Tổng đài ảo là một giải pháp ngày càng phổ biến trong việc quản lý cuộc gọi và tương tác với khách hàng hiệu quả. Tuy nhiên, một trong những điều quan trọng mà nhiều người quan tâm khi đề cập đến dịch vụ này chính là chi phí và các khoản phí bảo trì liên quan. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu xem việc đăng ký và duy trì một tổng đài ảo có tốn phí bảo trì hay không, cũng như ảnh hưởng của nó đối với doanh nghiệp trong bài viết này nhé!
Tổng quan về tổng đài ảo
Tổng đài ảo cho phép tổ chức thiết lập và quản lý các quy trình tương tác với khách hàng một cách tự động, giúp tối ưu hóa hoạt động và cung cấp dịch vụ hiệu quả. Thay vì yêu cầu một nhân viên ngồi đợi và xử lý cuộc gọi, tổng đài ảo có khả năng tự động chuyển hướng cuộc gọi đến người phù hợp, cung cấp thông tin cần thiết và giải quyết nhanh chóng nhiều yêu cầu khách hàng.
Lợi ích mà tổng đài ảo mang lại là sự cải thiện rõ rệt trong trải nghiệm của khách hàng. Khả năng tiếp nhận cuộc gọi một cách tức thì, thông qua hệ thống tự động, giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này tạo ra sự hài lòng và tăng tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, tổng đài ảo giúp tăng năng suất bằng cách giảm bớt thời gian chờ đợi và tối ưu hóa việc phân chia công việc cho nhân viên. Không chỉ vậy, nó còn mang lại lợi ích về mặt chi phí bằng cách tối ưu hóa tài nguyên nhân lực và giảm bớt chi phí hoạt động.
Chi phí đăng ký tổng đài ảo gồm những gì?
Chi phí đăng ký và triển khai tổng đài ảo có thể biến đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm quy mô doanh nghiệp, tính năng và yêu cầu tùy chỉnh cần sử dụng. Dưới đây là một số yếu tố tổng quan về chi phí mà doanh nghiệp có thể phải chi trả khi đăng ký và triển khai tổng đài ảo:
Chi phí ban đầu để đăng ký và triển khai
Phí đăng ký ban đầu: Đây là chi phí mà doanh nghiệp phải trả khi đăng ký sử dụng dịch vụ tổng đài ảo. Phí này có thể đóng vai trò quan trọng trong việc xác định tổng chi phí khởi đầu.
Chi phí triển khai hệ thống: Bao gồm chi phí lắp đặt, cấu hình hệ thống, và tối ưu hóa để đảm bảo rằng tổng đài ảo hoạt động một cách hiệu quả.
Cách tính phí dựa trên yếu tố quy mô doanh nghiệp
Số lượng người dùng: Phụ thuộc vào số lượng nhân viên trong doanh nghiệp cần truy cập và sử dụng tổng đài ảo.
Cách tính phí dựa trên tính năng cần sử dụng
Tính năng cơ bản và mở rộng: Chi phí sẽ thay đổi dựa trên loại tính năng được chọn, ví dụ như ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp tự động, IVR (Interactive Voice Response), quản lý lịch trình, và tính năng tùy chỉnh khác.
Các yếu tố tùy chỉnh
Yêu cầu tùy chỉnh đặc biệt: Nếu doanh nghiệp có yêu cầu tùy chỉnh hoặc tích hợp với các hệ thống hiện có, chi phí có thể tăng lên do sự phức tạp và yêu cầu công việc kỹ thuật cao.
Sử dụng tổng đài ảo có tốn phí bảo trì không?
Sử dụng tổng đài ảo không tốn phí bảo trì. Người sử dụng không phải chi trả khoản phí này riêng biệt và thường xuyên như tổng đài truyền thống mà nó thường nằm luôn trong phí đăng ký ban đầu. Điều này không chỉ giảm bỏ một gánh nặng tài chính cho khách hàng, mà còn mang lại sự tiện lợi và đơn giản hóa quy trình thanh toán.
Nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo KHÔNG TỐN phí duy trì
DigiNext là nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo đã xây dựng mô hình kinh doanh mà không yêu cầu khách hàng phải tốn thêm phí duy trì. Hệ thống tổng đài ảo của DigiNext được thiết kế để cung cấp giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp mà không tạo gánh nặng về chi phí bảo trì.
Tổng đài ảo của DigiNext giúp doanh nghiệp tiết kiệm:
Chi phí thuê nhân lực: Tổng đài ảo của DigiNext được thiết kế để xử lý một lượng lớn cuộc gọi một cách tự động và thông minh. Điều này giúp giảm bớt cần thiết phải có nhiều nhân lực để xử lý cuộc gọi, tiết kiệm chi phí tiền lương và đào tạo nhân viên.
Chi phí hạ tầng vật lý: Tổng đài ảo DigiNext giúp loại bỏ hoặc giảm thiểu chi phí liên quan đến việc xây dựng và duy trì hạ tầng vật lý của tổng đài truyền thống.
Chi phí duy trì và bảo trì hệ thống: Doanh nghiệp không phải chi trả các khoản phí duy trì và bảo trì hằng tháng, giúp tiết kiệm một phần chi phí hoạt động đáng kể.
Chi phí di chuyển và cài đặt: Tổng đài ảo của DigiNext dễ dàng triển khai và cấu hình, giảm chi phí liên quan đến việc di chuyển, lắp đặt và cấu hình so với các hệ thống tổng đài truyền thống.
Chi phí cước gọi điện thoại: DigiNext cung cấp tính năng chuyển hướng cuộc gọi thông minh, giúp giảm chi phí cước gọi tới các tổ chức, doanh nghiệp khác thông qua tối ưu hóa tuyến đường và chọn lựa số cụ thể.
Dựa trên những tìm hiểu và phân tích về nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo, chẳng hạn như DigiNext, có thể kết luận rằng sử dụng tổng đài ảo không tốn phí bảo trì. Các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hàng đầu đã thiết kế mô hình kinh doanh linh hoạt, gộp chung vào phí đăng ký ban đầu và chỉ phải trả 1 LẦN DUY NHẤT, đồng thời loại bỏ hoặc giảm bớt chi phí duy trì hàng tháng cho doanh nghiệp.
Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tận hưởng lợi ích của một tổng đài ảo mà không cần lo lắng về chi phí duy trì, giúp tối ưu hóa tài nguyên, tiết kiệm chi phí hoạt động, và cung cấp dịch vụ chất lượng đến khách hàng.
Sự linh hoạt trong mô hình kinh doanh và tính hiệu quả kinh tế của sử dụng tổng đài ảo đã làm cho lựa chọn này trở nên hấp dẫn và thích hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ.
