Tổng đài điện thoại đang trở thành công cụ không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp hiện đại. Không chỉ hỗ trợ liên lạc nội bộ mượt mà, hệ thống tổng đài còn giúp tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng, giảm thiểu chi phí và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để lựa chọn được loại tổng đài phù hợp, bạn cần hiểu rõ tổng đài là gì, cách thức hoạt động và những loại hình tổng đài phổ biến hiện nay.

Trong bài viết này, Diginext sẽ cùng bạn khám phá chi tiết từ khái niệm tổng đài điện thoại, các loại hình phổ biến cho đến những tiêu chí lựa chọn tổng đài phù hợp nhất với từng loại hình doanh nghiệp.

1. Tổng đài là gì?

Tổng đài điện thoại là hệ thống kết nối và điều phối các cuộc gọi nội bộ và ngoại tuyến trong doanh nghiệp. Đây là một trung tâm chuyển mạch, giúp điều hướng cuộc gọi đến đúng phòng ban, cá nhân hoặc bộ phận cần thiết. Ngoài chức năng gọi nội bộ miễn phí, tổng đài còn hỗ trợ tiếp nhận và phân phối cuộc gọi từ bên ngoài đến đúng người phụ trách.

Với sự phát triển của công nghệ, tổng đài ngày nay không chỉ đơn thuần là hệ thống phần cứng vật lý, mà còn có thể được triển khai hoàn toàn trên nền tảng internet, tích hợp CRM, lưu trữ dữ liệu đám mây và hỗ trợ phân tích hiệu suất làm việc của nhân viên chăm sóc khách hàng.

2. Các loại hình tổng đài điện thoại phổ biến nhất hiện nay

Tổng đài analog

Đây là loại tổng đài truyền thống, kết nối trực tiếp với đường dây điện thoại cố định từ các nhà mạng. Hệ thống bao gồm máy tổng, các máy nhánh và đường dây analog nội bộ. Tổng đài analog phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, yêu cầu cơ bản về gọi nội bộ và không cần các tính năng nâng cao.

Ưu điểm: Ổn định, không phụ thuộc vào internet, cần mất chi phí mua thiết bị phần cứng để sử dụng.
Hạn chế: Khó mở rộng, không tích hợp CRM hoặc các công nghệ số hiện đại.

Tổng đài IP (VoIP)

Tổng đài IP sử dụng giao thức VoIP (Voice over IP) để truyền tải dữ liệu âm thanh qua mạng máy tính. Thay vì sử dụng dây điện thoại truyền thống, tổng đài IP hoạt động dựa trên kết nối mạng LAN hoặc Internet.

Ưu điểm: Dễ triển khai, dễ mở rộng, tích hợp với CRM, ghi âm cuộc gọi, quản lý qua giao diện web/app.
Hạn chế: Phụ thuộc nhiều vào chất lượng đường truyền internet.

Tổng đài ảo (Cloud PBX)

Đây là xu hướng tổng đài hiện đại nhất, hoạt động hoàn toàn trên nền tảng điện toán đám mây. Doanh nghiệp không cần lắp đặt phần cứng, chỉ cần thiết bị kết nối như điện thoại IP, smartphone hoặc phần mềm trên máy tính.

Ưu điểm: Triển khai nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, không cần đầu tư máy chủ, dễ bảo trì và mở rộng.
Hạn chế: Dữ liệu phụ thuộc vào bên cung cấp dịch vụ; cần phương án bảo mật dữ liệu tốt để tránh rò rỉ thông tin.

Tổng đài di động

Tổng đài di động sử dụng sim điện thoại và ứng dụng cài đặt trên điện thoại để nhận/gọi như tổng đài thông thường. Đây là hình thức linh hoạt cho doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm làm việc thường xuyên di chuyển.

Ưu điểm: Linh hoạt, không cần hạ tầng phức tạp, triển khai nhanh.
Hạn chế: Khó quản lý tập trung nếu đội ngũ mở rộng, dễ nhầm lẫn giữa cuộc gọi cá nhân và công việc.

3. Nên chọn loại tổng đài nào cho doanh nghiệp?

Việc lựa chọn loại tổng đài điện thoại phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, nhu cầu sử dụng, khả năng đầu tư và định hướng phát triển lâu dài.

• Với doanh nghiệp nhỏ, chỉ cần liên lạc nội bộ hoặc hỗ trợ khách hàng cơ bản, tổng đài analog hoặc tổng đài IP là lựa chọn hợp lý.

• Doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, có đội ngũ telesales, chăm sóc khách hàng, cần ghi âm và quản lý lịch sử cuộc gọi nên chọn tổng đài IP hoặc tổng đài ảo.

• Với startup hoặc doanh nghiệp thường xuyên làm việc từ xa, tổng đài ảo là giải pháp tối ưu nhờ tính linh hoạt, chi phí thấp và tích hợp nhanh chóng với các công cụ làm việc.

4. Giải pháp tổng đài điện thoại tại Diginext

Diginext mang đến cho doanh nghiệp giải pháp tổng đài toàn diện – từ tư vấn, triển khai đến bảo trì hệ thống, bao gồm:

• Tổng đài ảo tích hợp đa kênh: thoại, email, live chat, chatbot.

• Ghi âm, báo cáo chi tiết, popup thông tin khách hàng, hỗ trợ kết nối với phần mềm CRM.

• Hỗ trợ đầu số tổng đài chuyên nghiệp (1900, 1800, SIP cố định, Mobi SIP).

• Triển khai linh hoạt trên điện thoại, máy tính, laptop, dễ dàng mở rộng theo quy mô doanh nghiệp.

• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7, xử lý sự cố nhanh chóng và đảm bảo bảo mật tuyệt đối.

  
  

  

Với dịch vụ tổng đài điện thoại (DIGICX) từ Diginext, doanh nghiệp không chỉ sở hữu một hệ thống liên lạc hiện đại mà còn có được giải pháp toàn diện cho quản lý chăm sóc khách hàng và vận hành hiệu quả.

Việc hiểu rõ tổng đài là gì và phân biệt các loại hình tổng đài điện thoại sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô và mục tiêu phát triển. Trong bối cảnh số hóa doanh nghiệp ngày càng tăng tốc, một hệ thống tổng đài hiệu quả không chỉ giúp giao tiếp thuận tiện mà còn là công cụ quan trọng trong chiến lược nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Diginext sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp bạn để triển khai hệ thống tổng đài điện thoại tối ưu – linh hoạt, bảo mật và tiết kiệm chi phí. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm sản phẩm.

Xem thêm: Tìm Hiểu A-Z Về Hệ Thống Tổng Đài Điện Thoại Doanh Nghiệp

——————————————–

DIGINEXT – Giải pháp tổng đài thông minh kết hợp CRM hàng đầu Việt Nam

Trụ sở Hà Nội: Lô OF03-19, Tầng 3 – Office, Vinhomes West Point, Đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Hà Nội

Trụ sở Hồ Chí Minh: Căn BH9, Tầng trệt, Block B, Tòa nhà Sky Center, 5B Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh

  Hotline: 1900.5055 – 024.6888.6888/028.6888.6886

Email: Kinhdoanh@diginext.com.vn

🔗 Facebook: DigiNext