Trong bối cảnh hiện đại, việc sử dụng tổng đài điện thoại đã trở thành lựa chọn phổ biến của phần lớn các doanh nghiệp. Hầu hết tổ chức đều triển khai hệ thống tổng đài nội bộ nhằm phục vụ nhu cầu liên lạc nội bộ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vậy tổng đài nội bộ là gì? Có những loại nào?

1. Khái niệm tổng đài nội bộ

Tổng đài nội bộ là hệ thống điện thoại được xây dựng để sử dụng bên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp, giúp kết nối giữa các bộ phận, phòng ban hay văn phòng khác nhau trong cùng đơn vị. Nhờ hệ thống này, nhân viên có thể thực hiện các cuộc gọi nội bộ mà không cần kết nối ra bên ngoài, góp phần tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm chi phí liên lạc.

2. Các loại tổng đài nội bộ phổ biến hiện nay

2.1. Tổng đài Analog

Tổng đài Analog là một trong những hình thức tổng đài điện thoại đã được ứng dụng từ hơn hai thập kỷ trước. Loại tổng đài nội bộ này hoạt động dựa trên công nghệ truyền tín hiệu Analog thông qua đường dây điện thoại cố định do bưu điện cung cấp. 

Khi doanh nghiệp đăng ký dịch vụ, đơn vị cung cấp sẽ tiến hành kéo line điện thoại trực tiếp đến văn phòng. Để sử dụng, doanh nghiệp cần lắp đặt thiết bị phần cứng và phân chia máy nhánh đến từng phòng ban riêng biệt.

Ưu điểm:

• Tổng đài Analog sử dụng công nghệ truyền thống, không phụ thuộc vào mạng internet nên vẫn hoạt động tốt trong điều kiện kết nối mạng yếu hoặc không ổn định.

Nhược điểm:

• Yêu cầu đường dây điện thoại riêng biệt, không thể sử dụng qua mạng LAN như các hệ thống hiện đại.

• Chức năng còn đơn giản, chủ yếu chỉ hỗ trợ nghe và gọi nội bộ.

• Việc mở rộng hệ thống rất khó khăn, cần thay đổi phần cứng như nâng cấp tổng đài, lắp thêm card và kéo thêm đường line mới.

• Mỗi lần chỉ thực hiện được một cuộc gọi, không hỗ trợ nhiều cuộc gọi đồng thời.

• Không tương thích với phần mềm quản lý như ERP hoặc CRM do thiếu kết nối API.

• Dễ gặp tình trạng đường dây bận, có thể làm mất cơ hội giao tiếp với khách hàng.

• Chi phí bảo trì, sửa chữa và nâng cấp khá tốn kém.

• Không tích hợp tính năng ghi âm hay quản lý dữ liệu cuộc gọi.

• Cuộc gọi từ nhân viên bên ngoài về công ty thường có độ trễ.

• Không thể kết nối và đồng bộ liên lạc giữa các chi nhánh hoặc hệ thống cửa hàng.

2.2. Tổng đài ảo 

Tổng đài ảo, còn gọi là Cloud PBX, là mô hình tổng đài điện thoại được xây dựng trên nền công nghệ VoIP (Voice over IP). Khác với tổng đài truyền thống sử dụng thiết bị vật lý, hệ thống này hoạt động hoàn toàn thông qua kết nối Internet, được triển khai và vận hành bởi các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài chuyên nghiệp.

Ưu điểm nổi bật:

• Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu: Doanh nghiệp không cần lắp đặt thiết bị phần cứng hay hệ thống dây điện thoại phức tạp.
• Thiết lập dễ dàng: Quá trình cài đặt và cấu hình đơn giản, không yêu cầu kỹ thuật phức tạp.
• Quản trị trực quan: Hệ thống được theo dõi và điều khiển qua giao diện web thân thiện, giúp quản lý hiệu quả từ xa.
• Linh hoạt trong mở rộng: Tăng số lượng người dùng hoặc máy nhánh mà không gặp trở ngại về hạ tầng.
• Miễn phí cuộc gọi nội bộ: Đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp có nhiều văn phòng hoặc chi nhánh khác nhau.
• Tương thích đa thiết bị: Có thể sử dụng trên máy tính, điện thoại thông minh và các thiết bị kết nối Internet khác.
• Tích hợp dễ dàng: Hỗ trợ kết nối với hệ thống phần mềm CRM, ERP,… giúp đồng bộ dữ liệu và tối ưu hiệu quả vận hành.

Hạn chế:

• Phụ thuộc hoàn toàn vào kết nối Internet ổn định. Khi mạng chập chờn hoặc mất kết nối, chất lượng cuộc gọi có thể bị ảnh hưởng, gây gián đoạn trong giao tiếp.
  

Kết luận:

Hiện nay trên thị trường có nhiều loại tổng đài nội bộ, mỗi loại phù hợp với các nhu cầu khác nhau của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự tiện lợi, linh hoạt và chi phí tối ưu, tổng đài ảo đang trở thành lựa chọn được nhiều doanh nghiệp ưu tiên thay thế cho hệ thống analog truyền thống.

Liên hệ với Diginext để được tư vấn giải pháp tổng đài phù hợp nhất cho nhu cầu liên lạc nội bộ và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp bạn.