Cho đến nay tổng đài điện thoại vẫn là kênh liên lạc với khách hàng được đánh giá mang lại hiệu quả cao nhất bởi tính tương tác trực tiếp, nhanh chóng. Trong đó, tổng đài ảo đang ngày càng chiếm được ưu thế và là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp. Vậy cần lưu ý gì về những tiêu chí lựa chọn tổng đài ảo? Câu trả lời sẽ được DigiNext giải thích trong bài viết dưới đây. Hãy cùng tham khảo để lựa chọn được dịch vụ tổng đài phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình nhé!

Tổng đài ảo là gì?

Trước khi đi vào nội dung chính là tiêu chí lựa chọn tổng đài ảo, DigiNext sẽ giới thiệu sơ lược về tổng đài ảo là gì.

Tổng đài ảo là một hệ thống tổng đài cho phép người dùng thực hiện các cuộc gọi thông qua Internet bằng công nghệ VoIP và được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây.

Nếu muốn tìm hiểu kĩ hơn về định nghĩa, tính năng, lợi ích,… của tổng đài ảo mời bạn tham khảo trong bài viết sau: Tổng đài ảo là gì? Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn tổng đài ảo?

8 tiêu chí lựa chọn tổng đài ảo

Tính ổn định và đáng tin cậy

Khi nhắc đến tiêu chí lựa chọn tổng đài ảo, tiêu chí đầu tiên mà doanh nghiệp cần quan tâm chính là tính ổn định và đáng tin cậy của hệ thống. Điều này đảm bảo rằng hệ thống luôn hoạt động ổn định và luôn ở trạng thái sẵn sàng.

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo ổn định sẽ có thời gian hoạt động cao (uptime) trên 99%, tức là hầu như không có thời gian gián đoạn hoặc ngưng hoạt động. Yếu tố này giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng tiếp nhận và xử lý cuộc gọi từ khách hàng một cách hiệu quả, không bỏ sót các cơ hội kinh doanh quan trọng.

Ngược lại, nếu dịch vụ tổng đài ảo bị gián đoạn, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những nguy cơ như đánh mất khách hàng tiềm năng, trải nghiệm khách hàng trở nên tồi tệ, hiệu quả làm việc bị giảm sút,…

Tích hợp với các công nghệ và ứng dụng khác

Phần mềm tổng đài ảo nên hỗ trợ tích hợp dễ dàng với các ứng dụng và hệ thống hiện có của doanh nghiệp như CRM (Customer Relationship Management), hệ thống quản lý dữ liệu, hệ thống call center, chatbot, Zalo OA, Messenger, ERP,… Đây là tiêu chí lựa chọn tổng đài ảo không thể bỏ qua vì điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện hiệu suất kinh doanh, tăng cường khả năng tương tác với khách hàng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu xem nhà cung cấp có khả năng tuỳ chỉnh hệ thống tổng đài ảo theo nhu cầu phát triển riêng của doanh nghiệp không.

Khả năng mở rộng

Tổng đài ảo vốn có khả năng mở rộng linh hoạt, không giới hạn. Doanh nghiệp có thể hoạt động một cách dễ dàng ở bất kỳ vị trí địa lý nào miễn là có kết nối internet mà không cần thiết phải cài đặt hệ thống phần cứng. Nhân viên có thể làm việc online từ xa, bất kỳ lúc nào mà không cần đến văn phòng.

Tuy nhiên điều chúng ta cần quan tâm là khi doanh nghiệp mở rộng quy mô phát triển, gia tăng số lượng nhân sự, mở thêm chi nhánh văn phòng đại diện, đầu tư thêm đầu số tổng đài thì tổng đài ảo mất bao nhiêu thời gian để đáp ứng? Chi phí là bao nhiêu?

Doanh nghiệp cần làm rõ những yếu tố trên với nhà cung cấp giải pháp tổng đài ảo tránh trường hợp không thống nhất được quan điểm gây ra tình trạng gián đoạn, ngưng trệ và thậm chí là dừng hợp tác sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình vận hành doanh nghiệp của bạn.

Tính bảo mật và tuân thủ quy định

Bảo mật là một trong những tiêu chí lựa chọn tổng đài ảo quan trọng. Tổng đài ảo VoIP có hệ thống bảo mật vững chắc đồng nghĩa với việc thông tin quan trọng của doanh nghiệp và khách hàng được đảm bảo, ngăn chặn các rủi ro về an ninh. Bởi vì những thông tin về quy mô, quá trình hoạt động của công ty, data khách hàng,… đều là những tài sản quan trọng của doanh nghiệp.

Nếu những thông tin đó bị lộ ra ngoài, doanh nghiệp phải gánh chịu những hậu quả vô cùng nghiêm trọng và tiêu cực như mất uy tín và lòng tin của khách hàng, thiệt hại về danh tiếng, bị xử phạt vì vi phạm quy định bảo mật, tiêu tốn chi phí để khắc phục thiệt hại,…

Một số gợi ý liên quan đến tính bảo mật mà doanh nghiệp có thể xem xét ở các đơn vị cung cấp tổng đài ảo như sau:

+ Chứng nhận bảo mật và tuân thủ quy định

+ Mã hoá dữ liệu

+ Sao lưu và khôi phục dữ liệu

+ Cam kết bảo mật

Tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng

Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức, quy trình hoạt động khác nhau nên yêu cầu về tính năng của tổng đài ảo cũng sẽ khác nhau. Đây là tiêu chí lựa chọn tổng đài ảo không thể bỏ qua để đảm bảo rằng nó đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Dưới đây là một số tính năng của tổng đài ảo cần có:

+ Nghe gọi: Đàm thoại tay ba, Nghe – gọi cùng lúc nhiều cuộc gọi, Định tuyến cuộc gọi, Hàng đợi cuộc gọi, Ghi âm cuộc gọi,…

