Tiết kiệm chi phí là một phần quan trọng của việc duy trì và phát triển doanh nghiệp. Một trong những cách mà các doanh nghiệp có thể thực hiện điều này là áp dụng công nghệ hiện đại như tổng đài ảo. Tổng đài ảo đã chứng minh sức mạnh của mình trong việc tối ưu hóa các khoản chi phí kinh doanh một cách hiệu quả và thông minh.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những lợi ích vượt trội mà tổng đài ảo mang lại cho việc tiết kiệm chi phí kinh doanh, từ việc giảm yêu cầu nhân lực đến tối ưu hóa quá trình làm việc.
Tiết kiệm chi phí nhân sự và tiền lương
Một trong những lợi ích lớn nhất của tổng đài ảo là khả năng tự động hoá nhiều nhiệm vụ. Điều này giúp giảm yêu cầu về nhân lực và tiết kiệm chi phí liên quan đến lương bổng, bảo hiểm, và các khoản phúc lợi khác cho nhân viên thực hiện các công việc cơ bản như tiếp nhận cuộc gọi, xử lý thông tin cơ bản từ khách hàng.
Cách mà tổng đài ảo giúp giảm bớt các khoản chi phí này:
Tự động hoá các nhiệm vụ cơ bản: Tổng đài ảo có khả năng tự động hoá nhiều nhiệm vụ cơ bản như tiếp nhận cuộc gọi đầu vào, xử lý các yêu cầu thông tin cơ bản từ khách hàng, hoặc định tuyến cuộc gọi đến phòng ban hoặc nhân viên cụ thể. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu phải có nhân viên đảm nhận các tác vụ này, từ đó giảm thiểu chi phí liên quan đến lương bổng và các khoản phúc lợi.
Hỗ trợ khách hàng tự động: Tổng đài ảo có thể tích hợp các hệ thống trí tuệ nhân tạo và chatbot để giải quyết các vấn đề thông thường của khách hàng. Các chatbot có khả năng trả lời câu hỏi thường gặp và hỗ trợ trong việc giải quyết vấn đề của khách hàng, giúp giảm áp lực lên nhân viên hỗ trợ khách hàng và giảm tần suất cần tuyển dụng nhân viên thêm.
Tích hợp tính năng tự động đặt lịch: Tổng đài ảo thường đi kèm với khả năng tự động đặt lịch hẹn với khách hàng. Điều này giúp tránh tình trạng nhân viên phải dành thời gian liên hệ với khách hàng để thống nhất thời gian hẹn. Việc tự động đặt lịch cải thiện hiệu suất làm việc và giúp tiết kiệm thời gian của nhân viên, từ đó giảm nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự.
Quản lý đa kênh từ xa: Tổng đài ảo cho phép nhân viên làm việc từ xa mà vẫn có khả năng tiếp nhận cuộc gọi và thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt yêu cầu về không gian văn phòng và tiết kiệm chi phí về mặt bất động sản.
Tiết kiệm chi phí xây dựng cơ sở hạ tầng vật lý
Sử dụng tổng đài ảo giúp loại bỏ nhu cầu sở hữu và duy trì phức tạp của hạ tầng vật lý. Không cần đầu tư vào các thiết bị phức tạp như tổng đài điện thoại, các hệ thống máy chủ, và các thiết bị mạng phức tạp. Điều này giúp giảm bớt các khoản đầu tư ban đầu và các chi phí duy trì hệ thống.
Loại bỏ các thiết bị vật lý: Khi sử dụng tổng đài ảo, không cần thiết phải đầu tư vào các thiết bị vật lý như tổng đài điện thoại, hệ thống máy chủ, và các hệ thống mạng phức tạp. Điều này loại bỏ nhu cầu mua sắm và duy trì các thiết bị này, giúp giảm bớt chi phí đầu tư ban đầu và chi phí duy trì hàng năm.
Không gian văn phòng: Sử dụng tổng đài ảo cho phép nhân viên làm việc từ xa mà vẫn có khả năng tiếp nhận cuộc gọi và thực hiện các nhiệm vụ. Điều này giúp tránh việc phải thuê hoặc xây dựng thêm không gian văn phòng, giảm bớt chi phí liên quan đến thuê mặt bằng và cơ sở vật chất.
Duy trì và bảo trì hạ tầng: Các hệ thống cơ sở vật lý cần phải được duy trì và bảo trì đều đặn để đảm bảo hoạt động ổn định. Tuy nhiên, khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, các khía cạnh kỹ thuật này được chuyển giao cho nhà cung cấp dịch vụ, giảm bớt gánh nặng và chi phí liên quan đến bảo trì.
Mở rộng linh hoạt: Doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô dịch vụ tổng đài ảo theo nhu cầu thực tế. Không cần phải đầu tư vào việc mua sắm thêm thiết bị hay xây dựng lại hạ tầng khi mở rộng hoạt động kinh doanh.
Cập nhật công nghệ dễ dàng: Công nghệ liên quan đến tổng đài ảo thường được cập nhật và nâng cấp liên tục bởi nhà cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp không cần phải tự mình đảm nhận việc cập nhật công nghệ, giúp tiết kiệm chi phí liên quan đến việc nâng cấp hệ thống.
Tiết kiệm chi phí cước gọi
Cuộc gọi trực tuyến: Tổng đài ảo cho phép thực hiện cuộc gọi trực tuyến qua mạng internet, giúp tránh sử dụng mạng điện thoại di động hoặc đường dây bưu điện. Điều này giúp giảm bớt các khoản chi phí cước gọi quốc tế và trong nước, đặc biệt khi liên quan đến các cuộc gọi xa.
Gọi nội bộ miễn phí: Một lợi ích quan trọng của tổng đài ảo là khả năng thực hiện các cuộc gọi nội bộ miễn phí. Khi các nhân viên hoặc bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cần phải liên lạc với nhau, việc sử dụng tổng đài ảo giúp tiết kiệm đáng kể chi phí liên quan đến cước gọi nội bộ.
Giảm cước gọi quốc tế: Đối với các doanh nghiệp có hoạt động quốc tế hoặc liên quan đến khách hàng ở nước ngoài, sử dụng tổng đài ảo có thể giúp giảm bớt chi phí cước gọi quốc tế. Thay vì phải sử dụng các dịch vụ điện thoại quốc tế truyền thống, tổng đài ảo thường sử dụng mạng internet để thực hiện cuộc gọi, giúp giảm thiểu chi phí này.
Cước gọi giữa các chi nhánh: Đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng phân tán, việc sử dụng tổng đài ảo cho phép thực hiện cuộc gọi giữa các địa điểm này mà không mất phí cước gọi điện thoại truyền thống.
Cước gọi từ xa: Những ứng dụng tổng đài ảo cho phép nhân viên làm việc từ xa vẫn có thể thực hiện cuộc gọi như là một phần của hệ thống tổng đài. Điều này giúp tránh việc phải sử dụng điện thoại cá nhân và mất phí cước gọi khi làm việc từ xa.
Như vậy, tổng đài ảo không chỉ mang lại lợi ích về tối ưu hóa hoạt động mà còn là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp thích nghi với sự biến đổi của thế giới kinh doanh hiện đại. Từ việc giảm thiểu yêu cầu nhân lực đến tiết kiệm về hạ tầng và cước gọi, tổng đài ảo thể hiện sự khôn ngoan trong việc sử dụng công nghệ để cải thiện hiệu suất và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
