Từ lâu, giao tiếp luôn đóng vai trò then chốt cho sự phát triển và thành công của mỗi doanh nghiệp. Trong thời đại công nghệ số, tổng đài IP (hay IP PBX) nổi lên như một giải pháp hiện đại giúp cải thiện hiệu quả liên lạc nội bộ. Vậy tổng đài IP có gì đặc biệt và vì sao ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn?

Hãy cùng tìm hiểu thêm những thông tin quan trọng xoay quanh tổng đài IP mà bạn không nên bỏ qua.

1. Tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP (IP PBX) là một hệ thống liên lạc nội bộ sử dụng giao thức Internet (IP) để thiết lập và quản lý các cuộc gọi trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Một điểm mạnh nổi bật của tổng đài IP chính là khả năng linh hoạt cao. 

Tổng đài IP là gì? 

Thông qua giao thức VoIP (Voice over IP), cuộc gọi được truyền qua mạng Internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí viễn thông và tận dụng tối đa hạ tầng mạng sẵn có. Ngoài việc hỗ trợ liên lạc nội bộ hiệu quả, tổng đài IP còn dễ dàng tích hợp với nhiều nền tảng khác như hội nghị truyền hình, hộp thư thoại, tạo nên một hệ thống giao tiếp hợp nhất và tiện lợi.

Tổng đài IP mang đến nhiều tiện ích phục vụ hoạt động giao tiếp như: thực hiện cuộc gọi nội bộ, chuyển tiếp cuộc gọi, hội thoại nhóm, kết nối âm thanh và hình ảnh qua IP, lưu trữ và quản lý danh bạ, ghi âm cuộc gọi, tự động hóa trả lời,… Nhờ vào sự đa dạng tính năng, hệ thống này giúp doanh nghiệp duy trì liên lạc liền mạch và chuyên nghiệp hơn.

2. Các loại tổng đài IP phổ biến

2.1. Tổng đài ảo (Cloud/Hosted/Virtual PBX)

Tổng đài ảo là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp được vận hành thông qua hạ tầng đám mây, lưu trữ trên các máy chủ đặt tại trung tâm dữ liệu bên ngoài. Hệ thống này hoạt động qua kết nối internet, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư phần cứng, dễ dàng mở rộng quy mô và quản trị mà không đòi hỏi kiến thức kỹ thuật chuyên sâu. Tổng đài ảo còn cung cấp các tính năng vượt trội so với tổng đài truyền thống.

2.2. Tổng đài IP vật lý (IP PBX cứng)

Tổng đài IP cứng là giải pháp tích hợp tất cả tính năng trên một thiết bị phần cứng chuyên dụng được cài đặt ngay tại văn phòng. Với mô hình này, doanh nghiệp chỉ cần đội ngũ IT nội bộ để cài đặt và cấu hình ban đầu, sau đó có thể sử dụng độc lập. Giải pháp này phù hợp với doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật cao hoặc muốn kiểm soát trực tiếp hệ thống liên lạc.

3. Những điểm nổi bật của tổng đài IP

Những điểm nổi bật của tổng đài IP

• Hỗ trợ công nghệ VoIP (Voice over IP), cho phép truyền tải âm thanh qua mạng Internet thay vì sử dụng đường dây truyền thống.

• Dễ dàng tích hợp với nhiều nền tảng như hội nghị truyền hình, hộp thư thoại, phần mềm quản lý khách hàng (CRM) và các ứng dụng giao tiếp khác.

• Linh hoạt trong cấu hình và dễ dàng mở rộng quy mô hệ thống khi cần.

• Giúp giảm đáng kể chi phí liên lạc và vận hành so với tổng đài analog thông thường.

4. Tính năng và lợi ích mà tổng đài IP mang lại cho doanh nghiệp

• Tối ưu chi phí: Hệ thống sử dụng hạ tầng mạng có sẵn và giảm thiểu chi phí liên lạc nội bộ và liên hệ khách hàng.

• Mở rộng dễ dàng: Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống có thể mở rộng quy mô, thêm người dùng hoặc chi nhánh mà không cần thay đổi hạ tầng vật lý phức tạp.

• Tích hợp đa nền tảng: Kết nối liền mạch với các công cụ như email, tin nhắn thoại, video call,… giúp đồng bộ thông tin và nâng cao trải nghiệm người dùng.

