Email Marketing là một trong những hình thức tiếp thị trực tuyến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Một chiến dịch Email Marketing thành công khi doanh nghiệp giữ chân được khách hàng đăng ký email trong thời gian dài. Hơn nữa, khả năng phân phối email cũng là một yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành bại của chiến dịch nhưng thường bị các doanh nghiệp bỏ quên. 

>> Xem thêm: Email Marketing là gì? Quy trình 5 Bước làm tiếp thị Email Marketing hiệu quả nhất !

1. Các giai đoạn gửi email marketing

1.1. Thiết lập

Cài đặt hệ thống SAP: đây là hệ thống bảo vệ dịch vụ email để doanh nghiệp của bạn thiết lập bảo mật, chống spam hay các phần mềm độc hại và giảm thiểu khả năng vi phạm chính sách gửi thư

Xác thực tên miền riêng cho email: định dạng email có hậu tố là địa chỉ website của một doanh nghiệp

Địa chỉ IP chuyên dụng: nếu doanh nghiệp bạn gửi trên 100.000 email mỗi tháng trong một tài khoản hoặc trên toàn hệ thống, việc sử dụng IP chuyên dụng giúp doanh nghiệp gia tăng độ tin cậy khi gửi email, từ đó cải thiện tỷ lệ gửi thư thành công và tránh bị đánh dấu là thư rác. 

MTA (Mail Transfer Agents): xử lý các tin nhắn trực tuyến chuyển thư từ máy tính đến địa chỉ khác. MTA hoạt động như một cầu nối giữa các máy chủ email, đảm bảo rằng tất cả email được chuyển giao một cách an toàn, đáng tin cậy và theo đúng quy trình.

SSL (Secure Sockets Layer): đây là công nghệ tiêu chuẩn cho phép thiết lập kết nối được mã hóa và truyền đi một cách an toàn giữa máy chủ web (host) và trình duyệt web (client). Sau khi hệ thống SAP được áp dụng cho tài khoản, bạn có thể bảo mật tên miền thông qua ứng dụng.

1.2. Giai đoạn kết nối email marketing

Gửi email không chỉ đơn giản là “gửi hàng loạt” vì khách hàng ngày càng khó tính hơn trong việc chọn lọc thông tin, đòi hỏi nội dung liên quan và tần suất gửi hợp lý. Dưới đây là các yếu tố cần chú ý khi gửi email:

Warm Up IP (Làm ấm địa chỉ IP): là quá trình tăng dần khối lượng gửi từ một địa chỉ IP, nhằm tránh bị ISP đánh giá là gửi thư rác và cho phép ISP theo dõi tỷ lệ nhấp, mở và khiếu nại một cách từ từ. Điều này cho ISP thấy rằng đây là một người gửi hợp pháp. 

Tiếp thị dựa trên sự cho phép: Tất cả các địa chỉ trong danh sách khách hàng phải cấp quyền rõ ràng cho khách hàng để gửi email qua ứng dụng. 

Nội dung phù hợp với tần suất đã cam kết: Bạn có đang gửi email với tần suất đúng như cam kết không? Nội dung có đúng như đã hứa không? Hãy nhớ rằng người nhận mong muốn nhận được thông tin liên lạc có tính cá nhân và phù hợp. Nếu email của bạn không đáp ứng điều này, hãy cân nhắc lại lý do gửi.

Dễ dàng từ chối: Hãy đảm bảo người nhận có thể dễ dàng hủy đăng ký nếu họ không muốn nhận email nữa. Việc cho phép hủy đăng ký dễ dàng giúp hạn chế tình trạng người nhận đánh dấu email của bạn là thư rác.

Làm sạch danh sách: Bạn có địa chỉ nào mà bạn chưa gửi thư trong vòng 6 tháng? Những khách hàng không mở email hoặc nhấp vào liên kết cũng có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả gửi. Hãy loại bỏ các địa chỉ này để tránh nguy cơ bị khiếu nại về thư rác. 

1.3. Quản lý

Giai đoạn này tập trung vào việc theo dõi hiệu suất chiến dịch để hiểu rõ hơn về người đăng ký Email Marketing và sở thích của họ. 

