Trong bối cảnh nền kinh tế là cuộc cạnh tranh không ngừng, doanh nghiệp ngày càng chú trọng vào khâu  tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng qua điện thoại. Chính vì vậy, tổng đài điện thoại đã trở thành một công cụ không thể thiếu, không chỉ hỗ trợ giao tiếp nội bộ hiệu quả, hệ thống này còn giúp kết nối chuyên nghiệp với khách hàng, tạo dựng hình ảnh thương hiệu và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Vậy tổng đài doanh nghiệp là gì? hoạt động như thế nào và làm sao để triển khai hiệu quả? Hãy cùng Diginext tìm hiểu chi tiết từ A đến Z ngay trong bài viết sau.

1. Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài điện thoại (PBX – Private Branch Exchange) là hệ thống chuyển mạch tự động được thiết kế dành riêng cho nội bộ doanh nghiệp. Với hệ thống này, các phòng ban, bộ phận trong công ty có thể liên lạc nhanh chóng mà không cần sử dụng đường truyền từ nhà mạng, đồng thời vẫn có thể gọi ra ngoài khi cần thiết.

Việc sử dụng tổng đài không chỉ giúp tiết kiệm chi phí liên lạc mà còn đảm bảo tính bảo mật, chuyên nghiệp và linh hoạt trong giao tiếp nội bộ. Ngoài ra, đối với những doanh nghiệp có nhu cầu chăm sóc khách hàng qua điện thoại, đây cũng là giải pháp hoàn hảo giúp quản lý tập trung, ghi âm, lưu trữ, định tuyến và đo lường hiệu suất tư vấn.

2. Cấu tạo của hệ thống tổng đài điện thoại

Một hệ thống tổng đài hoàn chỉnh bao gồm các thành phần chính như:

• Tổng đài trung tâm: Là bộ xử lý chính, thực hiện các chức năng chuyển mạch, điều hướng, xử lý tín hiệu thoại giữa các máy nhánh hoặc giữa nội bộ với bên ngoài.

• Đường trung kế: Là các kết nối từ nhà cung cấp dịch vụ viễn thông như VNPT, Viettel, FPT, giúp tổng đài có thể gọi và nhận cuộc gọi ra ngoài.

• Các máy nhánh: Thường là điện thoại IP, điện thoại bàn, softphone trên máy tính hoặc ứng dụng di động – dành cho các cá nhân trong doanh nghiệp.

• Thiết bị phụ trợ: Gồm bộ lưu điện (UPS), bàn giám sát DSS, hiển thị số gọi đến (CID), giúp tăng cường khả năng kiểm soát và duy trì vận hành ổn định cho hệ thống.

Tại Diginext, các gói tổng đài điện thoại được cung cấp với đầy đủ các thành phần trên, có thể dễ dàng tích hợp với hạ tầng sẵn có của doanh nghiệp.

3. Cách thức hoạt động của tổng đài điện thoại

Nguyên lý vận hành của tổng đài rất đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả. Khi có cuộc gọi đến, tổng đài sẽ tiếp nhận tín hiệu từ nhà mạng hoặc SIP Trunk. Hệ thống có thể phát lời chào tự động, hướng dẫn người gọi nhấn phím để gặp đúng bộ phận thông qua chức năng IVR.

Nếu gọi nội bộ, người dùng chỉ cần nhấn số máy nhánh tương ứng. Đối với cuộc gọi ra ngoài, hệ thống có thể yêu cầu mã PIN hoặc xác thực để đảm bảo quyền truy cập và tránh lạm dụng việc sử dụng tổng đài. Tất cả các cuộc gọi đều có thể được ghi âm, báo cáo và theo dõi chi tiết trên hệ thống mà nhà cung cấp phát hành.

Với giải pháp tổng đài điện thoại của Diginext, doanh nghiệp còn có thể tích hợp tổng đài trực tiếp vào hệ thống CRM, giúp hiển thị toàn bộ thông tin khách hàng ngay khi có cuộc gọi đến và lưu trữ lịch sử tương tác một cách thông minh, tự động.

4. Lợi ích khi sử dụng tổng đài điện thoại

Doanh nghiệp ứng dụng tổng đài nội bộ sẽ nhận được nhiều lợi ích rõ rệt như:

• Tối ưu hóa chi phí liên lạc: Không bị tính cước nội bộ, giảm thiểu chi phí gọi ra nhờ đầu số SIP, giá cước cũng rẻ hơn nhiều so với cước điện thoại di động thông thường.

• Chuyên nghiệp hóa dịch vụ kết nối với khách hàng: Việc tích hợp các tính năng như lời chào tự động, chuyển máy linh hoạt, ghi âm cuộc gọi giúp rút ngắn thời gian xử lý tác vụ không cần thiết, nâng cao trải nghiệm khách hàng khi kết nối với doanh nghiệp.

• Báo cáo chi tiết giúp dễ dàng quản lý hiệu suất: Báo cáo lưu trữ tất cả số liệu về số lượng cuộc gọi, thời gian đàm thoại, tỷ lệ nhấc máy… – giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá nhân sự và cải thiện các điểm còn hạn chế.

