Trong thời đại chuyển đổi số, các doanh nghiệp không chỉ đầu tư vào phần mềm quản lý hay nền tảng điện toán đám mây, mà còn đặc biệt chú trọng đến hệ thống giao tiếp nội bộ. Một trong những giải pháp liên lạc tiên tiến được nhiều công ty lựa chọn hiện nay chính là tổng đài IP – một hệ thống giúp cải thiện hiệu suất làm việc, nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng và tối ưu chi phí vận hành.

Vậy tổng đài IP là gì, có gì khác so với tổng đài truyền thống? Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để triển khai hệ thống này? Hãy cùng Diginext khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Tổng Đài IP Là Gì?

Tổng đài IP (IP PBX – Internet Protocol Private Branch Exchange) là hệ thống tổng đài sử dụng công nghệ Internet để truyền tải tín hiệu thoại (Voice) thay vì sử dụng đường dây điện thoại truyền thống. Hệ thống này hoạt động dựa trên giao thức VoIP (Voice over IP), cho phép thực hiện các cuộc gọi nội bộ và bên ngoài thông qua mạng Internet hoặc mạng LAN nội bộ.

Không giống như tổng đài analog yêu cầu hạ tầng dây cáp điện thoại riêng biệt, tổng đài IP sử dụng chính kết nối mạng sẵn có của doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa việc triển khai, đồng thời tiết kiệm chi phí vận hành và bảo trì.

Ngoài ra, tổng đài IP còn tích hợp được nhiều tính năng thông minh như: quản lý cuộc gọi, ghi âm, định tuyến thông minh, kết nối CRM, làm việc từ xa, gọi video và nhiều tính năng nâng cao khác.

2. Vì Sao Doanh Nghiệp Nên Chuyển Sang Sử Dụng Tổng Đài IP?

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể

Không cần kéo dây điện thoại riêng, không tốn phí cho các cuộc gọi nội bộ, và giảm thiểu chi phí bảo trì – đó là những lợi thế hàng đầu mà tổng đài IP mang lại. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, khi liên lạc nội bộ qua tổng đài IP sẽ hoàn toàn được miễn phí nhờ kết nối Internet.

Linh hoạt và mở rộng dễ dàng

Tổng đài IP không bị giới hạn bởi hạ tầng vật lý, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng số lượng máy nhánh chỉ với vài thao tác cấu hình trên phần mềm. Khi nhân sự tăng hoặc mở chi nhánh mới, bạn không cần lắp đặt mới mà chỉ cần kết nối Internet là có thể sử dụng ngay.

Làm việc mọi lúc, mọi nơi

Nhân viên có thể nhận và thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ đâu thông qua ứng dụng softphone hoặc điện thoại IP kết nối Internet. Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có đội ngũ làm việc từ xa, nhân viên kinh doanh di chuyển liên tục hoặc hệ thống chăm sóc khách hàng hoạt động 24/7.

Tích hợp công nghệ hiện đại

Tổng đài IP có khả năng tích hợp với hệ thống CRM, ERP, các công cụ live chat, chatbot hoặc phần mềm quản lý khách hàng giúp quản lý toàn bộ hành trình tương tác từ A-Z. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ gọi điện mà còn xây dựng được trải nghiệm dịch vụ đồng bộ, hiệu quả và chuyên nghiệp.

3. Các Bước Chuẩn Bị Lắp Đặt Tổng Đài IP

Triển khai hệ thống tổng đài IP không phức tạp, nhưng cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo hoạt động ổn định và hiệu quả lâu dài. Dưới đây là các bước chuẩn bị quan trọng mà doanh nghiệp nên thực hiện:

Khảo sát nhu cầu sử dụng

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng người dùng, máy nhánh, nhu cầu gọi ra ngoài, gọi nội bộ, số lượng đầu số, yêu cầu tính năng (ghi âm, định tuyến, phân phối cuộc gọi…) và mức độ mở rộng trong tương lai. Điều này giúp lựa chọn được cấu hình tổng đài IP phù hợp, tránh lãng phí tài nguyên hoặc thiếu hụt chức năng.

