Bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu cho hệ thống liên lạc của doanh nghiệp? Giải pháp tổng đài tích hợp công nghệ VoIP chính là lựa chọn hoàn hảo giúp bạn tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Hãy cùng khám phá những ưu điểm vượt trội của công nghệ VoIP và tại sao nó trở thành xu hướng hàng đầu hiện nay.

1. Công nghệ VoIP là gì?

VoIP (Voice over Internet Protocol) là công nghệ cho phép thực hiện các cuộc gọi thoại thông qua kết nối Internet, thay vì sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống (PSTN – Public Switched Telephone Network). Thay vì truyền tín hiệu âm thanh qua dây đồng như điện thoại cố định, VoIP sẽ chuyển đổi giọng nói thành tín hiệu kỹ thuật số, nén lại, và gửi qua mạng Internet.

1.1. Cách hoạt động của công nghệ VoIP:

– Khi bạn nói chuyện qua điện thoại VoIP, giọng nói sẽ được mã hóa thành gói dữ liệu.

– Những gói dữ liệu này được truyền qua mạng Internet đến thiết bị người nhận.

– Tại đầu nhận, dữ liệu được giải mã và chuyển ngược lại thành âm thanh.

1.2. Các thiết bị phổ biến dùng công nghệ VoIP:

– Điện thoại IP (VoIP phone): giống điện thoại truyền thống nhưng kết nối qua Internet.

– Softphone: phần mềm cài đặt trên máy tính, điện thoại, cho phép gọi điện qua Internet.

– ATA (Analog Telephone Adapter): thiết bị giúp kết nối điện thoại analog thông thường vào mạng VoIP.

2. Tại sao nên chọn giải pháp tổng đài tích hợp công nghệ VoIP?

2.1. Tiết kiệm chi phí đầu tư và vận hành

Giải pháp tổng đài tích hợp công nghệ VoIP giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí liên lạc. Không cần đầu tư vào hệ thống tổng đài truyền thống đắt đỏ, công nghệ VoIP sử dụng internet để truyền tải cuộc gọi, giúp giảm chi phí điện thoại đến mức tối thiểu.

2.2. Chất lượng cuộc gọi cao

Công nghệ VoIP mang lại chất lượng cuộc gọi rõ nét và ổn định, nhờ vào công nghệ tiên tiến và băng thông rộng. Điều này đảm bảo trải nghiệm liên lạc tốt nhất cho doanh nghiệp và khách hàng của bạn.

2.3. Tích hợp dễ dàng và linh hoạt

Giải pháp tổng đài tích hợp công nghệ VoIP dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý khách hàng (CRM), hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), tích hợp Zalo OA doanh nghiệp và nhiều ứng dụng khác. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

2.4. Đa dạng tính năng hỗ trợ

Công nghệ VoIP không chỉ đơn thuần là một hệ thống điện thoại. Nó cung cấp nhiều tính năng hiện đại như ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, hội nghị trực tuyến, và nhiều hơn nữa, đáp ứng mọi nhu cầu liên lạc của doanh nghiệp.

3. Các giải pháp tổng đài tích hợp công nghệ VoIP phổ biến

3.1. Giải pháp cơ bản

– Phù hợp với doanh nghiệp SME (nhỏ và vừa).

– Chi phí thấp, dễ dàng lắp đặt và sử dụng.

– Sở hữu các tính năng cơ bản như chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi.

3.2. Giải pháp nâng cao

– Phù hợp với doanh nghiệp lớn hoặc có nhu cầu liên lạc cao.

– Tích hợp đầy đủ tính năng hiện đại như quản lý cuộc gọi, báo cáo chi tiết, tích hợp CRM.

– Hỗ trợ khách hàng 24/7, đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục và ổn định.

3.3. Giải pháp tùy chỉnh

– Được thiết kế riêng theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

– Tích hợp các tính năng đặc thù, đáp ứng nhu cầu liên lạc đặc biệt.

– Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.

>>> Đọc thêm tại: 3 yêu cầu cần có để thiết lập tổng đài VoIP

4. Công nghệ VoIP tối ưu chi phí vận hành như thế nào?

Công nghệ VoIP (Voice over IP) không chỉ mang lại sự linh hoạt mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu đáng kể chi phí vận hành, đặc biệt là chi phí liên lạc, đầu tư hạ tầng, nhân sự và bảo trì hệ thống. Dưới đây là các cách cụ thể:

4.1. Giảm chi phí cuộc gọi

– Gọi nội bộ miễn phí: Với hệ thống VoIP, các cuộc gọi giữa các nhân viên trong cùng hệ thống (dù ở các chi nhánh khác nhau, thậm chí ở nước ngoài) đều miễn phí.

