Trong thời đại công nghệ số bùng nổ mạnh mẽ, việc liên hệ với khách hàng linh hoạt và nhanh chóng luôn là yếu tố được các doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu. Tổng đài Cloud (Tổng đài ảo trên nền tảng đám mây) ra đời như một giải pháp hữu hiệu giúp các doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình chăm sóc khách hàng.

1. Tìm hiểu về Tổng đài Cloud 

Tổng đài Cloud (Cloud PBX – Cloud-based Private Branch Exchange) là công cụ tổng đài ảo được vận hành và triển khai trên nền tảng điện toán đám mây thay vì sử dụng các đường dây điện thoại riêng biệt về hạ thống hạ tầng vật lý phức tạp như tổng đài truyền thống. 

Tổng đài cloud là gì?

Mọi hoạt động của Tổng đài Cloud được quản lý thông qua đường truyền internet và có thể kết nối trên mọi thiết bị như điện thoại, máy tính,…giúp doanh nghiệp thực hiện và nhận cuộc gọi đến và đi từ khách hàng thông qua nền tảng Cloud mà không cần đầu tư vào phần cứng phức tạp.

2. Phân biệt: Tổng đài Cloud, Tổng Đài Ảo và Cloud Phone 

Ba thuật ngữ này đều có nhiều điểm tương đồng và thường được sử dụng để thay thế cho nhau. Tuy nhiên, mỗi loại đều có điểm đặc trưng và những lợi ích riêng:

Doanh nghiệp có thể sử dụng và thay thế cả ba thuật ngữ: Tổng đài Cloud, Tổng đài ảo và Cloud Phone mà không sợ hiểu lầm và nhận sai về các dịch vụ.

3. Nguyên lý hoạt động của tổng đài cloud

Tổng đài cloud hoạt động dựa trên giao thức VOIP giúp doanh nghiệp truyền tải cuộc gọi thông qua internet thay vì xây dụng các hệ thống hạ tầng phức tạp như tổng đài truyền thống. Doanh nghiệp sẽ phải tự động lựa chọn và trang bị thiết bị điện thoại IP phù hợp nhất để sử dụng trong hệ thống tổng đài Cloud.

>> Xem thêm: Thuê tổng đài ảo Hà Nội của nhà cung cấp nào uy tín, chất lượng?

Đối với nhà cung cấp các dịch vụ tổng đài ảo, họ sẽ phải chủ động trong việc cài đặt cấu hình phần mềm và đảm bảo các thiết bị của doanh nghiệp có thể kết nối trơn tru với hạ tầng công nghệ. Từ đó mà doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài cloud một cách hoàn chỉnh với các tính năng ưu việt mà không cần đầu tư vào việc xây dựng một cơ chế hạ tầng phức tạp.

Nguyên lý hoạt động của tổng đài Cloud

Nguyên lý hoạt động chính của tổng đài cloud là triển khai và vận hành thông qua kết nối mạng intenet nên toàn bộ quá trình quản lý cuộc gọi của doanh nghiệp sẽ được diễn ra vô cùng linh hoạt và nhanh chóng,

4. Tổng đài cloud mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

4.1. Giảm thiểu chi phí đầu tư cho doanh nghiệp

Khác so với tổng đài truyền thống, doanh nghiệp không cần phải đầu tư nhiều chi phí vào việc lắp đặt hệ thống hạ tầng phức tạp. Tất cả các công việc triển khai và quản lý cuộc gọi thông qua tổng đài cloud đều sẽ được thực hiện thông qua internet và tận dụng mạng nội bộ sẵn có của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, điểm đặc biệt của tổng đài cloud còn nằm ở việc doanh nghiệp có thể thực hiện các cuộc gọi nội bộ giữa các phòng ban hoàn toàn miễn phí và có cước gọi ra bên ngoài linh hoạt theo nhu cầu. Tổng đài Cloud sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm lên đến 50% chi phí cước gọi, rẻ hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống.

4.2. Tối ưu nguồn lực nhân sự

Tối ưu nguồn lực nhân sự

Khi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng tổng đài cloud, nhà cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ trong việc bảo trì hệ thống tổng đài và khắc phục sự cố cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một nguồn chi phí đáng kể cho việc thuê nhân sự trong mảng IT hoặc đội ngũ bảo trì riêng biệt cho hệ thống tổng đài cloud.

4.3. Quản lý linh hoạt và mở rộng hệ thống dễ dàng

Tất cả các cuộc gọi đến và đi của khách hàng và đối tác với nhân viên của doanh nghiệp sẽ đều được ghi âm và thống kê đầy đủ. Mọi dữ liệu quan trọng trong quá trình liên lạc sẽ được báo cáo chi tiết từ hệ thống Cloud Phone. Doanh nghiệp có thể theo dõi và giám sát những dữ liệu này dễ dàng, từ đó có thể đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên và phản hồi của khách hàng hiệu quả.

Quản lý linh hoạt và mở rộng hệ thống dễ dàng

Ngoài ra, khi sử dụng tổng đài cloud, doanh nghiệp có thể linh hoạt bổ sung nhân sự và mở rộng chi nhánh một cách nhanh chóng mà không cần đến sự hỗ trợ của đội ngũ IT. Bên cạnh đó, tổng đài cloud còn giúp doanh nghiệp làm việc từ xa và kết nối mọi lúc – mọi nơi.

4.4. Tích hợp nhiều tính năng hữu ích

Hệ thống tổng đài cloud cung cấp API liên kết với nhiều công cụ hữu ích như CRM, chatbot, phần mềm quản lý bán hàng hoặc hệ thống ERP của doanh nghiệp, giúp tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng và nâng cao hiệu quả trong việc kết nối với những người tiêu dùng tiềm năng.

Ngoài ra, tổng đài cloud còn hỗ trợ doanh nghiệp kết nối trên đa dạng các nền tảng như máy tính để bàn, laptop, điện thoại,…Nhờ đó mà nhân viên có thể hỗ trợ khách hàng linh hoạt và dễ dàng hơn, mọi lúc mọi nơi mà chỉ cần kết nối với internet.

4.5. An toàn về bảo mật và ổn định trong quá trình chăm sóc khách hàng

An toàn về bảo mật và ổn định trong quá trình chăm sóc khách hàng

Các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài cloud đều tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật cao và luôn đảm bảo cho doanh nghiệp sự an toàn tuyệt đối trong quy trình chăm sóc khách hàng. Ngoài ra, hệ thống tổng đài cloud còn có khả năng hoạt động liên tục 24/7 mà không lo bị gián đoạn, giúp doanh nghiệp duy trì kết nối và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Kết luận

Tổng đài cloud là giải pháp chiến lược có thể hỗ trợ doanh nghiệp tháo gỡ hầu hết các khúc mắc trong việc chăm sóc khách hàng. Với các tính năng hiện đại và khả năng tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp vừa có thể tối ưu hệ thống vận hành mà còn cải thiện trải nghiệm mua hàng của khách. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một hệ thống tổng đài thông minh, dễ dàng mở rộng và an toàn, đáng tin cậy – tổng đài cloud chắc chắn là lựa chọn hàng đầu xứng đáng để đầu tư.