Trong thời đại công nghệ số bùng nổ, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng hơn đến các công cụ hỗ trợ trong việc chăm sóc khách hàng. Nổi bật trong số đó là hệ thống Auto Call, một giải pháp vượt trội giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận hơn với các khách hàng và tăng tỉ lệ chuyển đổi.
1. Auto Call là gì?
Auto Call là hệ thống gọi tự động cho phép doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều cuộc gọi cùng một lúc để quảng bá các sản phẩm, dịch vụ cũng như các chương trình ưu đãi mới của doanh nghiệp, đồng thời, các khách hàng cũng có thể tương tác lại trực tiếp với cuộc gọi tới từ tổng đài viên.
Thay vì các nhân viên phải bấm số gọi tự công, hệ thống sẽ tự động quay số và phát trực tiếp những nội dung quảng cáo, thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá hiệu quả chăm sóc khách hàng và tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với các thao tác thủ công.
Auto Call là gì?
2. Tính năng nổi bật của hệ thống gọi tự động Auto Call
2.1. Tính năng gọi hàng loạt
Một trong những tính năng nổi bật nhất của auto call đó là khả năng gọi hàng trăm, hàng nghìn khách hàng trong cùng một thời điểm mà không lo bị gián đoạn giữa các cuộc gọi với nhau. Tính năng này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu nhân sự trong việc chăm sóc khách hàng.
2.2. Cá nhân hoá nội dung cuộc gọi và dễ dàng tương tác với khách hàng
Hệ thống Auto Call tích hợp tính năng Voice Brandname hoặc đầu số gọi ra, kết hợp cùng khả năng chuyển đổi văn bản thành giọng nói (Text-to-Speech), mang đến trải nghiệm cuộc gọi chuyên nghiệp và tự động cá nhân hoá nội dung cho khách hàng. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép nghe và phát lại cuộc gọi bất cứ lúc nào, giúp việc kiểm soát và theo dõi chất lượng cuộc gọi trở nên dễ dàng, hiệu quả.
Không chỉ vậy, Auto Call còn được trang bị hàng loạt tính năng nổi bật như IVR (tương tác bằng phím bấm) hoặc tính năng API (xây dựng và cá nhân hoá kịch bản) giúp khách hàng dễ dàng điều hướng cuộc gọi, tạo sự tin tưởng cho khách và nâng cao trải nghiệm người dùng.
Hệ thống Auto Call giúp cá nhân hoá nội dung cuộc gọi
2.3. Báo cáo và thống kê chi tiết
Mọi cuộc gọi đến và đi đều được hệ thống ghi âm đầy đủ, phân tích và đưa ra báo cáo đầy đủ và chi tiết cho doanh nghiệp như số lượng cuộc gọi thành công, số lượng cuộc gọi thất bại, các phản hồi thường thấy của khách hàng,…Từ đó mà doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và đưa ra những quyết định chính xác hơn.
3. Lợi ích của hệ thống gọi Auto Call cho doanh nghiệp
3.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự
Thay vì phải bỏ ra một nguồn chi phí lớn trong việc tuyển dụng và đào tạo đội ngũ telesales, doanh nghiệp chỉ cần áp dụng hệ thống Auto Call vào trong quy trình chăm sóc khách hàng và dễ dàng thực hiện hàng ngàn cuộc gọi mỗi ngày một cách tự động nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao.
Ngoài ra, với tính năng gọi hàng loạt và khả năng lên lịch cuộc gọi theo khung giờ tối ưu, doanh nghiệp có thể dễ dàng kết nối với khách hàng mà không gặp các tình trạng tắc nghẽn mạng hoặc máy bận.
Tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự
3.2. Nâng cao hiệu suất chăm sóc khách hàng
Nhờ các tính năng chuyển văn bản thành giọng nói (Text – to – speech) và tích hợp API (xây dựng kịch bản cá nhân hoá), hệ thống Auto Call có thể gọi tên được khách hàng và truyền tải được đúng thông điệp mà doanh nghiệp mong muốn như nhắc lịch hẹn, mã đơn,….Điều này giúp tăng sự gắn kết với các khách hàng quen thuộc và tạo dựng được thiện cảm với các khách hàng mới.
Ngoài ra, hệ thống Auto Call còn cho phép khách hàng dễ dàng tương tác thông qua phím bấm cũng như các cuộc gọi luôn được hoạt động trơn tru mà ít gặp các sự cố bên ngoài, mang lại cho khách hàng trải nghiệm chuyên nghiệp nhất.
3.3. Dễ dàng theo dõi và đo lường hiệu quả
Toàn bộ các cuộc gọi đã thực hiện đều được hệ thống ghi âm lại và lưu trữ, doanh nghiệp có thể dễ dàng thu thập các phản hồi và tra cứu nội dung cần thiết khi cần để kiểm tra chất lượng dịch vụ.
