Việc triển khai hệ thống tổng đài điện thoại đóng vai trò then chốt trong việc thiết lập một kênh liên lạc nội bộ và bên ngoài hiệu quả, hiện đại và chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp. Cùng Diginext khám phá cách thức lắp đặt tổng đài điện thoại phù hợp cho doanh nghiệp của bạn!
1. Tổng quan về lắp đặt tổng đài điện thoại
1.1 Tổng đài nội bộ là gì?
Tổng đài điện thoại nội bộ là một hệ thống chuyển mạch tự động, giúp kết nối các thiết bị đầu cuối hoặc gọi ra bên ngoài trên một đầu số thuê bao của nhà mạng. Tùy vào điều kiện và nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba hình thức triển khai tổng đài phổ biến dưới đây:
Tổng đài analog phù hợp với các doanh nghiệp không yêu cầu nhiều tính năng nâng cao
Đây là hệ thống hoạt động dựa trên tín hiệu thoại tương tự, sử dụng các line điện thoại cố định được nhà cung cấp dịch vụ kéo trực tiếp đến văn phòng doanh nghiệp. Phương án này phù hợp với các đơn vị đã sẵn có hạ tầng analog hoặc không yêu cầu các tính năng nâng cao.
Tổng đài IP hiện đại
Với công nghệ IP, doanh nghiệp chỉ cần có kết nối Internet ổn định và điện thoại IP hoặc thiết bị đầu cuối tương thích là có thể triển khai hệ thống nhanh chóng. Ưu điểm nổi bật của tổng đài IP là giảm thiểu phần cứng phức tạp và dễ dàng quản lý qua nền tảng đám mây.
VoIP (Voice-over-Internet-Protocol) là giải pháp nâng cao từ tổng đài IP, cho phép thực hiện cuộc gọi qua Internet với chất lượng âm thanh rõ nét và chi phí thấp. Doanh nghiệp có thể tận dụng điện thoại IP, ứng dụng Softphone trên di động, hoặc tích hợp VoIP Gateway với hệ thống analog cũ để sử dụng tổng đài VoIP mà không cần thay đổi toàn bộ hạ tầng.
Hiện nay, tổng đài IP và tổng đài VoIP là hai lựa chọn được các doanh nghiệp ưa chuộng nhất nhờ khả năng mở rộng linh hoạt, tối ưu chi phí và hỗ trợ tốt cho các mô hình làm việc hiện đại.
1.2. Những lợi ích khi doanh nghiệp lắp đặt tổng đài điện thoại
Việc đầu tư lắp đặt tổng đài điện thoại IP hoặc VoIP đang trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp nhờ vào loạt lợi ích thiết thực mà hệ thống này mang lại. Dưới đây là những lý do khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn lắp đặt hệ thống tổng đài:
- Tổng đài cho phép bộ phận bán hàng thực hiện hàng trăm cuộc gọi đồng thời.
- Theo dõi chất lượng phục vụ, ghi âm cuộc gọi, đánh giá hiệu suất nhân viên và trích xuất thông tin phản hồi từ khách hàng.
- Tăng cường kết nối nội bộ.
- Hệ thống cho phép phản hồi kịp thời và hỗ trợ khách hàng tốt hơn qua các kênh điện thoại.
- Dễ dàng tích hợp phần mềm CRM, ERP hoặc các ứng dụng kinh doanh khác.
- Tổng đài IP hoặc VoIP cho phép thực hiện cuộc gọi đồng loạt mà không cần nhiều đường dây riêng biệt.
- Tiết kiệm chi phí viễn thông, giảm thiểu cước phí gọi ra ngoài.
- Linh hoạt, tích hợp nhiều đầu số khác nhau phù hợp với từng mục đích liên lạc.
- Các cuộc gọi và dữ liệu liên lạc được bảo vệ thông qua các lớp mã hóa và phân quyền chặt chẽ.
Lợi ích cho doanh nghiệp lắp đặt tổng đài điện thoại
2. Các bước cần thiết để lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ
Khi quyết định thiết lập hệ thống tổng đài cho công ty, cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo phù hợp với nhu cầu sử dụng và tối ưu chi phí đầu tư.