• Tính bảo mật cao: Hệ thống được cài đặt để thiết lập quyền hạn, mã hóa dữ liệu và giới hạn sử dụng theo từng cấp độ người dùng, điều này giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng bị rò rỉ thông tin.

• Linh hoạt mở rộng: Hệ thống có thể dễ dàng nâng cấp, thêm máy nhánh, tích hợp CRM, chatbot, và các phần mềm nội bộ khác theo nhu cầu của người sử dụng.

5. Lựa chọn loại tổng đài phù hợp

Hiện nay, trên thị trường có ba loại tổng đài điện thoại phổ biến:

• Tổng đài analog: Truyền thống, phù hợp với mô hình nhỏ, ít tích hợp.

• Tổng đài IP: Dùng đường truyền internet, hỗ trợ tích hợp phần mềm CRM và hệ thống mạng nội bộ, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).

• Tổng đài ảo (Cloud PBX): Không cần phần cứng, có thể triển khai nhanh, quản lý từ xa, chi phí thấp, dễ mở rộng, thường được sử dụng bởi các công ty, tập đoàn lớn có nhu cầu bán hàng và chăm sóc khách hàng qua điện thoại liên tục và với dung lượng lớn.

Hiện tại, Diginext đang cung cấp tổng đài điện thoại ảo (DIGICX) trên nền tảng điện toán đám mây, đảm bảo độ ổn định cao, chi phí tối ưu và bảo mật chuẩn quốc tế. Doanh nghiệp có thể triển khai hệ thống chỉ trong vài giờ mà không cần đầu tư máy chủ vật lý.

6. Cần chuẩn bị gì khi triển khai tổng đài điện thoại

Để việc lắp đặt tổng đài diễn ra hiệu quả và nhanh chóng, doanh nghiệp cần:

• Xác định nhu cầu: Số lượng máy nhánh, tính năng cần thiết như ghi âm, hiển thị thông tin khách hàng, tích hợp CRM…

• Chọn đầu số phù hợp: Diginext hỗ trợ các đầu số 1900, 1800, cố định và SIP trunk – đáp ứng linh hoạt nhu cầu từ CSKH đến bán hàng.

• Đảm bảo kết nối internet ổn định: Đây là yếu tố quan trọng với hệ thống tổng đài IP hoặc cloud, giúp duy trì chất lượng cuộc gọi.

• Chuẩn bị thiết bị đầu cuối: IP phone, máy tính, điện thoại di động hoặc ứng dụng gọi điện tích hợp (ví dụ: extension chrome của Diginext).

• Đào tạo và hướng dẫn nhân viên: Giúp mọi người nhanh chóng làm quen với hệ thống, sử dụng hiệu quả và chuyên nghiệp.

7. Vì sao nên chọn tổng đài điện thoại tại Diginext?

Diginext là đối tác công nghệ tin cậy, cung cấp các giải pháp tổng đài điện thoại nội bộ tích hợp CRM, với nhiều ưu điểm vượt trội:

• Triển khai nhanh chóng: Từ 20 phút đến vài giờ, không cần lắp đặt phức tạp.

• Chi phí linh hoạt: Gói cước đa dạng, phù hợp với doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.

• Tích hợp CRM và công cụ quản trị: Hỗ trợ popup thông tin khách hàng, ghi chú cuộc gọi, thống kê tự động.

• Gọi điện đa nền tảng: Sử dụng qua IP phone, web, app hoặc extension tiện lợi.

• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: Luôn sẵn sàng xử lý mọi vấn đề phát sinh nhanh chóng, chính xác.

Đặc biệt, với đội ngũ chuyên gia hơn 10 năm kinh nghiệm, Diginext cam kết tư vấn tận tình, đồng hành từ khi thiết kế hệ thống đến khi vận hành thực tế.

Tổng đài điện thoại không chỉ là giải pháp giao tiếp, mà còn là “xương sống” trong công tác quản trị thông tin, chăm sóc khách hàng và điều phối nội bộ doanh nghiệp. Việc lựa chọn đúng hệ thống và đơn vị triển khai sẽ mang đến lợi ích lâu dài về hiệu suất, chi phí và trải nghiệm người dùng.

Nếu bạn đang cần tư vấn hoặc triển khai tổng đài điện thoại, hãy liên hệ ngay với Diginext để được hỗ trợ từ A đến Z, Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường số hóa và tối ưu vận hành.

Xem thêm: Lắp đặt tổng đài điện thoại bàn cho doanh nghiệp

——————————————–

DIGINEXT – Giải pháp tổng đài thông minh kết hợp CRM hàng đầu Việt Nam

Trụ sở Hà Nội: Lô OF03-19, Tầng 3 – Office, Vinhomes West Point, Đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Hà Nội

Trụ sở Hồ Chí Minh: Căn BH9, Tầng trệt, Block B, Tòa nhà Sky Center, 5B Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh

  Hotline: 1900.5055 – 024.6888.6888/028.6888.6886

Email: Kinhdoanh@diginext.com.vn

🔗 Facebook: DigiNext