Đánh giá hạ tầng mạng

Vì tổng đài IP hoạt động dựa trên mạng LAN hoặc Internet, doanh nghiệp cần đánh giá đường truyền hiện tại có đủ ổn định và tốc độ hay không. Mạng yếu sẽ khiến chất lượng cuộc gọi giảm sút, gây gián đoạn trong liên lạc. Trong nhiều trường hợp, việc nâng cấp router, switch hoặc tách mạng thoại riêng biệt sẽ giúp đảm bảo chất lượng tốt hơn.

Chọn loại tổng đài IP phù hợp

Tùy vào mô hình hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai dạng tổng đài IP:

• Tổng đài IP vật lý: Lắp đặt tại văn phòng với thiết bị phần cứng riêng. Phù hợp với doanh nghiệp lớn, yêu cầu bảo mật cao, có nhân sự IT vận hành tại chỗ.

• Tổng đài IP ảo (Cloud PBX): Được vận hành trên nền tảng điện toán đám mây. Doanh nghiệp không cần lắp đặt phần cứng mà chỉ cần kết nối Internet để sử dụng. Đây là lựa chọn phổ biến hiện nay vì tính linh hoạt, dễ triển khai và tiết kiệm chi phí.

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Việc chọn một đơn vị tư vấn, triển khai và bảo trì tổng đài IP có kinh nghiệm là yếu tố quyết định đến chất lượng hệ thống. Diginext hiện là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp tổng đài IP tại Việt Nam, với đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu, sản phẩm chính hãng, và chính sách mật tối ưu.

Chuẩn bị thiết bị đầu cuối

Tùy vào nhu cầu, doanh nghiệp có thể sử dụng các thiết bị phụ trợ phù hợp:

• Điện thoại IP chuyên dụng: Thiết bị tích hợp sẵn cổng mạng LAN.

• Ứng dụng softphone trên máy tính, điện thoại: Cài đặt phần mềm như Zoiper, 3CX, Linphone… để gọi điện mà không cần thiết bị riêng.

• Gateway chuyển đổi tín hiệu: Dành cho doanh nghiệp đang sử dụng điện thoại analog và muốn tích hợp vào hệ thống IP.

Thiết lập cấu hình và chạy thử

Sau khi chuẩn bị xong thiết bị, nhà cung cấp sẽ tiến hành cấu hình hệ thống, gán máy nhánh, cài đặt định tuyến cuộc gọi, lời chào tự động, hộp thư thoại… Sau đó tiến hành chạy thử để kiểm tra chất lượng đường truyền, độ ổn định của hệ thống và huấn luyện nhân viên sử dụng.

Với khả năng tích hợp linh hoạt, tiết kiệm chi phí và hỗ trợ doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả, tổng đài IP đang trở thành xu hướng tất yếu trong hạ tầng viễn thông hiện đại. Việc triển khai hệ thống này không chỉ giúp tối ưu hóa giao tiếp nội bộ mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng – yếu tố then chốt để doanh nghiệp tăng trưởng bền vững trong thời đại số.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị lắp đặt tổng đài IP uy tín, chất lượng, chi phí hợp lý và hỗ trợ kỹ thuật lâu dài, Diginext chính là đối tác đáng tin cậy. Chúng tôi cung cấp đầy đủ các giải pháp tổng đài IP vật lý, tổng đài ảo DIGICX cùng dịch vụ tư vấn, lắp đặt và bảo trì hệ thống chuyên nghiệp.

Liên hệ ngay với Diginext để nhận tư vấn miễn phí và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Xem thêm: Phân biệt tổng đài Analog và tổng đài IP: Đâu là giải pháp tối ưu?

——————————————–

DIGINEXT – Giải pháp tổng đài thông minh kết hợp CRM hàng đầu Việt Nam

Trụ sở Hà Nội: Lô OF03-19, Tầng 3 – Office, Vinhomes West Point, Đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Hà Nội

Trụ sở Hồ Chí Minh: Căn BH9, Tầng trệt, Block B, Tòa nhà Sky Center, 5B Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 1900.5055 – 024.6888.6888/ 028.6888.6886

Email: Kinhdoanh@diginext.com.vn

Facebook: DigiNext