Bên cạnh đó, hệ thống Auto Call còn có khả năng phân tích dữ liệu như tỉ lệ bắt máy, tỉ lệ khách hàng huỷ cuộc gọi, thời gian nghe máy,…Những thông tin này có thể giúp doanh nghiệp nhiều hơn trong việc xây dựng các chiến lược kinh doanh và điều chỉnh phương pháp tiếp cận khách hàng phù hợp.
Dễ dàng theo dõi và đo lường hiệu quả
3.4. Khả năng mở rộng quy mô
Trong trường hợp doanh nghiệp đang chạy các dự án mới hoặc mở rộng các chiến dịch cũ mà cần tiếp cận và gia tăng số lượng khách hàng, hệ thống Auto Call vẫn hoàn toàn có thể đáp ứng và hoạt động trơn tru mà không cần tuyển thêm nhân sự. Doanh nghiệp vẫn có thể tăng tỉ lệ chuyển đổi mà không cần bỏ ra thêm quá nhiều chi phí cho việc chăm sóc khách hàng thông qua các cuộc gọi.
4. Ứng dụng thực tế của Auto Call
Hệ thống Auto Call phù hợp với hầu hết các ngành nghề và được sử dụng phổ biến trong các chiến dịch marketing và chăm sóc khách hàng. Dưới đây là những ứng dụng thực tế của Auto Call cho từng lĩnh vực:
- Ngân hàng – Tài chính: Doanh nghiệp có thể tổng hợp và nhắc lịch thanh toán, khoản vay đến hạn với nhiều khách hàng cùng lúc, tăng khả năng thu hồi và giảm tỉ lệ nợ xấu cho người dùng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể giới thiệu các dịch vụ mới như mở thẻ tín dụng, số dư sinh lời nhằm tăng tỉ lệ chuyển đổi.
- Thương mại điện tử – Logistics: Hệ thống Auto Call giúp hỗ trợ khách hàng xác nhận đơn đã đặt và nắm rõ lịch giao hàng của sản phẩm. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng có thể quảng bá các mặt hàng mới và các chương trình ưu đãi tới gần hơn với khách hàng, kích thích hành vi mua sắm của người tiêu dùng.
Ứng dụng của hệ thống Auto Call trong giáo dục
- Giáo dục: Các trường học, trung tâm đào tạo có thể áp dụng hệ thống Auto Call cho việc nhắc lịch học, các sự kiện quan trọng như khai giảng, kỷ niệm thành lập trường tới phụ huynh và học sinh.
- Y tế: Hệ thống Auto Call giúp hỗ trợ các bệnh viện và phòng khám nhắc lịch tái khám cho khách, thông báo kết quả xét nghiệm tới các bệnh nhân.
- Dịch vụ hành chính công: Hệ thống sẽ hỗ trợ nhắc nhở người dân lịch hẹn làm giấy tờ, thông báo các chính sách và quy định mới một cách kịp thời và nhanh chóng.
>> Xem thêm: Gợi ý 5 mẫu kịch bản Auto Call theo lĩnh vực
5. DigiNext – Đơn vị uy tín giúp cung cấp hệ thống Auto Call cho doanh nghiệp
DigiNext là nhà mạng viễn thông thứ 11 tại Việt Nam giúp cung cấp nhiều giải pháp tổng đài ảo thông minh cho doanh nghiệp, bao gồm cả hệ thống gọi tự động Auto Call. Với giá thành cạnh tranh và chất lượng dịch vụ tốt với đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7, DigiNext sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành, đem lại cho khách hàng trải nghiệm chuyên nghiệp nhất.
DigiNext – Đơn vị uy tín giúp cung cấp hệ thống Auto Call cho doanh nghiệp
Tạm Kết
Hệ thống Auto Call là một giải pháp tổng đài thông minh, hiện đại, có khả năng ứng dụng linh hoạt trong hầu hết các ngành nghề và lĩnh vực. Công nghệ này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá hiệu quả quản lý mà còn giảm tải khối lượng công việc cho đội ngũ chăm sóc khách hàng. Nhờ khả năng tự động hóa quy trình gọi điện, hệ thống Auto Call đảm bảo mọi thông tin quan trọng đều sẽ được truyền tải đầy đủ và nhanh chóng đến người tiêu dùng, đồng thời vẫn đem lại hiệu quả cao.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một hệ thống tổng đài thông minh hỗ trợ gọi tự động và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với DIGINEXT thông qua hotline 1900.5055 hoặc đăng ký trực tiếp trên website để sớm sở hữu giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
