Trong kinh doanh, việc phân tích SWOT không chỉ giúp nhà quản trị định vị rõ vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp mà còn phát triển thêm những ý tưởng tuyệt vời để thực thi chiến dịch. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc nắm rõ các bước phân tích SWOT sẽ là đòn bẩy giúp doanh nghiệp phát triển và mở rộng hơn.

1. SWOT là gì? Phân tích SWOT là gì?

SWOT là từ viết tắt của 4 chữ cái: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội), Threats (Thách thức). Đây là một phương pháp phân tích chiến lược thường được các doanh nghiệp sử dụng để đánh giá vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường.

Phân tích SWOT là việc xác định các yếu tố nội bộ (Điểm mạnh, điểm yếu) và các yếu tố bên ngoài (Cơ hội, thách thức) để doanh nghiệp đưa ra được những chiến lược và giải pháp phù hợp, bao gồm định vị thương hiệu, phát triển sản phẩm/thị trường,… Tiến hành phân tích SWOT có thể đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:

• Hình dung được bức tranh toàn cảnh về thị trường và doanh nghiệp
• Đánh giá và lựa chọn ngách kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp
• Đo lường khả năng phát huy điểm mạnh, cải thiện điểm yếu, khả năng thích ứng với những thách thức từ môi trường kinh doanh.

2. Giải nghĩa 4 yếu tố của mô hình SWOT

Strengths (Điểm mạnh): Hiểu đơn giản, đây là những đặc điểm tốt của công ty, mang tính tích cực và là yếu tố nổi bật giúp công ty tạo khác biệt vượt trội so với đối thủ cạnh tranh. Bao gồm giá cả, dịch vụ chăm sóc khách hàng, thương hiệu dễ nhận biết,…

Weaknesses (Điểm yếu): Đây là những điểm gây cản trở sự phát triển của công ty hoặc những điểm đối thủ làm tốt hơn bạn. Ví dụ những thứ có thể mang lại lợi ích cho công ty nhưng chưa có (trang web, kênh giao tiếp,…), thứ đối thủ cạnh tranh có mà bạn không có (giá cả, độ bao phủ,…), nguồn lực nội bộ hạn chế,…

Opportunities (Cơ hội): Còn được gọi là “đòn bẩy” giúp công ty phát triển thuận lợi, cải thiện doanh thu và mang lại giá trị. Gồm thị trường ngách, tương tác báo chí, đổi mới thương hiệu,…

Threats (Thách thức): Bao gồm các yếu tố gây rủi ro, tổn thất hoặc cản trở sự phát triển của công ty ở thời điểm hiện tại và cả tương lai. Ví dụ: đối thủ cạnh tranh, rủi ro tài chính, mất doanh số, đánh giá tiêu cực, thông tin sai lệch,…

3. Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng mô hình SWOT

Phân tích SWOT giúp công ty mở rộng thị trường và tránh khỏi thất thoát ngân sách do biến động thị trường. Cụ thể:

Xây dựng kế hoạch chính xác hơn: Thay vì lập kế hoạch kinh doanh một cách chung chung, mô hình SWOT giúp doanh nghiệp phân tích rõ tình hình hiện tại thông qua các yếu tố nội tại (Điểm mạnh và Điểm yếu) cùng với những tác động của môi trường bên ngoài (Cơ hội và Thách thức). Qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định dựa trên phân tích có căn cứ và mang lại hiệu quả.

Xác định ưu điểm và nhược điểm: Mô hình SWOT giúp doanh nghiệp nhận diện được những thế mạnh cần phát huy và các hạn chế cần cải thiện để phát triển bền vững.

Tận dụng cơ hội để mở rộng: Nhờ đánh giá các cơ hội xung quanh, doanh nghiệp có thể tìm cách mở rộng thị trường và tăng trưởng bền vững.

Đối phó với rủi ro hiệu quả hơn: Việc nhận diện các rủi ro tiềm tàng (như biến động thị trường hoặc cạnh tranh) giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn, từ đó giảm thiểu những tác động tiêu cực.

>> Xem thêm: 5 bước triển khai mô hình B2B marketing cho doanh nghiệp

4. Hướng dẫn phân tích SWOT cho doanh nghiệp nhỏ

Phân tích SWOT không chỉ đơn giản là việc liệt kê các yếu tố nội tại và bên ngoài của doanh nghiệp mà vẫn có thể mở rộng để xây dựng một ma trận SWOT hoàn chỉnh theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đặt mục tiêu khi phân tích SWOT

Mục tiêu phân tích thường liên quan đến các dự án và hoạt động chính của doanh nghiệp. Có mục tiêu cụ thể sẽ giúp nhà quản lý tập trung hơn vào các khía cạnh cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Mỗi bộ phận hoặc kế hoạch đều có các mục tiêu phân tích SWOT khác nhau, có thể là việc mở rộng thị trường, ra mắt sản phẩm mới hoặc xử lý các vấn đề về truyền thông và phản hồi khách hàng,…

Bước 2: Thu thập thông tin

Để phân tích SWOT một cách khách quan, công việc khảo sát các bộ phận trong doanh nghiệp, đối tác, khách hàng, cũng như cập nhật tình hình thị trường và các đối thủ cạnh tranh rất cần thiết.

Bạn có thể thực hiện khảo sát bằng cách phỏng vấn hoặc tạo biểu mẫu trực tuyến. Đối với các yếu tố thị trường, nên tham khảo các nguồn thông tin uy tín và phân tích của các chuyên gia trong ngành.

