Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, thay vì dùng điện thoại cầm tay hoặc máy bàn, người dùng có thể sử dụng máy tính hoặc điện thoại thông minh để thực hiện cuộc gọi tổng đài ảo bằng cách sử dụng phần mềm Softphone. Trong bài viết này, hãy cùng DigiNext khám phá những lý do tại sao lựa chọn Softphone cho tổng đài ảo lại là một quyết định thông minh cho doanh nghiệp của bạn.

Giới thiệu tổng đài ảo và Softphone

Tổng đài ảo

Tổng đài ảo là một hệ thống điện thoại cung cấp dịch vụ quản lý cuộc gọi, chuyển đổi và phân phối cuộc gọi trong doanh nghiệp mà không cần phải sử dụng các thiết bị tổng đài truyền thống.

Nó cho phép các doanh nghiệp tạo và quản lý một trung tâm cuộc gọi hiệu quả để tương tác với khách hàng, đồng thời theo dõi và cải thiện quy trình liên quan đến cuộc gọi.

Softphone

Softphone là một ứng dụng phần mềm cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi thoại trực tuyến thông qua mạng internet.

Thay vì sử dụng điện thoại cầm tay hoặc máy bàn, người dùng có thể sử dụng máy tính hoặc điện thoại thông minh của họ để thực hiện cuộc gọi bằng cách sử dụng giao diện phần mềm.

Những lý do nên lựa chọn Softphone cho tổng đài ảo

Tiết kiệm chi phí

Sử dụng Softphone giúp tiết kiệm chi phí đáng kể:

Không cần thiết bị phức tạp:

Một trong những lợi ích đầu tiên của việc sử dụng Softphone là loại bỏ sự cần thiết của các thiết bị tổng đài truyền thống. Bạn không cần phải mua máy chủ tổng đài, điện thoại cầm tay, hoặc điều hòa gió phòng máy. Điều này giúp giảm điểm chi phí ban đầu đáng kể.

Giảm chi phí triển khai:

Triển khai một hệ thống tổng đài ảo với Softphone thường đơn giản và nhanh chóng hơn nhiều so với tổng đài truyền thống. Cài đặt và cấu hình Softphone có thể thực hiện một cách dễ dàng và không đòi hỏi nhiều công việc phức tạp. Điều này giúp giảm chi phí triển khai và tiết kiệm thời gian.

Bảo trì dễ dàng:

Softphone không đòi hỏi nhiều công việc bảo trì so với các thiết bị tổng đài truyền thống. Các bản cập nhật và sửa lỗi có thể được triển khai từ xa một cách nhanh chóng và hiệu quả. Không cần phải thay thế phần cứng hay thực hiện sự can thiệp phức tạp đối với hệ thống.

Chi phí mở rộng thấp hơn:

Khi doanh nghiệp phát triển và cần mở rộng hệ thống tổng đài, việc thêm mới các người dùng và tích hợp họ vào Softphone rất dễ dàng. Bạn không cần phải mua thêm phần cứng hay thay đổi cơ sở hạ tầng một cách lớn, điều này giúp tiết kiệm chi phí mở rộng.

Linh hoạt làm việc

Softphone mang lại tính linh hoạt cao đối với nhân viên. Họ có thể làm việc từ xa, từ bất kỳ đâu có kết nối internet, giúp tăng cường sự hiệu quả và sự hài lòng của nhân viên:

Làm việc ở bất kỳ đâu:

Một trong những ưu điểm lớn nhất của Softphone là khả năng làm việc từ xa. Nhân viên có thể truy cập hệ thống tổng đài và thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ đâu, miễn là có kết nối internet. Điều này giúp họ duy trì hiệu suất làm việc ngay cả khi không ở trong văn phòng.

Làm việc bằng bất kỳ thiết bị nào:

Softphone có tích hợp tính năng đa nền tảng, cho phép người dùng sử dụng nó trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng, và cả đồng thời trên nhiều thiết bị. Điều này đảm bảo tính linh hoạt tuyệt vời cho các nhân viên khi họ có thể lựa chọn thiết bị phù hợp với hoàn cảnh làm việc.

Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng

Tích hợp dễ dàng với các công cụ và ứng dụng khác:

Softphone thường tích hợp dễ dàng với các ứng dụng khác mà doanh nghiệp của bạn có thể đang sử dụng, chẳng hạn như hệ thống quản lý khách hàng (CRM), email, và chat trực tuyến. Điều này tạo sự hiệu quả trong công việc và giúp tiết kiệm thời gian.

Tích hợp với CRM cho phép nhân viên truy cập thông tin liên hệ của khách hàng và lịch sử tương tác ngay từ màn hình cuộc gọi, cung cấp thông tin quý báu để cung cấp dịch vụ cá nhân hóa.

Tính linh hoạt trong quản lý cuộc gọi và dịch vụ khách hàng:

Softphone cung cấp nhiều tính năng linh hoạt cho việc quản lý cuộc gọi, bao gồm chuyển tiếp cuộc gọi, thêm vào cuộc họp, ghi âm cuộc gọi, và thậm chí tự động xác định cuộc gọi và định tuyến chúng đến người phù hợp nhất.

Điều này giúp cải thiện thời gian phản hồi và chất lượng dịch vụ, tạo sự hài lòng cho khách hàng và tăng cường mối quan hệ.

An toàn và bảo mật

Sử dụng Softphone cho tổng đài ảo mang lại nhiều lợi ích về mặt an toàn và bảo mật cho doanh nghiệp:

Bảo mật trong truyền dữ liệu:

Softphone thường sử dụng các giao thức mã hóa để bảo vệ dữ liệu truyền qua mạng. Điều này đảm bảo rằng các cuộc gọi và thông tin quan trọng của bạn được bảo mật và không thể dễ dàng bị xâm nhập hoặc đánh cắp.

Quản lý quyền truy cập:

Softphone cho phép bạn quản lý quyền truy cập vào hệ thống tổng đài ảo một cách chi tiết. Bạn có thể xác định người dùng nào có quyền truy cập vào các tính năng cụ thể và thực hiện các hành động như thêm vào cuộc gọi, ghi âm, hoặc xem lịch sử cuộc gọi.

Điều này giúp kiểm soát dữ liệu và ngăn chặn người dùng không có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm.

Bảo mật thoại cuộc gọi:

Softphone thường hỗ trợ ghi âm cuộc gọi, và các tùy chọn ghi âm này thường được bảo vệ bằng mã hóa. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu thoại của bạn không bị rò rỉ hoặc bị truy cập trái phép.

Ngoài ra, Softphone cũng có tính năng chặn cuộc gọi không mong muốn hoặc cuộc gọi chưa xác định để đảm bảo an toàn cho người dùng.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân:

Đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp xử lý thông tin cá nhân của khách hàng, Softphone có khả năng bảo vệ dữ liệu cá nhân và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu như GDPR (General Data Protection Regulation).

Dữ liệu cá nhân của khách hàng và nhân viên được bảo vệ khỏi rò rỉ và truy cập trái phép.

Các tùy chọn xác thực bảo mật:

Softphone thường hỗ trợ các tùy chọn xác thực mạnh mẽ như xác thực hai yếu tố (2FA) hoặc xác thực bằng vân tay hoặc khuôn mặt trên các thiết bị có hỗ trợ. Điều này tăng cường bảo mật bằng cách đảm bảo rằng chỉ có người dùng hợp lệ mới có thể truy cập vào hệ thống.

Sử dụng Softphone không chỉ đơn giản là áp dụng công nghệ hiện đại, mà còn giúp tối ưu hóa tài nguyên tài chính, cải thiện trải nghiệm của nhân viên và khách hàng, cùng với tích hợp các tính năng bảo mật mạnh mẽ. Với tất cả những lợi ích này, Softphone là một công cụ mạnh mẽ để nâng cao năng suất và cạnh tranh của doanh nghiệp trong thế giới kỹ thuật số ngày nay.