Trong kỷ nguyên số, khách hàng không chỉ quan tâm đến chất lượng sản phẩm, giá cả cạnh tranh mà còn đặc biệt chú trọng dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc chuyên nghiệp. Tổng đài điện thoại vì vậy đã trở thành công cụ không thể thiếu, giúp doanh nghiệp giao tiếp kịp thời, ghi điểm uy tín và gia tăng doanh số bền vững.
Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách đăng ký tổng đài điện thoại một cách bài bản và tối ưu chi phí. Nếu bạn đang tìm hiểu quy trình triển khai, lựa chọn giải pháp và những lưu ý quan trọng, bài viết sau đây sẽ giúp bạn có bức tranh toàn diện nhất.
1. Tổng đài điện thoại là gì?
Tổng đài điện thoại là hệ thống liên lạc chuyên nghiệp, được doanh nghiệp sử dụng để:
- Tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng.
- Chia cuộc gọi đến các bộ phận phù hợp.
- Thực hiện các cuộc gọi ra ngoài (chăm sóc, bán hàng, hỗ trợ kỹ thuật).
- Quản lý, lưu trữ dữ liệu cuộc gọi.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng đồng bộ.
Không giống số điện thoại cá nhân thuộc quyền sở hữu của một người, tổng đài điện thoại là đầu số được đăng ký bởi doanh nghiệp, thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, quy mô và sự uy tín.
2. Tại sao doanh nghiệp nên tìm cách đăng ký tổng đài điện thoại?
Trước khi tìm hiểu cách đăng ký tổng đài điện thoại, bạn nên hiểu rõ giá trị mà tổng đài mang lại:
2.1. Xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp
Một đầu số tổng đài 1800, 1900 hoặc số cố định thương hiệu giúp khách hàng tin tưởng hơn nhiều so với việc gọi đến số di động cá nhân.
2.2. Tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng
Hệ thống tổng đài cho phép tiếp nhận đồng thời nhiều cuộc gọi, chia luồng cuộc gọi tự động đến từng phòng ban, rút ngắn thời gian phản hồi.
2.3. Quản lý dữ liệu hiệu quả
Toàn bộ lịch sử cuộc gọi, thời lượng, nội dung tương tác sẽ được lưu trữ để phục vụ tra cứu, đánh giá hiệu suất làm việc và tối ưu dịch vụ.
2.4. Tăng doanh số bán hàng
Tổng đài trở thành kênh hỗ trợ bán hàng chủ lực, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng kịp thời, tư vấn, chốt đơn nhanh chóng.
2.5. Tiết kiệm chi phí vận hành
So với duy trì nhiều số điện thoại rời rạc, tổng đài giúp quản lý tập trung, giảm thất thoát cước phí và tối ưu vận hành.
3. Các loại đầu số tổng đài phổ biến
Khi tìm hiểu cách đăng ký tổng đài điện thoại, bạn sẽ gặp 4 loại đầu số chính, mỗi loại có ưu nhược điểm khác nhau:
3.1. Đầu số tổng đài 1800
- Đặc điểm: Miễn phí cước cho người gọi, doanh nghiệp chi trả toàn bộ chi phí cuộc gọi.
- Ưu điểm: Nâng cao trải nghiệm khách hàng, thể hiện dịch vụ tận tâm.
- Hạn chế: Chỉ nhận cuộc gọi đến, không gọi ra.
3.2. Đầu số tổng đài 1900
- Đặc điểm: Người gọi tự trả phí cuộc gọi (thường từ 1.000đ/phút).
- Ưu điểm: Giúp sàng lọc khách hàng nghiêm túc.
- Hạn chế: Khách hàng đôi khi e ngại vì mất phí.
3.3. Đầu số cố định
- Đặc điểm: Gồm mã vùng địa lý (024, 028), hỗ trợ hai chiều gọi đi và nhận cuộc gọi.
- Ưu điểm: Chi phí rẻ, triển khai nhanh.
- Hạn chế: Khách hàng ngoài tỉnh khó nhận diện thương hiệu.
3.4. Đầu số di động
- Đặc điểm: Số giống di động cá nhân nhưng thuộc quyền quản lý doanh nghiệp.
- Ưu điểm: Chi phí thuê bao thấp, dễ triển khai.
- Hạn chế: Dễ nhầm lẫn số cá nhân, phí ngoại mạng cao.
>>> Đọc thêm tại: Tổng đài nội bộ là gì? Có mấy loại tổng đài nội bộ
4. Cách đăng ký tổng đài điện thoại chi tiết từng bước
Nếu bạn băn khoăn cách đăng ký tổng đài điện thoại cụ thể, dưới đây là quy trình từng bước rõ ràng:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh còn hiệu lực.
- Căn cước công dân hoặc CMND của người đại diện.
- Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp (để thanh toán cước phí hoặc nhận doanh thu chia sẻ từ cuộc gọi).