Theo dõi hiệu suất chiến dịch để nắm bắt xu hướng: sử dụng công cụ hỗ trợ và xem dữ liệu để theo dõi chặt chẽ các xu hướng về mức độ tương tác (tỷ lệ nhấp) cũng như các khiếu nại và hủy đăng ký. Lắng nghe phản hồi từ người dùng để điều chỉnh chiến dịch cho phù hợp.

Xử lý tỷ lệ trả lại cao: mặc dù ứng dụng thường tự động giữ lại các email sau ba lần trả lại, nhưng tỷ lệ trả lại vượt quá 10% có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng gửi email và uy tín với ISP. 

Điều chỉnh nội dung: tình trạng người đăng ký có xu hướng giảm tương tác theo thời gian khi sở thích thay đổi hoặc họ tìm thấy các thương hiệu mới. Việc lặp lại một mã giảm giá 30% từ tuần này qua tuần khác có thể không đủ để giữ chân người đăng ký.

2. 3 bước để giữ chân người theo theo dõi Email Marketing

Bước 1: Thu thập địa chỉ email

Thu thập email tại cửa hàng: Bạn có thể đề nghị khách hàng điền vào một mẫu thông tin ngắn gọn để thu thập email mà không làm mất nhiều thời gian của họ. Chỉ cần yêu cầu địa chỉ email thay vì các thông tin chi tiết khác và nhập trực tiếp vào hệ thống của mình.

Đối với các cửa hàng bán lẻ, việc thu thập email trở nên đơn giản hơn khi tận dụng phần mềm bán hàng. Hầu hết các hệ thống POS hiện đại đều cho phép lưu thông tin khách hàng tại điểm thanh toán, giúp bạn dễ dàng yêu cầu và lưu trữ địa chỉ email của khách hàng.

Sử dụng trang web của bạn: Các trang web đã tích hợp sẵn các công cụ cần thiết để thu thập email của khách hàng. Việc này có thể được thực hiện trong quá trình khách hàng liên hệ trực tiếp và chủ động cung cấp email và thông tin cơ bản để nhận tư vấn.

Tận dụng trang Facebook: Bạn cũng có thể đặt mẫu đăng ký email trên trang Facebook của mình để thu thập địa chỉ email từ khách hàng một cách hiệu quả.

Bước 2: Phân nhóm khách hàng

Hãy giữ chân khách hàng thông qua các chương trình ưu đãi dành cho khách hàng thân thiết. Đa số khách hàng sẵn lòng cung cấp thông tin để nhận các ưu đãi hoặc tham gia vào chương trình độc quyền.

Việc phân nhóm khách hàng giúp gửi đúng thông điệp đến đúng đối tượng. Bạn có thể phân loại khách hàng theo giới tính, vị trí địa lý, lịch sử mua hàng, và mức độ tương tác. Điều này đảm bảo chiến dịch tiếp thị phù hợp với từng nhóm cụ thể.

Bước 3: Theo dõi và tối ưu hóa

Để đánh giá hiệu quả và tối ưu hóa các chiến dịch email, bạn cần chạy thử nghiệm và theo dõi cẩn thận. Phân tích dữ liệu chiến dịch để xác định chủ đề, thời gian gửi, và nội dung hiệu quả nhất đối với từng nhóm khách hàng.

Để nâng cao tỷ lệ mở email, hãy chú ý đến các chỉ số quan trọng như thời điểm khách hàng mở email, tỷ lệ chuyển đổi và ngày có tỷ lệ mở cao nhất. Điều này giúp tinh chỉnh và tối ưu hóa chiến lược gửi email nhằm đạt hiệu quả tối đa.

Tóm lại, một chiến dịch Email Marketing hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc gửi đi hàng loạt thông điệp, mà cần xây dựng sự gắn kết lâu dài với người theo dõi. Khi doanh nghiệp biết cách thu thập, phân loại và tối ưu hóa email phù hợp với nhu cầu của từng nhóm khách hàng, Email Marketing sẽ trở thành công cụ quan trọng giúp nâng cao giá trị thương hiệu và duy trì lòng trung thành của khách hàng.