• Tính năng nâng cao: Hệ thống hỗ trợ ghi âm cuộc gọi, thiết lập hội nghị nhiều bên, lập trình trả lời tự động, định tuyến cuộc gọi thông minh và lưu trữ dữ liệu liên lạc hiệu quả.

Tổng đài IP mang đến cho doanh nghiệp một nền tảng liên lạc hiện đại và linh hoạt, giúp cải thiện chất lượng kết nối nội bộ và tăng khả năng tương tác với khách hàng.

Sự linh hoạt của hệ thống thể hiện ở khả năng thích ứng nhanh với nhu cầu tăng trưởng. Việc thêm người dùng, mở rộng điểm liên lạc hoặc tích hợp thêm chức năng mới đều có thể thực hiện dễ dàng mà không đòi hỏi nâng cấp lớn về phần cứng.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn được hưởng lợi từ các tính năng nâng cao như ghi âm, tự động hóa cuộc gọi, thiết lập quy tắc chuyển hướng linh hoạt, đảm bảo không bỏ lỡ các cuộc gọi quan trọng. Tổng đài IP cũng có thể tích hợp trực tiếp với hệ thống CRM, giúp cải thiện việc theo dõi khách hàng, tăng hiệu quả làm việc và nâng cao trải nghiệm dịch vụ.

5. Cấu trúc mô hình tổng đài IP

Một hệ thống tổng đài IP hoàn chỉnh thường bao gồm 3 thành phần chính:

5.1. Đầu số SIP Trunking

Đầu số SIP Trunk (hay còn gọi là số VoIP cố định) hoạt động tương tự các đầu số điện thoại truyền thống nhưng dựa trên nền tảng internet. Các loại đầu số phổ biến hiện nay:

• Đầu số 1900: Người gọi sẽ trả phí cuộc gọi, trong khi doanh nghiệp sử dụng sẽ nhận chiết khấu từ nhà mạng.

• Đầu số 1800: Cuộc gọi hoàn toàn miễn phí cho người gọi, chi phí sẽ do doanh nghiệp đăng ký chi trả.

• Đầu số cố định (SIP Trunk): Thường được doanh nghiệp sử dụng làm số hotline chính thức.

• Đầu số di động: Là số sim mobile được tích hợp vào hệ thống tổng đài qua thiết bị gateway hoặc eSIM chuyên dụng.

5.2. Hệ thống tổng đài IP (Tổng đài cứng & tổng đài ảo)

Hệ thống tổng đài ảo và tổng đài cứng

Tổng đài là trung tâm xử lý mọi cuộc gọi đến và đi. Có hai hình thức phổ biến:

• Tổng đài ảo (Cloud PBX): Được lưu trữ và vận hành trên hạ tầng đám mây, không cần cài đặt phần cứng tại văn phòng.

• Tổng đài vật lý (IP PBX cứng): Được triển khai trên thiết bị riêng tại công ty, thích hợp với những đơn vị có đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu.

Khi chọn tổng đài, doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố: Số lượng người dùng cần triển khai, nhu cầu tích hợp API với các phần mềm quản trị như CRM hoặc ERP, ngân sách đầu tư và chi phí duy trì hằng tháng.

5.3. Thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối là công cụ để nhân viên thực hiện và nhận cuộc gọi từ hệ thống tổng đài, bao gồm:

• Điện thoại IP có dây: Phù hợp với văn phòng cố định, ít di chuyển.

• Điện thoại IP không dây: Linh hoạt di chuyển trong quá trình làm việc.

• Phần mềm Softphone trên máy tính: Sử dụng tai nghe và micro, phù hợp cho nhân viên chăm sóc khách hàng.

• Softphone trên điện thoại di động: Cho phép nhận/gọi mọi lúc mọi nơi thông qua ứng dụng.

Kết luận

Tổng đài IP là một giải pháp viễn thông hiện đại, mang lại sự linh hoạt và hiệu quả trong giao tiếp nội bộ cũng như với khách hàng. Nhờ khả năng mở rộng dễ dàng, tích hợp đa nền tảng và tính năng thông minh, tổng đài IP đang trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để nâng cao trải nghiệm liên lạc và hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp hơn. Đây chính là một bước tiến công nghệ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và hiệu quả.