Ghi âm lại các cuộc gọi với khách hàng là một hoạt động quan trọng trong quá trình kinh doanh và dịch vụ khách hàng mà doanh nghiệp không nên bỏ qua. Việc này giúp doanh nghiệp xây dựng, nắm bắt và phân tích thông tin quan trọng từ cuộc trò chuyện giữa nhân viên và khách hàng. Vậy làm thế nào để lấy ghi âm cuộc gọi từ tổng đài ảo? Hãy cùng DigiNext khám phá trong bài viết này nhé!
Lợi ích của doanh nghiệp khi ghi âm cuộc gọi
Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng: Ghi âm cuộc gọi giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá chất lượng dịch vụ khách hàng. Bằng cách nghe lại các cuộc trò chuyện, doanh nghiệp có thể xác định điểm mạnh và yếu trong giao tiếp với khách hàng và thực hiện cải tiến để tạo ra trải nghiệm tốt hơn.
Đào tạo và phát triển nhân viên: Ghi âm cuộc gọi cung cấp tài liệu để đào tạo và phát triển nhân viên. Doanh nghiệp có thể sử dụng các cuộc gọi đã ghi âm để thể hiện các tình huống thực tế và cung cấp phản hồi cho nhân viên để nâng cao kỹ năng giao tiếp, giải quyết tình huống và phục vụ khách hàng.
Phân tích thị trường và nhu cầu khách hàng: Từ các cuộc gọi đã ghi âm, doanh nghiệp có thể phân tích xu hướng, nhu cầu và phản hồi của khách hàng. Điều này giúp xác định các vấn đề cụ thể mà khách hàng quan tâm, từ đó tối ưu hóa sản phẩm, dịch vụ và chiến lược kinh doanh.
Giải quyết tranh chấp và khiếu nại: Ghi âm cuộc gọi cung cấp bằng chứng về những gì đã được thảo luận trong cuộc trò chuyện với khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp giải quyết tranh chấp và khiếu nại một cách chính xác và minh bạch.
Nâng cao hiệu suất: Ghi âm cuộc gọi cung cấp dữ liệu để đánh giá hiệu suất của các chiến dịch tiếp thị, chăm sóc khách hàng và bán hàng. Doanh nghiệp có thể theo dõi kết quả của các cuộc gọi và điều chỉnh chiến lược để tối ưu hóa hiệu suất.
Bảo mật và phòng ngừa rủi ro: Ghi âm cuộc gọi có thể giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý và tình huống xảy ra không mong muốn bằng cách lưu trữ các bằng chứng liên quan đến cuộc trò chuyện.
Cơ chế ghi âm cuộc gọi của tổng đài ảo
Về cơ bản, hầu hết các tổng đài ảo đều có tính năng ghi âm cuộc gọi với một số cơ chế thông thường sau:
– Tự động ghi âm tất cả các cuộc gọi ra/ gọi vào hoặc gọi nội bộ của tất cả các máy nhánh trong doanh nghiệp.
– Thời gian lưu trữ thường là trong 30 ngày. Nếu có nhu cầu lưu trữ dài hơn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể liên hệ với nhà cung cấp để mở rộng thêm.
– Doanh nghiệp có thể tùy chọn cài đặt loại bỏ một số máy nhánh/ phòng ban không muốn ghi âm (ví dụ phòng Giám đốc, quản lý,…).
– Không giới hạn thời lượng ghi âm
Ghi âm cuộc gọi tổng đài ảo hoạt động như thế nào?
Ghi âm tự động: Có thể cấu hình tổng đài ảo để tự động ghi âm tất cả các cuộc gọi đến hoặc từ điện thoại của bạn. Điều này giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi quan trọng nào.
Kích hoạt bằng cách nhấn phím: Trong một số trường hợp, người sử dụng có thể kích hoạt chức năng ghi âm bằng cách nhấn một phím trên điện thoại hoặc qua giao diện điều khiển.
Ghi âm cuộc gọi ra: Ngoài việc ghi âm cuộc gọi đến, bạn cũng có thể ghi âm cuộc gọi ra từ điện thoại của bạn. Điều này hữu ích khi bạn muốn lưu trữ thông tin và nội dung của cuộc gọi mà bạn thực hiện.
Lưu trữ và quản lý ghi âm: Tính năng ghi âm của tổng đài ảo thường cho phép bạn lưu trữ và quản lý các tệp ghi âm trên nền tảng điều khiển của bạn. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, phân loại và nghe lại các cuộc gọi đã ghi âm.
Nghe lại và tải về: Người sử dụng có thể nghe lại các cuộc gọi đã ghi âm qua giao diện điều khiển hoặc tải các tệp ghi âm về để lưu trữ hoặc chia sẻ.
Ghi âm theo lịch trình: Bạn có thể lập lịch để tự động kích hoạt tính năng ghi âm trong các khoảng thời gian cụ thể hoặc trong các tình huống đặc biệt.
Phân quyền truy cập: Tính năng ghi âm của tổng đài ảo thường cung cấp quyền kiểm soát truy cập, cho phép bạn quyết định ai có thể nghe lại và tải các tệp ghi âm.
Hướng dẫn cách lấy ghi âm cuộc gọi từ tổng đài ảo
Để lấy ghi âm cuộc gọi từ tổng đài, bước đầu tiên là khách hàng cần đăng nhập vào tài khoản quản lý cuộc gọi của mình. Điều này có thể được thực hiện trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Hệ thống sẽ cung cấp lịch sử cuộc gọi theo các tiêu chí như thời gian, số điện thoại khách hàng và số máy nhánh mà cuộc gọi đó được tiếp nhận. Với công nghệ tiên tiến, việc tìm kiếm những cuộc gọi cụ thể trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết.
Ngoài việc truy cập và tìm kiếm thông tin về các cuộc gọi trước đó, người dùng còn có thể nghe trực tiếp nội dung của cuộc gọi đó thông qua một giao diện đơn giản. Giao diện này được thiết kế để mang lại trải nghiệm sử dụng tối ưu và giúp người dùng dễ dàng tiếp cận với nội dung cuộc gọi. Với số lượng công cụ và tính năng phong phú, người dùng có thể tùy chỉnh cài đặt và thực hiện các tác mở rộng phù hợp với nhu cầu của mình.
Tính năng ghi âm cuộc gọi mang đến những lợi ích quan trọng cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Từ việc cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng, đào tạo nhân viên, giải quyết khiếu nại, đến việc nắm bắt thông tin quan trọng và phân tích xu hướng thị trường.
Tuy nhiên, việc sử dụng tính năng ghi âm cuộc gọi cần phải tuân theo các quy định về quyền riêng tư và luật pháp. Việc thu thập, lưu trữ và sử dụng thông tin cá nhân đòi hỏi sự đồng ý của các bên tham gia cuộc gọi và tuân theo các quy tắc định rõ.
Trong trường hợp, bạn cần hỗ trợ khi lấy ghi âm cuộc gọi từ tổng đài ảo hay bất cứ vấn đề gì về hệ thống tổng đài, hãy liên hệ ngay với DigiNext để được tư vấn nhanh nhất 24/7/365 nhé!
