Trong quá trình xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng và quản trị nội bộ, doanh nghiệp thường phải đối mặt với một câu hỏi quen thuộc: nên thuê dịch vụ tổng đài hay mua và tự triển khai hệ thống tổng đài riêng? Đây là một quyết định không chỉ ảnh hưởng đến chi phí đầu tư ban đầu, mà còn tác động lâu dài đến hiệu quả vận hành, khả năng mở rộng và tính ổn định của hạ tầng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.
Dịch vụ tổng đài ngày nay đã phát triển vượt ra khỏi giới hạn của những tổng đài truyền thống. Thay vì phải đầu tư lớn vào phần cứng, cài đặt và vận hành phức tạp, nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp tổng đài đám mây, dễ triển khai, chi phí linh hoạt và được hỗ trợ kỹ thuật toàn diện từ nhà cung cấp. DigiNext là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài nổi bật tại Việt Nam, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ khả năng triển khai nhanh, chi phí hợp lý và tích hợp CRM thông minh.
1. Hiểu rõ về dịch vụ tổng đài thuê và tổng đài mua
Dịch vụ tổng đài thuê thường hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây. Doanh nghiệp không cần đầu tư vào hạ tầng vật lý, mà chỉ cần đăng ký gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu. Nhà cung cấp sẽ đảm nhiệm toàn bộ quá trình triển khai, vận hành, bảo trì và cập nhật hệ thống. Người dùng chỉ cần thiết bị kết nối mạng, điện thoại IP hoặc phần mềm mềm thoại (softphone) để sử dụng.
Ngược lại, khi doanh nghiệp quyết định mua và sở hữu hệ thống tổng đài, đồng nghĩa với việc đầu tư phần cứng, triển khai hệ thống tại chỗ, tự chịu trách nhiệm bảo trì, sửa chữa và cập nhật. Chi phí ban đầu thường rất cao, và yêu cầu đội ngũ kỹ thuật có chuyên môn để duy trì hoạt động ổn định.
2. So sánh chi tiết chi phí giữa thuê và mua hệ thống tổng đài
Về chi phí ban đầu, thuê dịch vụ tổng đài gần như không tốn phí hoặc chỉ cần chi trả một khoản nhỏ cho thiết lập ban đầu. Trong khi đó, nếu doanh nghiệp chọn mua, chi phí có thể lên đến hàng trăm triệu đồng cho phần cứng, thiết bị mạng, cài đặt phần mềm, mua license và thuê nhân sự triển khai.
Chi phí vận hành và bảo trì cũng có sự khác biệt lớn. Với dịch vụ thuê, chi phí đã bao gồm trong gói sử dụng hàng tháng. Mọi sự cố, cập nhật hoặc thay đổi được nhà cung cấp hỗ trợ. Còn với hệ thống tự vận hành, doanh nghiệp phải thuê kỹ thuật viên, xử lý sự cố, thay thế thiết bị, cập nhật phần mềm định kỳ và duy trì các hệ thống sao lưu dữ liệu, bảo mật, dự phòng lỗi phần cứng.
Tính linh hoạt là một lợi thế rõ rệt khi thuê. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi số lượng máy nhánh, nâng cấp tính năng, thay đổi đầu số hoặc tích hợp CRM mà không cần tái cấu trúc hệ thống. Trong khi đó, nếu sở hữu hệ thống, mọi thay đổi đều phải tự thực hiện, đôi khi dẫn đến chi phí phát sinh và thời gian triển khai kéo dài.
Xem thêm: Tổng đài ghi âm cuộc gọi – chìa khóa cho quản trị hiệu quả cho doanh nghiệp
3. Khi nào nào nên chọn thuê dịch vụ tổng đài?
Thuê dịch vụ tổng đài là lựa chọn phù hợp với phần lớn doanh nghiệp nhỏ và vừa, doanh nghiệp mới thành lập, hoặc những tổ chức có tốc độ tăng trưởng nhanh, thường xuyên thay đổi quy mô nhân sự. Đây cũng là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp không có đội ngũ kỹ thuật chuyên môn hoặc không muốn dồn vốn lớn vào hạ tầng công nghệ thông tin.
