Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng, tổng đài điện thoại ảo đang trở thành giải pháp liên lạc hiện đại, được nhiều công ty tin tưởng lựa chọn.

Khác với hệ thống tổng đài truyền thống, tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng internet, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai, quản lý và mở rộng quy mô mà không cần đầu tư hạ tầng phức tạp. Vậy tổng đài điện thoại ảo là gì, mang lại những lợi ích nổi bật nào cho doanh nghiệp? Hãy cùng khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Tổng đài điện thoại ảo là gì?

Tổng đài điện thoại ảo (còn gọi là tổng đài VoIP hoặc tổng đài cloud) là một hệ thống liên lạc được xây dựng và vận hành trên nền tảng điện toán đám mây. Thay vì sử dụng các đường dây điện thoại cố định truyền thống để kết nối và truyền tải âm thanh, tổng đài điện thoại ảo sử dụng kết nối internet để thực hiện các cuộc gọi.

Khác với tổng đài truyền thống cần đầu tư vào máy móc, dây cáp, hệ thống tổng đài nội bộ (PBX) và các thiết bị phần cứng phức tạp, tổng đài điện thoại ảo cho phép doanh nghiệp triển khai và quản lý hệ thống gọi điện một cách linh hoạt chỉ thông qua các thiết bị có kết nối mạng như máy tính, điện thoại bàn IP, hoặc smartphone cài ứng dụng softphone.

Do hoạt động hoàn toàn trên internet, tổng đài điện thoại ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể trong việc đầu tư hạ tầng, bảo trì hệ thống, cũng như giảm thiểu chi phí gọi nội bộ. Đây là một giải pháp hiện đại, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số, đặc biệt lý tưởng cho các doanh nghiệp có đội ngũ làm việc từ xa hoặc nhiều chi nhánh.

2. 7 lợi ích nổi bật của hệ thống tổng đài điện thoại ảo

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, không chỉ về chi phí mà còn ở hiệu quả vận hành và hình ảnh chuyên nghiệp. Cụ thể:

2.1 Tiết kiệm chi phí

Khi sử dụng tổng đài điện thoại ảo, doanh nghiệp không phải tốn kém ngân sách lớn để mua sắm các thiết bị phần cứng như tổng đài nội bộ (PBX), dây cáp hay điện thoại chuyên dụng. Đồng thời, chi phí duy trì, bảo trì hệ thống cũng rất thấp vì tất cả được quản lý trên nền tảng điện toán đám mây. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng tối ưu ngân sách và tập trung nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh cốt lõi.

2.2 Mở rộng dễ dàng

Nếu tổng đài truyền thống đòi hỏi đầu tư thêm thiết bị và lắp đặt phức tạp khi muốn tăng số lượng nhân viên hoặc số máy nhánh, thì với tổng đài điện thoại ảo, doanh nghiệp chỉ cần vài thao tác cấu hình để bổ sung người dùng mới. Việc mở rộng quy mô hệ thống trở nên cực kỳ nhanh chóng và linh hoạt, đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của doanh nghiệp ở bất kỳ giai đoạn nào.

2.3 Tính linh hoạt cao

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo hoạt động thông qua internet, vì vậy nhân viên có thể sử dụng trên mọi thiết bị có kết nối mạng, bao gồm máy tính, điện thoại IP, smartphone hoặc tablet. Nhờ đó, nhân viên có thể dễ dàng làm việc từ xa, kết nối liên tục và duy trì liên lạc với khách hàng, đối tác mọi lúc, mọi nơi.

2.4 Tăng hiệu quả hoạt động

Tổng đài điện thoại ảo được tích hợp nhiều tính năng thông minh như tự động tiếp nhận và phân phối cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi để kiểm tra chất lượng, hiển thị thông tin người gọi, và thống kê chi tiết cuộc gọi. Những công cụ này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn, giảm thời gian xử lý, đồng thời nâng cao năng suất của đội ngũ chăm sóc khách hàng và bán hàng.

