Một trong những công cụ quan trọng trong việc duy trì và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng chính là việc sử dụng hotline 1800 làm kênh liên lạc giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Trong đó, việc giảm chi phí cước gọi mà vẫn duy trì chất lượng phục vụ luôn là mục tiêu quan trọng, giúp doanh nghiệp thúc đẩy hiệu suất và khả năng cạnh tranh. Hãy cùng DigiNext khám phá các bí quyết và phương pháp hiệu quả để đạt được mục tiêu tối ưu hóa chi phí cước gọi cho doanh nghiệp thông qua việc sử dụng hotline 1800.

Hotline 1800 là gì?

Hotline 1800 là một dạng dịch vụ điện thoại mà khách hàng có thể gọi miễn phí từ bất kỳ đâu trong quốc gia.

Các tổ chức thường sử dụng số hotline 1800 như một kênh liên lạc quan trọng để cung cấp hỗ trợ, tư vấn, dịch vụ khách hàng hoặc giải quyết vấn đề cho khách hàng một cách thuận lợi và tiết kiệm. Việc cung cấp số hotline 1800 giúp tăng tính tiện lợi và sự tiếp cận của khách hàng đối với dịch vụ của doanh nghiệp.

Ảnh hưởng của chi phí cước gọi đối với tài chính doanh nghiệp

Chi phí cước gọi đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Khi không được quản lý hiệu quả, chi phí cước gọi có thể tăng lên đáng kể và ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Tăng chi phí hoạt động: Chi phí cước gọi, đặc biệt là khi doanh nghiệp cần duy trì các kênh liên lạc quan trọng như hotline 1800, có thể đóng góp đáng kể vào chi phí hoạt động hàng tháng của doanh nghiệp. Điều này ảnh hưởng đến khả năng đầu tư, mở rộng và phát triển.

Tiêu tốn nguồn lực tài chính: Khi chi phí cước gọi không được kiểm soát, nó tiêu tốn một phần lớn nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Có thể ảnh hưởng đến các hoạt động chiến lược và các quyết định đầu tư khác của doanh nghiệp.

Một số phương pháp tối ưu hóa chi phí cước gọi

Sử dụng công nghệ VoIP (Voice over IP)

Chuyển đổi từ hệ thống điện thoại truyền thống sang công nghệ VoIP giúp giảm đáng kể chi phí cước gọi, đặc biệt khi thực hiện cuộc gọi quốc tế.

+ VoIP cho phép gọi miễn phí giữa các người dùng VoIP trên cùng mạng hoặc với những người dùng sử dụng cùng dịch vụ VoIP khác. Điều này giảm đáng kể chi phí gọi nội bộ và cước gọi ra mạng bên ngoài.

+ Sử dụng mạng Internet hiện có của doanh nghiệp để truyền dữ liệu thoại, không cần phải mua thêm cơ sở hạ tầng, giảm chi phí đầu tư ban đầu và tiết kiệm chi phí duy trì.

Tối ưu hóa quy trình gọi

Tối ưu hóa thời gian cuộc gọi và việc chuyển hướng cuộc gọi để giảm thời gian gọi và số lượng cuộc gọi không cần thiết.

+ Phân loại và ưu tiên cuộc gọi: Xác định các loại cuộc gọi quan trọng và ưu tiên như cuộc gọi từ khách hàng, đối tác quan trọng hoặc vấn đề khẩn cấp. Điều này giúp định rõ ưu tiên và sắp xếp thời gian phục vụ một cách hiệu quả.

+ Tối ưu hóa thời gian cuộc gọi: Rút ngắn thời gian của mỗi cuộc gọi bằng cách cung cấp thông tin chính xác và rõ ràng, tránh lãng phí thời gian của cả bên gọi và bên nghe.

+ Sử dụng hệ thống IVR (Interactive Voice Response): Tích hợp hệ thống IVR để tự động hướng dẫn khách hàng vào đúng kênh liên lạc và bộ phận cần thiết, giảm thời gian cuộc gọi và làm tăng hiệu suất phục vụ.

+ Sử dụng kỹ thuật tiên tiến như Call Routing: Thực hiện định tuyến cuộc gọi dựa trên nhu cầu khách hàng hoặc thông tin liên hệ, giúp cuộc gọi được chuyển hướng đến người cần thiết một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Sử dụng hệ thống quản lý gọi (ACD – Automatic Call Distribution)

Sử dụng hệ thống ACD để tự động chuyển hướng cuộc gọi đến nhân viên phù hợp, tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực và giảm thời gian cuộc gọi.

Đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ viễn thông

Đánh giá và đàm phán lại hợp đồng với nhà cung cấp để đảm bảo có được giá tốt nhất và các ưu đãi cho chi phí cước gọi.

Tích hợp với hệ thống CRM (Customer Relationship Management)

Tích hợp hotline 1800 với hệ thống CRM để tối ưu hóa quản lý thông tin khách hàng và cải thiện hiệu suất phục vụ.

+ Tối ưu hóa thông tin khách hàng: CRM giúp lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng, lịch sử giao dịch, sở thích và yêu cầu của họ. Điều này giúp nhân viên có thông tin đầy đủ trước khi thực hiện cuộc gọi, giảm thời gian cuộc gọi và tối ưu hóa cuộc trò chuyện.

Đào tạo nhân viên về việc tối ưu hóa cuộc gọi

Đảm bảo nhân viên được đào tạo cách tối ưu hóa cuộc gọi, sử dụng kỹ thuật gọi hiệu quả và tránh làm lãng phí thời gian và tài nguyên.

Đánh giá và theo dõi chi phí định kỳ

Thực hiện đánh giá định kỳ về chi phí cước gọi và theo dõi việc sử dụng dịch vụ để xác định cơ hội tiết kiệm và tối ưu hóa.

Tối ưu hóa chi phí cước gọi cho doanh nghiệp sử dụng hotline 1800 là một mục tiêu quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường ngày nay.

Bằng cách áp dụng các biện pháp kể trên, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều nguồn lực tài chính và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng. Tuy chi phí cước gọi là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh, nhưng việc tối ưu hóa cũng không thể làm giảm đi chất lượng và tính chuyên nghiệp của dịch vụ.

Nếu quý khách cần thêm thông tin, tư vấn hoặc giải đáp mọi thắc mắc liên quan, vui lòng liên hệ với DigiNext qua số hotline: 024 888 55555. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ và phục vụ quý khách hàng một cách tận tâm và nhanh chóng.