Trong thời đại Internet phát triển mạnh mẽ, con người có thể liên lạc với nhau dễ dàng thông qua điện thoại thông minh, máy tính xách tay hay máy tính bảng. Tuy vậy, việc trang bị điện thoại cố định vẫn là một lựa chọn quan trọng và không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Hãy cùng Diginext khám phá chi tiết hơn về cách lắp đặt tổng đài điện thoại bàn cho doanh nghiệp nhé.

1. Vì sao doanh nghiệp nên lắp đặt tổng đài điện thoại bàn?

Điện thoại cố định, hay còn gọi là điện thoại bàn, là một phương tiện liên lạc không thể thiếu trong môi trường doanh nghiệp. Việc lắp đặt thiết bị này mang lại nhiều lợi ích thiết thực, thể hiện rõ qua ba khía cạnh sau:

1.1. Khẳng định tính minh bạch của doanh nghiệp

Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp khi thực hiện đăng ký kinh doanh thường phải cung cấp số điện thoại cố định. Chính vì vậy, hầu hết tổ chức đều sở hữu ít nhất một số điện thoại bàn.

Khẳng định tính minh bạch của doanh nghiệp

Việc sử dụng điện thoại cố định được xem như một cách chứng minh độ tin cậy và tính pháp lý rõ ràng của doanh nghiệp, góp phần ngăn chặn các mô hình công ty “ảo” và nâng cao niềm tin cho khách hàng, từ đó thúc đẩy một môi trường kinh doanh minh bạch và chuyên nghiệp.

1.2. Xác định rõ ràng vị trí địa lý

Số điện thoại bàn luôn đi kèm mã vùng, giúp khách hàng nhận biết được nơi xuất phát cuộc gọi. Điều này hỗ trợ hiệu quả cho quá trình giao dịch, tăng độ tin cậy và tạo ấn tượng rằng doanh nghiệp có vị trí rõ ràng, uy tín lâu dài tại địa phương.

1.3. Tối ưu chi phí vận hành

Một trong những điểm mạnh của điện thoại bàn là chi phí duy trì rất thấp, chỉ khoảng 20.000 đồng mỗi tháng. Nhờ vào mức phí hợp lý này, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng nhiều đầu số để thuận tiện cho việc liên hệ nội bộ và với khách hàng.

2. Nên lựa chọn nhà mạng nào để lắp điện thoại cố định?

Sau khi hiểu được vai trò quan trọng của điện thoại bàn trong doanh nghiệp, câu hỏi tiếp theo đặt ra là: Nên lắp đặt tổng đài điện thoại bàn từ nhà cung cấp nào và chọn công nghệ nào?

Hiện nay, có hai công nghệ phổ biến dùng cho điện thoại cố định:

• Công nghệ Analog: hình thức truyền thống sử dụng hệ thống dây cáp điện thoại.

• Công nghệ IP (VoIP): chuyển đổi tín hiệu âm thanh thành dữ liệu và truyền qua mạng Internet.

Tùy vào nhu cầu sử dụng, điều kiện hạ tầng và ngân sách mà doanh nghiệp có thể lựa chọn công nghệ phù hợp. Trên thị trường hiện có nhiều nhà mạng lớn như Viettel, VNPT, FPT… cung cấp dịch vụ lắp đặt tổng đài điện thoại bàn. Mỗi đơn vị sẽ có yêu cầu hồ sơ và quy trình lắp đặt riêng biệt, cụ thể như sau:

2.1. Thủ tục lắp đặt tổng đài điện thoại bàn của FPT

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Giấy giới thiệu từ tổ chức, công ty hoặc cơ quan.

• Bản sao công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh.

• Bản sao công chứng CMND/CCCD của người đại diện thực hiện thủ tục.

• Nếu chuyển từ nhà mạng khác sang FPT, cần thêm hợp đồng thanh lý với nhà cung cấp cũ.

2.2. Thủ tục đăng ký điện thoại cố định của Viettel

Thủ tục lắp đặt tổng đài điện thoại bàn của Viettel

Cần chuẩn bị:

• Phiếu yêu cầu dịch vụ có chữ ký và con dấu của người đại diện pháp lý hoặc Giám đốc.

• Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương.

• Giấy giới thiệu có xác nhận và chữ ký của người có thẩm quyền.

• Nếu người thực hiện thủ tục là đại diện pháp luật thì không cần giấy giới thiệu, chỉ cần mang theo CMND/CCCD còn hiệu lực.

2.3. Hồ sơ lắp đặt tổng đài điện thoại bàn tại VNPT

Gồm các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu từ tổ chức/cơ quan.

• Bản sao có công chứng CMND/CCCD của người đi làm thủ tục.

• Bản sao công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập.

• Trường hợp là chi nhánh, văn phòng đại diện cần bổ sung giấy phép hoạt động tại địa phương.

• Nếu chuyển đổi từ nhà mạng khác sang, cần thêm hợp đồng thanh lý, cùng hóa đơn cước gần nhất.

Với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc cửa hàng trên toàn quốc, việc dùng điện thoại cố định giúp duy trì liên lạc ổn định với khách hàng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tất cả các điểm giao dịch đều sử dụng chung một đầu số hotline duy nhất, thì hoàn toàn có thể triển khai bằng cách sử dụng Tổng đài VoIP đa chi nhánh.

Giải pháp tổng đài này không những tiết kiệm chi phí mà còn quản lý tập trung hiệu quả, phù hợp với mô hình doanh nghiệp hiện đại.

3. Doanh nghiệp có thể tìm đơn vị nào để hỗ trợ lắp đặt tổng đài điện thoại bàn?

Câu trả lời là hoàn toàn có thể. Thay vì mất thời gian tự liên hệ với từng nhà mạng và xử lý hàng loạt thủ tục phức tạp, doanh nghiệp có thể lựa chọn các đơn vị chuyên cung cấp giải pháp lắp đặt tổng đài điện thoại bàn một cách trọn gói và chuyên nghiệp.

Những đơn vị này sẽ tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp. Không chỉ hỗ trợ trong quá trình lắp đặt, họ còn đảm nhận việc xử lý sự cố kỹ thuật hoặc các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình sử dụng.

Ngoài ra, họ sẽ giúp bạn triển khai từ A đến Z: cung cấp số điện thoại, thiết bị đầu cuối và tiến hành lắp đặt tận nơi. Thị trường hiện nay có rất nhiều mẫu điện thoại bàn với tính năng hiện đại, thiết kế đa dạng và chất lượng ngày càng được nâng cao. Chính vì vậy, việc chọn đúng đơn vị uy tín là điều cần thiết để tránh mua phải thiết bị kém chất lượng, không rõ nguồn gốc và không được bảo hành.