– Phí gọi ngoại mạng rẻ hơn: So với điện thoại truyền thống, chi phí gọi ra ngoài (di động, cố định, quốc tế) qua VoIP rẻ hơn 30–70% tùy nhà cung cấp.

– Không mất cước đầu số cố định truyền thống: Không cần thuê từng đường dây vật lý riêng biệt.

Ví dụ: Một doanh nghiệp có 3 chi nhánh ở Hà Nội, TP.HCM và Đà Nẵng. Thay vì trả tiền điện thoại đường dài mỗi ngày, họ sử dụng tổng đài VoIP – tất cả các chi nhánh gọi nhau qua Internet, hoàn toàn không tốn phí liên lạc nội bộ.

4.2. Tiết kiệm chi phí hạ tầng và thiết bị

– Không cần kéo dây cáp điện thoại riêng: Chỉ cần đường truyền Internet, không tốn chi phí cho đường dây đồng.

– Dùng được nhiều loại thiết bị: Dùng máy tính, smartphone, hoặc điện thoại analog cũ (thông qua thiết bị chuyển đổi ATA).

– Tích hợp nhiều chức năng trong 1 hệ thống: Không cần mua thêm máy ghi âm, máy fax, thiết bị định tuyến cuộc gọi,…

Ví dụ: Một công ty startup 20 người chỉ cần một đường truyền Internet, phần mềm softphone cài trên máy tính và tài khoản VoIP – là có thể thiết lập tổng đài đầy đủ mà không cần đầu tư cả trăm triệu vào phần cứng như trước kia.

4.3. Tiết kiệm chi phí quản lý và bảo trì

– Quản trị từ xa: Quản lý toàn bộ hệ thống qua giao diện web – không cần nhân viên kỹ thuật túc trực tại văn phòng.

– Tự động cập nhật và bảo trì: Đối với giải pháp VoIP cloud (tổng đài ảo), nhà cung cấp chịu trách nhiệm bảo trì, nâng cấp hệ thống.

– Giảm sự cố nhờ giám sát tự động: Các cảnh báo lỗi, giám sát cuộc gọi giúp hạn chế sai sót và xử lý nhanh chóng.

4.4. Tối ưu năng suất và chi phí nhân sự

– Tăng hiệu suất làm việc: Tính năng định tuyến thông minh, chuyển cuộc gọi, voicemail, IVR,… giúp giảm thời gian chờ và tăng hiệu quả làm việc.

– Ghi âm và báo cáo tự động: Giảm chi phí kiểm soát chất lượng cuộc gọi và giám sát nhân viên.

– Làm việc từ xa dễ dàng: Giảm chi phí văn phòng, điện nước, thiết bị khi nhân viên có thể làm việc tại nhà vẫn sử dụng được hệ thống điện thoại.

4.5. Tận dụng mô hình thuê bao linh hoạt

– Chỉ trả tiền theo nhu cầu sử dụng: Doanh nghiệp có thể lựa chọn số lượng kênh thoại, tài khoản VoIP phù hợp với quy mô.

– Dễ mở rộng hoặc thu hẹp: Tăng hoặc giảm số lượng máy nhánh dễ dàng, không mất chi phí đầu tư lại toàn bộ hệ thống.

5. Tổng đài tích hợp công nghệ VoIP của DIGINEXT – Giải pháp tiết kiệm chi phí trong thời đại số

DIGICX là giải pháp tổng đài tích hợp công nghệ VoIP hiện đại, hỗ trợ gọi thoại, video, nhắn tin và chia sẻ dữ liệu qua Internet. Với khả năng tương thích đa nền tảng, bảo mật cao và dễ tích hợp, DIGICX đáp ứng nhu cầu liên lạc linh hoạt, tiết kiệm và an toàn cho cá nhân và doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

Ứng dụng này hỗ trợ nhiều giao thức như SIP (Session Initiation Protocol) và IAX (Inter-Asterisk Exchange), giúp người dùng kết nối với các dịch vụ VoIP khác một cách dễ dàng. DIGICX có thể được sử dụng trên nhiều nền tảng như Windows, macOS, Android, và iOS, cung cấp các tính năng như gọi điện, nhắn tin văn bản, chia sẻ tệp, và hỗ trợ nhiều tài khoản VoIP đồng thời.

DIGICX không chỉ giúp tối ưu liên lạc mà còn mang lại giá trị thiết thực cho kinh tế, giáo dục, môi trường và xã hội. Với nhiều tính năng vượt trội và khả năng ứng dụng rộng rãi. Tổng đài DIGICX là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp hiện đại hướng tới kết nối thông minh và phát triển bền vững.

Nếu doanh nghiệp của bạn mong muốn được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ tổng đài DIGICX, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 1900 5055 để nhận được nhiều ưu đãi tốt nhất.