Trong thời đại mà tốc độ và trải nghiệm khách hàng là yếu tố sống còn, việc tối ưu hóa quy trình liên lạc nội bộ và với khách hàng là vô cùng cần thiết. Hệ thống tổng đài điện thoại cùng với số máy nhánh đã trở thành giải pháp hiệu quả, giúp doanh nghiệp kết nối nội bộ nhanh chóng và nâng cao tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ số máy nhánh là gì, hoạt động ra sao, và làm sao để gọi trực tiếp vào số nhánh mà không cần nghe phần giới thiệu dài dòng của tổng đài. Bài viết dưới đây của DigiNext sẽ giúp bạn hiểu rõ tất cả.

1. Số máy nhánh là gì?

Số máy nhánh (tiếng Anh: Extension Number) là một dãy số ngắn, thường từ 2 đến 4 chữ số, được gán cho từng bộ phận hoặc cá nhân trong một hệ thống tổng đài nội bộ (PBX – Private Branch Exchange). Khi khách hàng gọi đến số điện thoại chính của doanh nghiệp, họ có thể nhập số nhánh để được kết nối trực tiếp đến người hoặc phòng ban cần gặp, thay vì phải chờ lễ tân hoặc làm theo các bước chọn phím.

Ví dụ minh họa:

– Số tổng đài chính của công ty: 1900 1234

– Số máy nhánh của bộ phận kinh doanh: 101

– Số máy nhánh của bộ phận kỹ thuật: 102

Khi khách hàng gọi vào số tổng đài và biết trước số nhánh, họ có thể bấm 101 ngay sau tiếng bíp hoặc lời chào để gặp bộ phận kinh doanh.

2. Lợi ích và hạn chế của số máy nhánh

2.1. Lợi ích

Tiết kiệm chi phí đầu tư hạ tầng

Thay vì lắp nhiều đường dây điện thoại riêng biệt cho từng phòng ban hoặc nhân viên, doanh nghiệp chỉ cần một số tổng đài duy nhất và phân phối số nhánh nội bộ, giúp giảm chi phí đáng kể.

Tăng tính chuyên nghiệp và khả năng mở rộng

Hệ thống tổng đài có số nhánh giúp doanh nghiệp thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, dễ dàng mở rộng khi tăng nhân sự hoặc thêm phòng ban mà không phải đổi số điện thoại.

Liên lạc nội bộ nhanh chóng

Nhân viên chỉ cần bấm 3–4 số ngắn để gọi nhau trong công ty, không cần quay số dài, giảm thời gian liên lạc và tăng hiệu quả làm việc.

Tối ưu trải nghiệm khách hàng

Khách hàng có thể kết nối đến đúng bộ phận mà họ cần một cách nhanh chóng, tránh phải nghe qua nhiều bước hướng dẫn hoặc bị chuyển máy lòng vòng.

2.2. Hạn chế

Khách hàng cần biết số nhánh trước

Nếu không cung cấp rõ ràng số nhánh cho khách (qua website, email, danh thiếp), họ có thể phải nghe toàn bộ lời hướng dẫn hoặc bấm nhầm số, gây bất tiện.

Cần đầu tư hệ thống tổng đài

Hệ thống PBX hoặc tổng đài ảo (Cloud PBX) cần được cài đặt và vận hành đúng cách. Nếu không, dễ xảy ra lỗi kỹ thuật ảnh hưởng đến việc liên lạc.

Phụ thuộc vào hạ tầng

Khi hệ thống tổng đài bị sự cố (mất điện, lỗi đường truyền, bảo trì…), tất cả số máy nhánh cũng sẽ ngừng hoạt động.

>>> Đọc thêm tại: https://diginext.com.vn/goi-tong-dai-1900-co-mat-phi-khong-2/

3. Doanh nghiệp nào nên sử dụng số máy nhánh?

Việc triển khai hệ thống số máy nhánh phù hợp với đa số các tổ chức và doanh nghiệp, đặc biệt là:

– Doanh nghiệp vừa và lớn: Có nhiều phòng ban, nhân viên hoặc chi nhánh.

