốn chi phí hạ tầng, dễ dàng mở rộng hệ thống khi doanh nghiệp phát triển mà không cần thay đổi cấu trúc cũ.

Quy trình tư vấn & triển khai tổng đài ảo tại Diginext

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu từ khách hàng và sắp xếp khảo sát

Bước 2: Tư vấn phương án phù hợp với quy mô và đặc thù doanh nghiệp

Bước 3: Báo giá chi tiết trang thiết bị, dịch vụ

Bước 4: Thực hiện triển khai và bàn giao hệ thống

Bước 5: Tiến hành nghiệm thu và chạy thử

Bước 6: Hỗ trợ kỹ thuật & chăm sóc khách hàng sau khi bàn giao

4. Giải pháp tổng đài DigiCX từ Diginext

Tổng đài DigiCX của Diginext được xây dựng trên nền tảng VoIP hiện đại, tối ưu cho doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực, từ bán hàng, CSKH đến marketing. Hệ thống không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đầu tư mà còn hỗ trợ gọi nội bộ miễn phí, quản lý tập trung và vận hành linh hoạt.

Giải pháp còn cho phép tích hợp sâu với các nền tảng như CRM, ERP, Zalo OA, Microsoft Teams… nhằm nâng cao hiệu quả vận hành. Bên cạnh đó, Diginext còn cung cấp Mini CRM miễn phí để hỗ trợ quản lý dữ liệu khách hàng, phân tích và thống kê chi tiết trong thời gian thực.

Tính đến nay, đã có hơn 2000 doanh nghiệp tin dùng hệ thống tổng đài DigiCX của Diginext, nhờ mức giá cạnh tranh và sự hỗ trợ tận tâm trong quá trình vận hành. Liên hệ Diginext để nhận tư vấn và báo giá giải pháp tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp bạn:

Hotline: 1900 5055

Email: kinhdoanh@diginext.com.vn