Lời chào tổng đài điện thoại là một phần quan trọng của trải nghiệm khách hàng. Đây là phần mở đầu trong cuộc gọi và có vai trò quyết định trong việc tạo ấn tượng ban đầu, đại diện cho sự chuyên nghiệp và thân thiện của tổ chức, doanh nghiệp.
Vậy bạn đã biết cách xây dựng kịch bản lời chảo tổng đài chưa? Dưới đây, DigiNext sẽ giới thiệu đến bạn những mẫu lời chào hay để bạn tham khảo và xây dựng kịch bản lời chào cho doanh nghiệp của mình thêm phần ấn tượng.
Lời chào tổng đài điện thoại là gì?
Lời chào tổng đài điện thoại, thường được gọi ngắn gọn là “lời chào tổng đài”, là phần âm thanh tự động được phát ra bởi hệ thống tổng đài điện thoại khi một cuộc gọi được kết nối. Lời chào này được thiết lập để chào đón và hướng dẫn người gọi đến mục tiêu của cuộc gọi hoặc để cung cấp thông tin quan trọng.
Tầm quan trọng của lời chào tổng đài điện thoại
Lời chào tổng đài điện thoại là sự khởi đầu quan trọng và không thể thiếu trong một hệ thống tổng đài điện thoại chuyên nghiệp. Nó là câu chào đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc khi liên hệ với tổng đài điện thoại của một doanh nghiệp hay tổ chức.
Lời chào này không chỉ đơn giản là một câu chào đơn thuần, mà còn mang ý nghĩa quan trọng trong việc ghi nhận và thể hiện danh tiếng của tổ chức đó.
Lời chào tổng đài điện thoại phải được xây dựng một cách chặt chẽ và công phu để tạo sự chuyên nghiệp và thoải mái cho khách hàng. Nó phải phản ánh đầy đủ các thành phần như tên tổ chức, thông tin cần thiết về các dịch vụ và chính sách của tổ chức, cũng như cung cấp các tùy chọn để khách hàng lựa chọn hoặc chuyển tiếp cuộc gọi trong trường hợp cần thiết.
Một lời chào tổng đài điện thoại hiệu quả nên tạo cảm giác gần gũi, thể hiện sự quan tâm và sự tôn trọng đối với khách hàng. Ngôn ngữ đưa ra lời chào cần phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu, và phải truyền đạt được thông điệp của tổ chức đó một cách rõ ràng và chính xác.
Lời chào tổng đài điện thoại cũng có thể được cá nhân hóa theo từng doanh nghiệp hoặc tổ chức để tạo điểm nhấn và sự khác biệt. Một số doanh nghiệp có thể sử dụng lời chào bằng nhiều ngôn ngữ để phục vụ khách hàng quốc tế.
Qua lời chào tổng đài điện thoại hay, ấn tượng, tổ chức có thể thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo và ghi điểm trong mắt khách hàng. Điều này đồng nghĩa với việc tạo ra một trải nghiệm tốt từ đầu cuộc gọi đến khi kết thúc, và có thể thúc đẩy mối quan hệ khách hàng tốt hơn và tăng cường danh tiếng của tổ chức đó trong mắt công chúng.
4 mẫu lời chào tổng đài điện thoại hay, ấn tượng áp dụng cho mọi doanh nghiệp
Lời chào tổng đài điện thoại mở đầu để điều hướng cuộc gọi
Mẫu 1:
Chào mừng Quý khách đã gọi đến [ Tên Công ty]. Xin vui lòng tùy chọn phím bấm theo hướng dẫn sau:
+ Để gặp bộ phận [Tên bộ phận], vui lòng nhấn phím 1.
+ Để gặp bộ phận [Tên bộ phận], vui lòng nhấn phím 2.
+ Cần hỗ trợ thông tin khác, vui lòng nhấn phím 3.
Quý khách vui lòng chờ trong giây lát, chúng tôi đang nối máy đến bộ phận [Tên bộ phận].
Xin cảm ơn!
