“Người dùng thân mến, 

Chúng tôi nhận thấy có dấu hiệu bất thường liên quan đến tài khoản của bạn. Để đảm bảo an toàn và tránh bị khóa tài khoản, vui lòng đăng nhập vào trung tâm an ninh chính thức để được hỗ trợ. 

[Link]

Lưu ý: Nếu bạn không hoàn thành xác minh trong 24h, tài khoản của bạn có thể tạm thời bị vô hiệu hóa. 

Cảm ơn bạn đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Trân trọng,

Đội ngũ Hỗ trợ”

Trông có vẻ đáng tin nhưng thực chất đây là một email lừa đảo. Các đặc điểm nổi bật thường thấy bao gồm: ngôn ngữ khẩn cấp yêu cầu hành động ngay lập tức (giới hạn thời gian 24 giờ) và thiếu các thông tin cá nhân cụ thể (tên khách hàng).

Nếu bạn nhấp vào liên kết đính kèm, rất có thể hệ thống tổng đài của bạn sẽ bị tấn công, dẫn đến nguy cơ mất các dữ liệu quan trọng. Vì vậy, việc tuân thủ các giao thức bảo mật cho hệ thống tổng đài là điều vô cùng cần thiết.

1. Tại sao bảo mật dữ liệu cuộc gọi lại quan trọng?

Bảo mật dữ liệu cuộc gọi đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin khách hàng khỏi các hành động truy cập trái phép. Nếu không được bảo vệ đúng cách, dữ liệu có nguy cơ bị lạm dụng và gây tổn thất nghiêm trọng cho doanh nghiệp, như mối đe dọa từ tấn công mạng, vi phạm bảo mật, hoặc các sự cố phát sinh bên trong tổ chức.

>> Xem thêm: 5 biện pháp cần làm để bảo mật tổng đài VoIP

2. 5 giao thức bảo mật dữ liệu cuộc gọi an toàn

2.1. Triển khai hệ thống bảo mật và phần mềm bảo vệ toàn diện

Để bảo mật dữ liệu cuộc gọi, việc thiết lập một hệ thống bảo mật vững chắc và phần mềm phòng chống rủi ro là điều cần thiết. Điều này bao gồm việc kiểm soát luồng thông tin ra – vào hệ thống và áp dụng các biện pháp để ngăn chặn các mối đe dọa như đánh cắp hoặc phá hoại dữ liệu nhạy cảm. Một hệ thống tường lửa mạnh mẽ cùng với phần mềm chống virus hoặc phần mềm chống mã độc sẽ là những công cụ hỗ trợ đắc lực.

Hãy hình dung mạng lưới của bạn như một tòa nhà an ninh với một lối vào duy nhất. Tại lối vào này, bảo vệ sẽ kiểm tra và kiểm soát tất cả những ai muốn ra vào, đồng thời kiểm tra cả những vật dụng mà họ mang theo. Tương tự, tường lửa đóng vai trò như lớp bảo vệ bao quanh hệ thống mạng của bạn, ngăn chặn những truy cập trái phép và chỉ cho phép thông tin hợp lệ được lưu chuyển.

Tường lửa được thiết lập dựa trên các quy tắc cụ thể để quản lý thông tin đi vào và ra khỏi mạng. Ngoài ra, tường lửa còn hỗ trợ quản lý quyền truy cập từ xa thông qua danh sách trắng (whitelist), chỉ cho phép các thiết bị hoặc địa chỉ IP đã được phê duyệt trước đó kết nối với hệ thống.

Tuy nhiên, ngay cả khi hệ thống tường lửa của bạn được thiết kế chặt chẽ, kẻ tấn công vẫn có thể lợi dụng các điểm yếu khác. Một trong những kịch bản phổ biến là khi nhân viên vô tình mở tệp đính kèm hoặc nhấp vào liên kết chứa mã độc từ email lừa đảo, tạo điều kiện cho tin tặc xâm nhập hệ thống.

Các vấn đề mà phần mềm độc hại có thể gây ra bao gồm:

• Gây trục trặc hệ thống.
• Đánh cắp hoặc làm rò rỉ dữ liệu nhạy cảm.
• Tạo “cửa sau” để kẻ xấu tiếp tục tấn công và khai thác tài nguyên hệ thống.

Vì vậy, ngoài tường lửa, bạn cần áp dụng một hệ thống bảo mật nhiều lớp. Toàn bộ thiết bị truy cập mạng (bao gồm máy trạm, máy chủ và thiết bị di động) cần được cài đặt phần mềm chống virus để ngăn chặn các mối đe dọa vượt qua lớp bảo vệ ban đầu.

2.2. Sử dụng mật khẩu mạnh và bảo vệ đúng cách

Đặt mật khẩu mạnh là một trong những biện pháp đơn giản nhưng hiệu quả để bảo vệ an toàn cho doanh nghiệp. Các công cụ quản lý mật khẩu như LastPass hoặc Dashlane có thể hỗ trợ bạn lưu trữ và tạo ra các mật khẩu phức tạp một cách thuận tiện.

Mật khẩu mạnh không nên chứa những thông tin dễ đoán như ngày sinh, tên thú cưng, hay các dãy số hoặc ký tự phổ biến nằm sát nhau trên bàn phím. Để tạo mật khẩu vừa phức tạp vừa dễ ghi nhớ, bạn nên kết hợp chữ cái viết hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Ngoài ra, việc thay đổi mật khẩu định kỳ, chẳng hạn mỗi 90 ngày, sẽ giúp giảm nguy cơ truy cập trái phép trong trường hợp mật khẩu bị lộ.

