Ở môi trường công sở, việc kết nối và trao đổi thông tin giữa các phòng ban, chi nhánh là yếu tố then chốt để tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Một hệ thống tổng đài nội bộ hiệu quả không chỉ đảm bảo thông tin được luân chuyển nhanh chóng mà còn giúp tiết kiệm chi phí vận hành. Vậy, khi triển khai hệ thống này, doanh nghiệp cần lưu ý những gì? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Tổng đài nội bộ là gì?

Tổng đài nội bộ có thể được hiểu là hệ thống chuyển mạch điện thoại tự động, giúp các cá nhân trong một tổ chức có thể liên lạc với nhau cũng như thực hiện cuộc gọi ra bên ngoài qua các đường truyền của nhà mạng.

Sự phát triển của công nghệ VoIP đã mở ra những cải tiến đáng kể, giúp hệ thống tổng đài không chỉ giới hạn ở chức năng gọi thoại mà còn hỗ trợ truyền tải dữ liệu, video và hình ảnh, nâng cao trải nghiệm người dùng.

2. Các loại tổng đài nội bộ phổ biến

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai mô hình tổng đài chính:

Tổng đài Analog truyền thống

Hoạt động trên nền tảng mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN). Khi đăng ký đầu số, nhà mạng sẽ cung cấp đường truyền vật lý kết nối trực tiếp đến văn phòng. Doanh nghiệp cần lắp đặt hệ thống tổng đài riêng để phân bổ cuộc gọi nội bộ.

Tổng đài VoIP (Tổng đài ảo)

Vận hành hoàn toàn qua internet, không yêu cầu hệ thống vật lý tại văn phòng. Nhờ tích hợp công nghệ VoIP, tổng đài ảo mang đến nhiều tiện ích thông minh như quản lý cuộc gọi từ xa, ghi âm cuộc gọi, tích hợp CRM và tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng.

>> Xem thêm: 8 lợi ích khi chuyển từ tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo

3. Những điều cần lưu ý khi lắp đặt tổng đài nội bộ

Để tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của hệ thống tổng đài, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố quan trọng sau:

3.1. Lựa chọn loại tổng đài phù hợp

Tùy theo quy mô và nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể quyết định sử dụng tổng đài Analog hoặc tổng đài VoIP. Nếu đã có sẵn hệ thống tổng đài truyền thống nhưng muốn tận dụng các tính năng hiện đại, doanh nghiệp có thể kết hợp VoIP Gateway để chuyển đổi tín hiệu Analog sang VoIP.

3.2. Xác định nhu cầu sử dụng

Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần xác định rõ các yêu cầu quan trọng như:

• Số lượng nhân viên cần sử dụng tổng đài.
• Các tính năng cần thiết (chuyển tiếp cuộc gọi, tích hợp CRM, quản lý dữ liệu…).
• Mức độ linh hoạt và khả năng mở rộng trong tương lai.

3.3. Lựa chọn đầu số hotline

Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng một trong các loại đầu số phổ biến:

• Đầu số 1900: Hỗ trợ tính phí cuộc gọi từ khách hàng.
• Đầu số 1800: Miễn phí cuộc gọi cho khách hàng, thích hợp với tổng đài CSKH.
• Đầu số SIP Mobi & đầu số cố định: Linh hoạt cho nhu cầu liên lạc nội bộ và giao dịch với khách hàng.

3.4. Chọn thiết bị đầu cuối phù hợp

Các thiết bị đầu cuối giúp nhân viên thực hiện và tiếp nhận cuộc gọi gồm:

• IP Phone: Điện thoại chuyên dụng cho hệ thống tổng đài VoIP.
• Softphone: Ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại, phù hợp với nhân viên làm việc từ xa.
• Tai nghe tổng đài: Hỗ trợ nhân viên tư vấn viên thao tác dễ dàng, tăng hiệu suất làm việc.

3.5. Đảm bảo đường truyền internet ổn định

Với tổng đài VoIP, đường truyền internet có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng cuộc gọi. Doanh nghiệp nên đầu tư kết nối băng thông ổn định và có phương án dự phòng để tránh gián đoạn liên lạc khi xảy ra sự cố.

Kết luận

Việc triển khai tổng đài nội bộ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình liên lạc và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về loại tổng đài, thiết bị đầu cuối và chất lượng đường truyền. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tổng đài phù hợp, hãy liên hệ với Diginext để được tư vấn chi tiết qua hotline 1900 5055.