2.5 Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng

Nhờ khả năng tiếp nhận và phân loại cuộc gọi tự động, khách hàng sẽ được kết nối đến đúng bộ phận hoặc nhân viên phụ trách trong thời gian ngắn nhất. Hệ thống cũng giúp lưu trữ lịch sử cuộc gọi để thuận tiện tra cứu và hỗ trợ khách hàng kịp thời. Điều này mang đến trải nghiệm phục vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng và tận tâm hơn.

2.6 Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Tổng đài điện thoại ảo giúp doanh nghiệp sở hữu các đầu số chuyên nghiệp (như 1900, 1800) và lời chào tự động mang dấu ấn thương hiệu. Nhờ vậy, hình ảnh của doanh nghiệp trở nên hiện đại, uy tín và chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, đối tác.

2.7 Bảo mật thông tin

Toàn bộ dữ liệu cuộc gọi, thông tin khách hàng và nội dung trao đổi được lưu trữ và bảo vệ trên nền tảng điện toán đám mây với các tiêu chuẩn bảo mật cao. Doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm về tính an toàn và bảo mật thông tin quan trọng, hạn chế tối đa rủi ro rò rỉ dữ liệu.

>>> Đọc thêm tại: Tổng đài analog là gì? So sánh tổng đài analog và tổng đài VoIP

3. DIGICX – Giải pháp tổng đài điện thoại ảo toàn diện

Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng tổng đài điện thoại ảo mạnh mẽ, linh hoạt, bảo mật cao, DIGICX là lựa chọn lý tưởng.

DIGICX cung cấp hệ thống VoIP hỗ trợ nhiều giao thức (SIP, IAX), dễ dàng kết nối với phần mềm CRM, các hệ thống IP PBX nội bộ và cho phép quản lý đa tài khoản linh hoạt.

3.1. Tính năng nổi bật của DIGICX

• Gọi thoại và video call chất lượng cao
• Nhắn tin, chia sẻ tệp qua Internet
• Tích hợp CRM để quản lý khách hàng
• Ghi âm cuộc gọi
• Quản lý đa tài khoản SIP/IAX
• Bảo mật đầu cuối (TLS, SRTP, end-to-end encryption)
• Tùy chỉnh giao diện và tính năng linh hoạt

3.2. Ưu điểm vượt trội so với ứng dụng phổ biến

• Hỗ trợ đa giao thức (Skype, WhatsApp không có)
• Tương thích đa nền tảng: Windows, macOS, Linux, Android, iOS
• Quản lý nhiều tài khoản đồng thời
• Tích hợp dễ dàng với Asterisk, FreePBX
• Chi phí linh hoạt, có bản miễn phí

3.3. Cách đăng ký tổng đài điện thoại ảo – DIGICX

Bước 1: Khách hàng tiến hành thực hiện cuộc gọi trực tiếp đến hotline 1900 5055 của DigiNext.

Bước 2: Tư vấn viên sẽ tư vấn và giải đáp chi tiết cho bạn những ưu điểm tuyệt vời mà tổng đài DIGICX mang lại.

Bước 3: Lựa chọn gói cước phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Nếu bạn đang phân vân lựa chọn giữa các gói cước, hãy xin tư vấn từ nhân viên nhé.

Bước 4: Kỹ thuật viên sẽ nhanh chóng tiến hành lắp đặt hệ thống tổng đài ảo để khách hàng có thể sử dụng ngay sau 1 – 2 ngày. Sau khi đội ngũ kỹ thuật viên của chúng tôi đã đến lắp đặt thành công hệ thống tổng đài di động cho quý khách, họ sẽ giải đáp cho bạn chi tiết nhất để việc sử dụng và triển khai có hiệu quả nhất.

Kết luận

Tóm lại, hệ thống tổng đài điện thoại ảo là giải pháp liên lạc tối ưu, phù hợp cho mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí nhưng vẫn nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả vận hành. Để đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự ổn định lâu dài, doanh nghiệp nên lựa chọn những nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm triển khai hệ thống tổng đài cloud chuyên nghiệp.