Bước 3: Lên danh sách các ý tưởng

Ở bước này, hãy chia giấy thành bốn ô tương ứng với các yếu tố của mô hình SWOT. Với mỗi ô, hãy đặt ra các câu hỏi và câu trả lời để xác định rõ ràng tình hình hiện tại của doanh nghiệp.

Điểm mạnh và điểm yếu:

Với các yếu tố bên trong như điểm mạnh và điểm yếu, có thể dựa vào thông tin nội bộ doanh nghiệp. Để xác định điểm mạnh, bạn có thể xem xét các câu hỏi như:

• Doanh nghiệp của bạn có những ưu thế nào so với đối thủ?
• Các yếu tố nào giúp thương hiệu thu hút khách hàng?
• Sản phẩm của doanh nghiệp có lợi thế gì? Điều gì khiến khách hàng gắn bó với sản phẩm?
• Nguồn lực (tài chính, nhân sự, công nghệ,…) doanh nghiệp bạn đang có?

Ngược lại, các câu hỏi để xác định điểm yếu có thể là:

• Những yếu tố nào cần cải thiện trong doanh nghiệp?
• Điều gì khiến khách hàng chưa hài lòng?
• Đối thủ có lợi thế hơn bạn?
• Đâu là lỗ hổng nguồn lực của doanh nghiệp?

Cơ hội và Thách Thức: 

Các yếu tố bên ngoài cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Vì vậy, khi phân tích SWOT bạn không nên bỏ qua 2 yếu tố này. 

Để khai thác triệt để cơ hội, bạn có thể tham khảo những mẫu câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp cần làm gì để tạo mối quan hệ bền chặt với khách hàng?
• Đâu là kênh truyền thông tiềm năng và có thể triển khai?
• Xu hướng kinh doanh trong ngành
• Phân đoạn thị trường có thể thử, các công nghệ mới ra mắt có thể áp dụng?

Bên cạnh cơ hội, khi phân tích SWOT doanh nghiệp cũng phải chú ý đến các rủi ro, thách thức từ thị trường. Bạn có thể tham khảo những mẫu câu hỏi sau:

• Có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh trực tiếp và cạnh tranh gián tiếp trên thị trường?
• Thị hiếu khách hàng đã thay đổi ra sao? 
• Doanh nghiệp có điểm yếu nào mà đối thủ có thể khai thác?
• Các chính sách xã hội và kinh tế có thể gây ra những thách thức nào đối với doanh nghiệp?

Bước 4: Chốt lại kết quả

Sau khi thu thập đủ thông tin cho cả 4 yếu tố, hãy chọn ra những yếu tố phù hợp nhất và xếp chúng theo thang điểm từ 1 đến 10 để xác định đâu là cơ hội lớn nhất và đâu là thách thức mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Bước 5: Đưa ra chiến lược dựa trên phân tích SWOT

Từ các yếu tố đã phân tích, có thể phát triển chiến lược phù hợp dựa trên sự kết hợp của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Bao gồm:

• Chiến lược SO : Tận dụng thế mạnh để phát triển từ những cơ hội tiềm năng.
• Chiến lược ST : Kết hợp điểm mạnh với thách thức để tối đa hóa điểm mạnh nhằm chống lại thách thức từ môi trường bên ngoài.
• Chiến lược WO : Khắc phục điểm yếu bằng cách khai thác cơ hội.
• Chiến lược WT : Cải thiện điểm yếu, đồng thời hạn chế rủi ro các rủi ro, thường được dùng khi doanh nghiệp đang rơi vào tình trạng suy thoái. 

5. Khi nào doanh nghiệp nhỏ nên sử dụng mô hình SWOT

Không phải mọi tình huống đều phù hợp để doanh nghiệp sử dụng SWOT. Phương pháp này nên được áp dụng vào những thời điểm thích hợp nhất. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể:

Trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh: SWOT hỗ trợ việc nhận diện các yếu tố bên trong và tác động từ bên ngoài lên doanh nghiệp, giúp việc xây dựng kế hoạch được rõ ràng và hiệu quả hơn.

Khi lập kế hoạch chiến lược: Sử dụng SWOT để tìm ra những cơ hội tiềm năng mà doanh nghiệp có thể khai thác cũng như để phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra.

Trước khi đưa ra quyết định lớn: Trước khi thực hiện các hoạt động như đầu tư, mở rộng thị trường hoặc sáp nhập, sử dụng SWOT giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về tình hình hiện tại, đồng thời xem xét lại vị thế và hướng đi.

Khi đối mặt với sự cạnh tranh mạnh mẽ từ đối thủ: Phân tích SWOT giúp doanh nghiệp hiểu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp so với đối thủ, từ đó xây dựng các chiến lược cạnh tranh hiệu quả.

Để đánh giá môi trường kinh doanh: SWOT giúp bạn hiểu rõ bức tranh về môi trường kinh doanh và các yếu tố ảnh hưởng đến nó, chẳng hạn như sự thay đổi của các quy định pháp luật hoặc xu hướng thị trường.

Khi nội bộ công ty đang gặp khó khăn: SWOT hỗ trợ đánh giá và điều chỉnh các quy trình nội bộ, tối ưu hóa nguồn nhân lực và cải thiện văn hóa tổ chức.

Bài viết trên đã cung cấp cái nhìn chi tiết về mô hình SWOT cùng các bước hướng dẫn triển khai. Đây không chỉ là công cụ phân tích mà còn đóng vai trò thiết yếu trong việc định hình chiến lược kinh doanh. Nhờ vào việc xác định và tận dụng điểm mạnh, khắc phục hạn chế, khai thác cơ hội và ứng phó với các thách thức, doanh nghiệp của bạn có thể xây dựng và thúc đẩy chiến lược phát triển một cách hiệu quả.