+ Sử dụng trên nhiều thiết bị (điện thoại bàn, máy tính để bàn, máy tính xách tay, smartphone, ipad,…), đa nền tảng website, app

+ Hỗ trợ đa kênh: Điện thoại, email, tin nhắn, trò chuyện trực tuyến,…

+ Tích hợp hệ thống CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), phần mềm bán hàng,…

+ Báo cáo và thống kê

+ Trả lời tự động (IVR)

Giao diện thân thiện với người dùng

Một trong những tiêu chí lựa chọn tổng đài ảo khiến nó được nhiều người sử dụng là giao diện thiết kế thân thiện, trực quan, thao tác đơn giản. Các chức năng và tính năng được sắp xếp một cách rõ ràng và logic, giúp người dùng tìm hiểu và sử dụng một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Bên cạnh đó, nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo cũng cần có tài liệu hướng dẫn sử dụng rõ ràng, có nhân viên hỗ trợ đào tạo và hướng dẫn cho người dùng để giúp họ làm quen và sử dụng tổng đài ảo một cách hiệu quả.

Chi phí và tính hiệu quả

Mỗi đơn vị có bảng giá tổng đài ảo khác nhau, khi lựa chọn đơn vị cung cấp chi phí bạn cần cân nhắc lựa chọn đơn vị phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp và cung cấp giá trị tốt nhất cho số tiền bạn chi trả. Hãy xem xét các chi phí cài đặt ban đầu, chi phí duy trì hàng tháng, chi phí tính năng add-on,…

Doanh nghiệp cũng cần chú ý lựa chọn tổng đài với các tính năng cần sử dụng chứ không nên lựa chọn tổng đài ảo với quá nhiều tính năng ưu việt mà chẳng cần dùng tới để tối ưu chi phí.

Hỗ trợ khách hàng

Không có gì chắc chắn là tổng đài ảo “không bao giờ” xảy ra sự cố. Loại trừ trường hợp các sự cố xuất phát từ nhà cung cấp dịch vụ thì vẫn có vô vàn sự cố khác có thể xảy ra bất cứ lúc nào như sự cố thiết bị đầu cuối, sự cố về đường truyền internet,…

Những sự cố này tuy đơn giản nhưng vẫn cần các nhân viên kỹ thuật kiểm tra ban đầu mới có thể xác định ra nguyên nhân chính xác. Và điểm tạo nên sự khác biệt giữa các nhà cung cấp tổng đài ảo là bên nào tiếp nhận hỗ trợ khách hàng nhanh hơn, xử lý dứt điểm sự cố.

Hỗ trợ khách hàng là tiêu chí lựa chọn tổng đài ảo quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống luôn hoạt động tốt. Đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài ảo cho công ty có đội ngũ kỹ thuật túc trực 24/7/365 để sẵn sàng xử lý mọi yêu cầu và khắc phục mọi sự cố nhanh nhất có thể.

Hệ thống tổng đài ảo DigiNext – sự lựa chọn tối ưu của doanh nghiệp

DigiNext là nhà cung cấp tổng đài ảo được đánh giá cao về độ uy tín, chất lượng hàng đầu hiện nay; đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí lựa chọn tổng đài ảo của doanh nghiệp:

Tổng đài ảo DigiNext cung cấp các tính năng ưu việt, đa dạng, hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng như nghe – gọi đồng thời, định tuyến cuộc gọi, hàng đợi cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, trả lời tự động (IVR), tích hợp crm, nghe gọi trên đa dạng thiết bị và nền tảng, mở rộng máy nhánh linh hoạt, báo cáo và thống kê, kết nối với mạng xã hội,…

Hệ thống tổng đài DigiNext có giao diện thân thiện với người dùng: Giao diện của được thiết kế trực quan, các tính năng, biểu tượng được sắp xếp một cách rõ ràng và logic. Người dùng có thể dễ dàng tìm hiểu và sử dụng một cách nhanh chóng mà không cần đào tạo phức tạp.

Tổng đài ảo của DiginNext được mã hoá dữ liệu, tuân thủ đầy đủ các quy định, quy tắc về an toàn bảo mật thông tin, bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp và khách hàng khỏi các mối đe dọa an ninh.

Đội ngũ kỹ thuật thuật viên của DigiNext được đào tạo bài bải, chuyên nghiệp, giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm, luôn túc trực 24/7/365, sẵn lòng hỗ trợ và giải quyết các vấn đề một cách nhanh nhất có thể. Điều này đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp luôn được diễn ra xuyên suốt và ổn định.

Doanh nghiệp được miễn phí dùng thử trong 7 ngày để đánh giá tính phù hợp, hiệu suất, chất lượng dịch vụ trước khi đưa ra quyết định ký kết hợp đồng sử dụng.

Nếu bạn vẫn đang băn khoăn cân nhắc giữa các tiêu chí lựa chọn tổng đài ảo, chưa biết chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo nào phù hợp với nhu cầu sử dụng và điều kiện kinh tế của doanh nghiệp thì DigiNext chính là một gợi ý hoàn hảo.

Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay theo số hotline 1900 5055 (24/7) hoặc email Kinhdoanh@diginext.com.vn để được tư vấn, hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc.

Tổng đài ảo được DigiNext phát triển và cung cấp đến khách hàng với chi phí vô cùng hợp lý nhưng hiệu quả mang lại không hề nhỏ. Đây sẽ là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng, góp phần đem đến một bước chuyển mình hiện đại và tiến xa hơn trong hoạt động kinh doanh của bạn!

Hãy khám phá ngay những lợi ích tuyệt vời mà tổng đài ảo DigiNext mang lại cho doanh nghiệp của bạn nhé!