- Thông tin liên hệ (số điện thoại, email).
- Lựa chọn đầu số muốn đăng ký: 1800, 1900, cố định hoặc di động.
Hồ sơ càng đầy đủ, thủ tục càng nhanh gọn.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ
Doanh nghiệp nên ưu tiên các nhà cung cấp uy tín:
- MobiFone
- Viettel
- VNPT
- Các đối tác công nghệ như DigiNext nếu muốn sử dụng tổng đài ảo, tổng đài VoIP.
Tiêu chí lựa chọn:
- Hỗ trợ kỹ thuật 24/7
- Chi phí minh bạch, không phát sinh ẩn
- Cam kết chất lượng cuộc gọi
- Triển khai nhanh gọn
Bước 3: Chọn hình thức tổng đài
Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu khác nhau:
- Tổng đài Cloud: Sử dụng qua Internet, không cần hạ tầng phức tạp.
- Tổng đài IP PBX: Lắp đặt nội bộ, quản lý tập trung tại văn phòng.
- Contact Center: Phù hợp trung tâm CSKH quy mô lớn.
Bước 4: Ký hợp đồng và kích hoạt đầu số
Sau khi thống nhất dịch vụ và chi phí, doanh nghiệp ký hợp đồng đăng ký tổng đài điện thoại. Thời gian kích hoạt thường từ 3 – 7 ngày làm việc.
Bước 5: Lựa chọn thiết bị đầu cuối
Để sử dụng tổng đài, doanh nghiệp cần đầu tư thiết bị kết nối:
- Điện thoại IP (có dây hoặc không dây)
- Tai nghe call center chuyên dụng
- Phần mềm softphone cài trên smartphone/máy tính
Bước 6: Hướng dẫn sử dụng và bàn giao
Nhà cung cấp sẽ đào tạo đội ngũ CSKH của bạn sử dụng tổng đài thành thạo, cấu hình sẵn kịch bản trả lời tự động và hướng dẫn quản lý hệ thống.
5. DIGICX – Giải pháp tổng đài điện thoại toàn diện
Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng tổng đài mạnh mẽ, linh hoạt, bảo mật cao, DIGICX là lựa chọn lý tưởng.
DIGICX cung cấp hệ thống VoIP hỗ trợ nhiều giao thức (SIP, IAX), dễ dàng kết nối với phần mềm CRM, các hệ thống IP PBX nội bộ và cho phép quản lý đa tài khoản linh hoạt.
5.1. Tính năng nổi bật của DIGICX
- Gọi thoại và video call chất lượng cao
- Nhắn tin, chia sẻ tệp qua Internet
- Tích hợp CRM để quản lý khách hàng
- Ghi âm cuộc gọi
- Quản lý đa tài khoản SIP/IAX
- Bảo mật đầu cuối (TLS, SRTP, end-to-end encryption)
- Tùy chỉnh giao diện và tính năng linh hoạt
5.2. Ưu điểm vượt trội so với ứng dụng phổ biến
- Hỗ trợ đa giao thức (Skype, WhatsApp không có)
- Tương thích đa nền tảng: Windows, macOS, Linux, Android, iOS
- Quản lý nhiều tài khoản đồng thời
- Tích hợp dễ dàng với Asterisk, FreePBX
- Chi phí linh hoạt, có bản miễn phí
5.3. Cách đăng ký tổng đài điện thoại – DIGICX
Bước 1: Khách hàng tiến hành thực hiện cuộc gọi trực tiếp đến hotline 1900 5055 của DigiNext.
Bước 2: Tư vấn viên sẽ tư vấn và giải đáp chi tiết cho bạn những ưu điểm tuyệt vời mà tổng đài DIGICX mang lại.
Bước 3: Lựa chọn gói cước phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Nếu bạn đang phân vân lựa chọn giữa các gói cước, hãy xin tư vấn từ nhân viên nhé.
Bước 4: Kỹ thuật viên sẽ nhanh chóng tiến hành lắp đặt hệ thống tổng đài ảo để khách hàng có thể sử dụng ngay sau 1 – 2 ngày. Sau khi đội ngũ kỹ thuật viên của chúng tôi đã đến lắp đặt thành công hệ thống tổng đài di động cho quý khách, họ sẽ giải đáp cho bạn chi tiết nhất để việc sử dụng và triển khai có hiệu quả nhất.
Tạm kết
Trên đây là những thông tin chi tiết nhất về cách đăng ký tổng đài điện thoại cho các doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng bạn đã có những kiến thức bổ ích nhất về tổng đài di động DIGICX với nhiều ưu đãi này. Hãy vui lòng liên hệ ngay với DigiNext qua số hotline 1900 5055 để được tư vấn tận tình và chi tiết nhất về cách đăng ký tổng đài điện thoại DIGICX nhé.
