Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, tổng đài ảo đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc quản lý và tối ưu hóa giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng. Khi chọn lựa và sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, người dùng thường phải đối mặt với nhiều câu hỏi và quyết định quan trọng.
Những thắc mắc đó không chỉ là bước quan trọng để tùy chỉnh và triển khai hệ thống một cách hiệu quả, mà còn giúp người sử dụng hiểu rõ hơn về khả năng và tính năng của tổng đài ảo. Hãy cùng DigiNext khám phá những câu hỏi thường gặp trong quá trình đăng kí và sử dụng tổng đài ảo để bạn yên tâm hơn khi lựa chọn sử dụng nhé!
Tích hợp các đầu số 1900 – 1800 vào tổng đài ảo có được không?
Câu trả lời là CÓ. Tổng đài ảo hoàn toàn có thể tích hợp các đầu số 1900 – 1800. Bên cạnh đó, tổng đài ảo còn có thể tích hợp các đầu số cố định và đầu số di động.
Tổng đài ảo có thể gọi nội bộ được không và chi phí gọi nội bộ như thế nào?
Các hệ thống tổng đài ảo đều hỗ trợ gọi nội bộ MIỄN PHÍ. Điều này cho phép nhân viên trong doanh nghiệp có thể liên lạc với nhau thông qua hệ thống tổng đài mà không cần sử dụng các đường điện thoại công cộng một cách nhanh chóng lại không tốn kém bất kì khoản cước gọi nào.
Trước khi đăng ký và sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp đã có số hotline riêng và muốn giữ lại số này để tích hợp với tổng đài ảo được không?
Có, tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp giữ lại số hotline hiện tại và tích hợp nó với hệ thống tổng đài ảo.
Những doanh nghiệp nào thích hợp sử dụng tổng đài ảo?
Tổng đài ảo phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn với đa dạng ngành nghề kinh doanh như trung tâm dịch vụ khách hàng, bán lẻ và thương mại điện tử, y tế, tài chính và ngân hàng, bất động sản,…
Tổng đài ảo có cài đặt được lời chào tự động IVR không?
Có, các hệ thống tổng đài ảo hiện đại đều hỗ trợ tính năng lời chào tự động. Tính năng này cho phép doanh nghiệp cài đặt và tùy chỉnh một thông điệp chào đón tự động mỗi khi có cuộc gọi đến.
Thanh toán cước cho các đầu số điện thoại như thế nào?
Bạn đăng ký sử dụng dịch vụ đầu số điện thoại của nhà cung cấp nào thì thanh toán trực tiếp với nhà cung cấp đó. Thông thường, hàng tháng, nhà cung cấp sẽ gửi thông tin chi tiết về cước phí giao dịch và các phương thức thanh toán kèm hướng dẫn cụ thể đến khách hàng.
Hết giờ làm việc, cuộc gọi tổng đài ảo có tự động chuyển tiếp đến máy cá nhân được không?
Hoàn toàn được. Hệ thống tổng đài ảo cho phép cấu hình tự động chuyển tiếp cuộc gọi đến máy cá nhân hoặc nhóm nhân viên cụ thể ngoài giờ làm việc.
Tổng đài ảo có thể nâng cấp lên các gói khác được không?
Khi người dùng muốn sử dụng thêm tính năng hoặc tăng dụng lượng sử dụng, mở rộng máy nhánh, DigiNext sẽ hỗ trợ nâng cấp lên gói tổng đài cao hơn.
Tổng đài ảo có ghi âm lại cuộc gọi không, làm thế nào để nghe lại file ghi âm?
Có. Tổng đài ảo hỗ trợ chức năng ghi âm cuộc gọi để theo dõi và lưu trữ thông tin quan trọng. Để nghe lại và quản lý các cuộc gọi đã ghi âm, người dùng tìm kiếm trong phần lịch sử cuộc gọi.
Thay đổi địa điểm văn phòng, di chuyển tổng đài ảo có khó khăn không?
Tổng đài ảo hoạt động dựa trên kết nối internet nên việc thay đổi địa điểm văn phòng không hề khó khăn hay bất tiện gì. Chỉ cần có kết nối internet là bạn có thể sử dụng tổng đài ảo ở mọi lúc mọi nơi.
Nhiều chi nhánh có sử dụng chung 1 tổng đài ảo được không?
Vì sử dụng công nghệ internet, nên tổng đải ào có thể được sử dụng chung cho tất cả các chi nhánh, văn phòng đại diện,…
Có thể sử dụng tổng đài ảo trên điện thoại di động không?
Tổng đài ảo hỗ trợ thông qua các ứng dụng di động hoặc giao diện trực tuyến như các phần mềm softphone, giúp bạn sử dụng dịch vụ trên điện thoại di động, máy tính,… mà không cần đến các thiết bị điện thoại bàn cố định.
Người dùng có thể thay đổi cấu hình tổng đài ảo không? Chi phí là bao nhiêu?
Có. Bất cứ khi nào bạn muốn thay đổi cấu hình tổng đài ảo cho phù hợp với nhu cầu sử dụng hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ. Mức chi phi thay đổi cấu hình cũng phụ thuộc vào từng nhà cung cấp khác nhau mà có giá khác nhau. Thông thường các nhà cung cấp sẽ hỗ trợ thay đổi cấu hình miễn phí.
Tổng đài ảo có tích hợp được với các phần mềm khác như CRM không?
Nhiều tổng đài ảo cung cấp tính năng tích hợp với các ứng dụng CRM (Quản lý Mối quan hệ Khách hàng) để tối ưu hóa quản lý thông tin khách hàng và lịch sử cuộc gọi. Để chắc chắn, bạn hãy liên hệ với nhà cung cấp để hõi rõ ràng và chi tiết hơn.
Tổng đài ảo gặp trục trặc, không sử dụng được, tôi phải làm thế nào?
Rất đơn giản, bạn hãy liên hệ ngay với đội ngũ hỗ trợ của nhà cung cấp để được giải đáp. Lưu ý, bạn nên chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ 24/7 để mọi yêu cầu được giải quyết nhanh chóng nhất và hạn chết tối đa ảnh hưởng gián đoạn đến hoạt động của doanh nghiệp.
Hy vọng rằng việc giải đáp những câu hỏi thường gặp này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn khi đăng kí và sử dụng tổng đài ảo. Việc hiểu rõ về những điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận dịch vụ tổng đài ảo một cách hiệu quả mà còn tận dụng hết tiềm năng của nó để tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng và quản lý hiệu quả thông tin liên lạc nội bộ.
Nếu quý khách cần thêm thông tin, tư vấn hoặc giải đáp mọi thắc mắc liên quan, vui lòng liên hệ với DigiNext qua số hotline: 028 888 55555. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ và phục vụ quý khách hàng một cách tận tâm và nhanh chóng.