– Tổ chức dịch vụ khách hàng: Trung tâm chăm sóc khách hàng, call center.

– Văn phòng chuyên nghiệp: Luật sư, kế toán, tài chính, bất động sản.

– Trường học, bệnh viện, cơ quan nhà nước: Cần liên lạc nội bộ thường xuyên và hệ thống hóa các bộ phận.

Ví dụ: Bệnh viện Y có tổng đài 1900 1234

– Đặt lịch khám khoa nội: 401

– Khoa sản: 402

– Phòng xét nghiệm: 403
=> Người bệnh gọi đến bấm 401 để đặt lịch, không cần qua tổng đài viên.

Hệ thống số nhánh không chỉ giúp tối ưu liên lạc mà còn là một phần trong chiến lược nâng cao trải nghiệm khách hàng và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

4. Những lưu ý khi sử dụng số máy nhánh

Để khai thác hiệu quả số máy nhánh, doanh nghiệp nên lưu ý:

– Thông báo rõ số nhánh: In trên danh thiếp, để trên trang web, chữ ký email… để khách hàng dễ tìm.

– Ghi âm lời chào chuyên nghiệp: Nếu khách không biết số nhánh, hệ thống cần hướng dẫn rõ cách lựa chọn phím.

– Đào tạo nhân viên: Hướng dẫn cách chuyển máy, xử lý cuộc gọi nội bộ, sử dụng phần mềm tổng đài (nếu có).

– Kiểm tra định kỳ hệ thống: Đảm bảo các số nhánh hoạt động ổn định, tránh tình trạng bấm số nhánh mà không có tín hiệu.

– Tối ưu trải nghiệm khách hàng: Rút ngắn lời chào, cho phép bấm số nhánh sớm để tiết kiệm thời gian.

5. Cách vào thẳng số máy nhánh mà bỏ qua giới thiệu của tổng đài

Một trong những điều gây khó chịu cho người gọi là phải nghe hết phần giới thiệu tổng đài trước khi được bấm số máy nhánh. Dưới đây là các cách giúp bạn bấm trực tiếp vào số nhánh nhanh hơn:

Cách 1: Bấm số nhánh ngay khi bắt đầu nghe lời chào

– Sau khi kết nối cuộc gọi, khi nghe thấy tiếng “bíp” hoặc lời chào tự động vừa phát, bạn có thể nhập ngay số nhánh (ví dụ: 101).

– Nhiều hệ thống tổng đài hiện đại cho phép bấm số nhánh ngay trong lúc lời chào đang phát.

Cách 2: Sử dụng cú pháp gọi kết hợp số tổng đài và số nhánh

Một số điện thoại di động cho phép bạn lưu số máy nhánh kèm theo số tổng đài, bằng cách chèn dấu “,” (hoặc “p”, “w” tùy điện thoại) làm điểm dừng.

Ví dụ: Gọi đến bộ phận kinh doanh (số nhánh 101) qua số tổng đài 02812345678:

– Lưu trong danh bạ: 02812345678,101

– Khi gọi, điện thoại sẽ tự động dừng và sau đó quay tiếp số nhánh.

Lưu ý: Tính năng này phụ thuộc vào từng dòng điện thoại và ứng dụng gọi. Nên kiểm tra kỹ hoặc thử trước.

Cách 3: Gọi qua tổng đài ảo hoặc ứng dụng softphone

Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng hệ thống tổng đài IP hoặc tổng đài cloud, bạn có thể gọi số máy nhánh qua các phần mềm chuyên dụng như Zoiper, 3CX, hoặc app riêng của nhà cung cấp. Các phần mềm này cho phép gọi trực tiếp số nhánh như gọi nội bộ, không cần qua tổng đài chính.

Kết luận

Hệ thống số máy nhánh không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý liên lạc hiệu quả hơn mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng và hình ảnh chuyên nghiệp. Biết cách sử dụng và tối ưu số nhánh – đặc biệt là cách gọi trực tiếp mà không cần nghe giới thiệu tổng đài – sẽ mang lại lợi ích to lớn cho cả doanh nghiệp và khách hàng.