Khi lựa chọn thuê từ các nhà cung cấp uy tín như DigiNext, doanh nghiệp sẽ được đảm bảo về chất lượng cuộc gọi, tốc độ triển khai nhanh chóng, và hỗ trợ tích hợp với hệ thống CRM để quản lý khách hàng hiệu quả hơn. Việc này giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm chăm sóc khách hàng, theo dõi lịch sử tương tác và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi từ tổng đài.
Một điểm đáng chú ý là DigiNext cung cấp các gói dịch vụ tổng đài linh hoạt theo số lượng máy nhánh, từ 5 đến hàng trăm, đáp ứng đầy đủ nhu cầu từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn. Đồng thời, hệ thống tổng đài của DigiNext có khả năng tích hợp tự động với các nền tảng CRM giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và tăng hiệu suất bán hàng, chăm sóc khách hàng.
4. Khi nào doanh nghiệp nên mua hệ thống tổng đài riêng?
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng phù hợp với mô hình thuê. Những doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định với quy mô lớn trong thời gian dài có thể cân nhắc việc đầu tư mua hệ thống tổng đài để chủ động hơn trong quản lý. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có yêu cầu tùy chỉnh rất cao, tích hợp sâu với hệ thống nội bộ hoặc yêu cầu bảo mật đặc biệt, việc sở hữu hạ tầng riêng sẽ mang lại lợi ích lâu dài.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần có đội ngũ kỹ thuật có chuyên môn cao về hệ thống tổng đài VoIP, bảo mật mạng và quản lý dữ liệu. Ngoài ra, việc mua hệ thống cũng đòi hỏi phải có kế hoạch nâng cấp định kỳ để tránh lỗi thời và đảm bảo tính tương thích với các phần mềm, công nghệ mới.
Không có lựa chọn đúng tuyệt đối cho mọi doanh nghiệp. Quyết định thuê hay mua cần dựa trên nhiều yếu tố: quy mô, ngân sách, khả năng kỹ thuật, định hướng phát triển, nhu cầu tích hợp và tốc độ mở rộng.
Tuy nhiên, xu hướng hiện nay đang nghiêng mạnh về giải pháp thuê dịch vụ tổng đài. Với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp, doanh nghiệp không phải bận tâm về vận hành kỹ thuật, không cần đầu tư lớn ban đầu, và có thể bắt đầu sử dụng ngay chỉ trong vòng vài chục phút sau khi đăng ký.
Việc lựa chọn giữa thuê hay mua hệ thống tổng đài không chỉ liên quan đến chi phí trước mắt mà còn là bài toán lâu dài về hiệu suất và khả năng phát triển. Đối với đa số doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng hoặc cần tối ưu chi phí, thuê dịch vụ tổng đài là phương án linh hoạt, tiết kiệm và hiệu quả hơn.
DigiNext cung cấp giải pháp tổng đài hiện đại, dễ triển khai, tích hợp linh hoạt với CRM, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp vận hành mượt mà mà không cần đầu tư hạ tầng cồng kềnh. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp tối ưu để bắt đầu hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, việc lựa chọn thuê dịch vụ tổng đài từ một nhà cung cấp uy tín như DigiNext là một bước đi thông minh và đúng hướng.
Xem thêm: Phân phối đầu số tổng đài điện thoại 1800, 1900 uy tín toàn quốc
——————————————–
DIGINEXT – Giải pháp tổng đài thông minh kết hợp CRM hàng đầu Việt Nam
Trụ sở Hà Nội: Tầng 3 – Office, Vinhomes West Point, Đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Hà Nội
Trụ sở Hồ Chí Minh: Căn BH9, Tầng trệt, Block B, Tòa nhà Sky Center, 5B Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.5055 – 024.6888.6888/ 028.6888.6886
Email: Kinhdoanh@diginext.com.vn
Facebook: DigiNext