Mẫu 2:
[Tên Công ty] xin kính chào Quý khách! Cuộc gọi của Quý khách có mức cước là …. đ/phút. Cuộc gọi của quý khách có thể được ghi âm với mục đích đào tạo và nâng cao chất lượng dịch vụ. Quý khách vui lòng thao tác theo hướng dẫn sau:+ Để gặp bộ phận [Tên bộ phận], vui lòng nhấn phím 1.
+ Để gặp bộ phận [Tên bộ phận], vui lòng nhấn phím 2.
+ Cần hỗ trợ thông tin khác, vui lòng nhấn phím 3.
Quý khách vui lòng chờ trong giây lát, chúng tôi đang nối máy đến bộ phận [Tên bộ phận].
Xin cảm ơn!
Mẫu 3:
Cảm ơn Quý khách đã gọi điện đến tổng đài [Số điện thoại tổng đài] của [Tên Công ty]. Cuộc gọi của Quý khách có mức cước …. đ/phút. Xin Quý khách vui lòng đợi trong giây phút để được chuyển đến nhân viên hỗ trợ.
Lời chào tổng đài điện thoại khi đường dây bận
Mẫu 1:
Hiện tại tất cả tổng đài viên đều bận, quý khách vui lòng gọi lại sau hoặc nhấn phím 1 để các tổng đài viên của chúng tôi liên hệ lại sau. Xin cảm ơn.
Mẫu 2:
Hiện tại tất cả các đường dây đều bận, quý khách vui lòng chờ trong giây lát hoặc gọi lại sau. Xin cảm ơn.
Lời chào tổng đài ngoài giờ làm việc
Mẫu 1:
Cảm ơn quý khách đã gọi điện đến [Tên công ty]. Giờ làm việc của chúng tôi [Cụ thể ngày giờ làm việc của công ty]. Trong trường hợp có vấn đề khẩn cấp cần giúp đỡ, vui lòng nhấn phím 0.
Mẫu 2:
Cảm ơn quý khách đã gọi đến [Tên công ty]. Hiện tại tổng đài viên của chúng tôi không thể có mặt để tiếp nhận cuộc gọi. Quý khách vui lòng gọi lại trong khung giờ làm việc của công ty tôi [Cụ thể ngày giờ làm việc của công ty]. Để biết thêm thông về sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi, vui lòng truy cập website [Tên website]. Xin cảm ơn!
Mẫu 3:
Cảm ơn quý khách đã gọi đến [Tên công ty]. Hiện tại các tổng đài viên đều không có mặt do ngoài giờ làm việc. Quý khách vui lòng để lại lời nhắn sau tiếng bíp hoặc liên hệ lại với chúng tôi vào khung giờ [Cụ thể ngày giờ làm việc của công ty]. Xin cảm ơn!
Lời chào tổng đài điện thoại thông báo nghỉ lễ
Chào mừng quý khách đã gọi đến [Tên công ty]. Chúng tôi tiến hành nghỉ [Tên kỳ nghỉ lễ] từ ngày …. đến hết ngày ….. Ngày…. làm việc lại bình thường. Chúc quý khách và gia đình một kỳ nghỉ lễ vui vẻ, hạnh phúc, ngập tràn niềm vui. Xin cảm ơn!
Hy vọng với những mẫu lời chào tổng đài điện thoại được DigiNext giới thiệu ở trên có thể giúp doanh nghiệp thiết lập một lời chào hiệu quả và thân thiện với khách hàng.
Từ những câu chào đầu tiên, chúng ta có thể tạo ra một ấn tượng tốt và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Hãy luôn nhớ rằng khách hàng hài lòng không chỉ đem lại lợi ích kinh tế mà còn đồng thời mang lại cơ hội phát triển và thành công cho doanh nghiệp.
Hãy để mỗi cuộc gọi từ khách hàng trở thành một cơ hội vàng để doanh nghiệp tạo dựng niềm tin và sự kết nối, từ đó gỡ bỏ mọi rào cản và xây dựng một môi trường kinh doanh bền vững, thịnh vượng.