2.1. Xác định nhu cầu sử dụng và quy mô
Khối lượng cuộc gọi cần xử lý: Phân tích số lượng cuộc gọi diễn ra đồng thời và các chức năng cần thiết như chuyển máy, hàng đợi, ghi âm, trả lời tự động,…
Quy mô nhân sự và số lượng chi nhánh: Dựa vào số lượng người dùng thực tế để chọn gói dịch vụ phù hợp. Nếu doanh nghiệp phát triển về sau, có thể mở rộng số lượng máy nhánh một cách linh hoạt.
2.2. Tính tương thích và tích hợp phần mềm
Tổng đài hiện đại cần hỗ trợ kết nối với các nền tảng như CRM, ERP hoặc các ứng dụng nội bộ để đồng bộ dữ liệu và tối ưu quy trình làm việc. Kiểm tra khả năng tích hợp ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tùy biến về sau.
2.3. Tính mở rộng và linh hoạt
Một hệ thống tốt không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn có khả năng mở rộng trong tương lai. Tổng đài nên hỗ trợ nâng cấp phần cứng hoặc thêm máy nhánh mà không cần thay thế toàn bộ.
2.4. Hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp
Dịch vụ hậu mãi là yếu tố quan trọng. Hãy lựa chọn nhà cung cấp có đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu, sẵn sàng hỗ trợ sự cố, nâng cấp phần mềm định kỳ và bảo trì hệ thống để đảm bảo hoạt động thông suốt.
3. Vì sao tổng đài Diginext là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp?
Diginext mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp liên lạc hiện đại trên nền tảng đám mây mà không cần đầu tư vào hạ tầng vật lý phức tạp, cùng nhiều tính năng nổi bật như:
Giải pháp tổng đài thông minh từ Diginext
- Ghi âm cuộc gọi tự động
- Hỗ trợ không giới hạn đầu số và số cuộc gọi đồng thời
- Theo dõi nhật ký cuộc gọi chi tiết
- Ứng dụng gọi điện Diginext đa nền tảng
- Hiển thị trạng thái cuộc gọi theo thời gian thực
- Tích hợp dễ dàng với các phần mềm CRM, ERP và các công cụ nội bộ
- Gọi nội bộ miễn phí giữa các chi nhánh
- Tùy chọn chặn cuộc gọi vào/ra
- Gọi theo danh sách số định sẵn
- Tính năng gọi tự động (Auto Call)
- Ghi nhớ máy nhánh và cuộc gọi thất bại
- Phân quyền nghe, xem, giám sát cuộc gọi theo từng cấp độ
Tổng đài Diginext đặc biệt thích hợp cho văn phòng, cửa hàng bán lẻ và doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống hoạt động hoàn toàn trên nền tảng cloud, giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu và không cần bảo trì máy chủ cục bộ.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp không cần bố trí kỹ thuật viên túc trực vì hệ thống được vận hành và hỗ trợ từ xa bởi đội ngũ kỹ thuật của Diginext. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, đồng thời vẫn đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục, ổn định.
Ngoài ra, tổng đài có thể được sử dụng linh hoạt trên nhiều thiết bị như máy tính bàn, laptop, điện thoại di động hoặc các thiết bị có kết nối internet, rất phù hợp với xu hướng làm việc từ xa hoặc di động. Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống hoàn toàn có thể mở rộng nhanh chóng mà không gặp trở ngại về hạ tầng.
4. Các bước triển khai tổng đài điện thoại nội bộ Diginext
Việc lắp đặt tổng đài Diginext được thiết kế đơn giản và nhanh gọn, có thể hoàn tất trong khoảng 30 phút. Dưới đây là quy trình thực hiện:
- Bước 1: Chọn gói dịch vụ phù hợp với quy mô và mục tiêu sử dụng của doanh nghiệp.
- Bước 2: Đăng ký đầu số cố định đại diện cho thương hiệu, sử dụng để nhận và thực hiện các cuộc gọi.
- Bước 3: Thiết lập lời chào đầu cuộc gọi và định tuyến cuộc gọi đến đúng bộ phận, nhân viên phụ trách.
- Bước 4: Kích hoạt hệ thống, bàn giao tài khoản và hướng dẫn sử dụng chi tiết cho doanh nghiệp.
Sử dụng tổng đài nội bộ Diginext là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng liên lạc, giảm chi phí vận hành và tối ưu hóa nguồn lực, đặc biệt trong bối cảnh các doanh nghiệp đang cần tiết kiệm và chuyển đổi số mạnh mẽ. Liên hệ ngay với Diginext để được tư vấn chi tiết về các bước lắp đặt tổng đài điện thoại