Đối với mỗi hệ thống, nên thiết lập tài khoản và mật khẩu riêng biệt cho từng người dùng. Điều này không chỉ giúp truy vết hoạt động của từng cá nhân khi có sự cố xảy ra mà còn hạn chế rủi ro lây lan nếu một tài khoản bị xâm nhập. Nhờ đó, các hệ thống khác vẫn được bảo vệ an toàn.

2.3. Mã hóa thông tin nhạy cảm khi lưu trữ và truyền tải

Khi trung tâm cuộc gọi của bạn xử lý, lưu trữ, hoặc truyền dữ liệu nhạy cảm, việc mã hóa là rất quan trọng. Mã hóa giúp tạo thêm một lớp bảo mật bằng cách chuyển đổi dữ liệu từ dạng dễ đọc thành dạng “mã hóa ký tự” (ciphertext), giúp ngăn chặn các hành vi truy cập trái phép. Dưới đây là ba phương pháp mã hóa phổ biến:

Mã hóa đối xứng: Phương pháp này sử dụng cùng một khóa để mã hóa khi gửi và giải mã khi nhận. Tuy hiệu quả và nhanh chóng, nhưng dữ liệu có nguy cơ bị lộ nếu khóa bị đánh cắp.

Mã hóa bất đối xứng: Phương pháp này sử dụng một cặp khóa: khóa công khai (public key) để mã hóa thông tin và khóa riêng tư (private key) để giải mã. Cách tiếp cận này tăng cường bảo mật hơn so với mã hóa đối xứng.

Hàm băm (Hashing): Thuật toán băm tạo ra một mã duy nhất cho từng tập dữ liệu, cho phép bạn dễ dàng kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu và phát hiện các thay đổi không mong muốn.

Nhìn chung, mã hóa là giải pháp hữu hiệu để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể giải mã và đọc thông tin.

2.4. Cập nhật bản vá hệ thống và phần mềm thường xuyên, kết hợp sao lưu dữ liệu quan trọng

Các nhà phát triển phần mềm không ngừng nâng cấp sản phẩm của họ để cải thiện chức năng và tăng khả năng bảo mật. Khi phát hiện lỗ hổng bảo mật, họ sẽ phát hành bản vá cập nhật để sửa lỗi và bảo vệ hệ thống tốt hơn.

Tuy nhiên, các bản vá này thường được công khai, cung cấp thông tin chi tiết về những điểm yếu đã được khắc phục. Điều này cũng đồng nghĩa với việc hacker có thể dễ dàng tìm thấy thông tin về lỗ hổng và nhắm vào những người chưa cập nhật hệ thống. Do đó, việc cập nhật bản vá kịp thời là rất quan trọng để giảm thiểu nguy cơ bị tấn công.

Ngoài việc cập nhật phần mềm, doanh nghiệp cũng cần thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ. Trong trường hợp bị tấn công, dữ liệu quan trọng có thể bị truy cập trái phép, bị đánh cắp, hoặc bị mã hóa để đòi tiền chuộc. Nếu không có biện pháp phòng ngừa, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nguy cơ mất hoàn toàn dữ liệu hoặc chịu tổn thất lớn khi đáp ứng yêu cầu của kẻ tấn công.

Với bản sao lưu đầy đủ và định kỳ, bạn có thể dễ dàng khôi phục dữ liệu từ các bản sao, ngay cả khi hệ thống bị xâm phạm. Điều này không chỉ giảm thiểu tổn thất mà còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng phục hồi hoạt động sau các sự cố bảo mật.

2.5. Nâng cao nhận thức về bảo mật dữ liệu cuộc gọi cho đội ngũ nhân viên

Nhân viên thiếu kiến thức về an ninh mạng có thể trở thành mắt xích yếu, tạo cơ hội cho các cuộc tấn công mạng. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên chú trọng đào tạo nhân viên, giúp họ hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu và cách xử lý thông tin nhạy cảm đúng cách.

Các chương trình đào tạo nên bao gồm những nội dung như: Chính sách bảo mật của công ty, vai trò và trách nhiệm cá nhân trong việc bảo vệ dữ liệu, cách phân loại và xử lý các loại dữ liệu khác nhau.

Để tối ưu hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức đào tạo phù hợp với từng nhóm nhân viên, như học trực tuyến qua video hoặc tổ chức các buổi học trực tiếp.

Trước khi cho phép nhân viên truy cập vào dữ liệu nhạy cảm, họ cần được trang bị các kỹ năng cơ bản sau:

• Nhận biết và xử lý các cuộc tấn công lừa đảo qua email hoặc tin nhắn.
• Không nhấp vào liên kết hoặc mở tệp đính kèm không rõ nguồn gốc.
• Sử dụng mạng xã hội một cách an toàn và có ý thức.
• Kích hoạt và sử dụng xác thực đa yếu tố để đăng nhập vào hệ thống.
• Báo cáo kịp thời các dấu hiệu đáng ngờ hoặc hành vi gian lận.

Nâng cao ý thức bảo mật trong đội ngũ không chỉ bảo vệ dữ liệu mà còn tăng cường khả năng phòng ngừa các mối đe dọa tiềm ẩn.

Kết luận:

Bảo mật dữ liệu cuộc gọi tốt không chỉ bảo vệ thông tin khách hàng và doanh nghiệp mà còn thể hiện sự cam kết về uy tín của công ty đối với khách hàng.