Mua số hotline (hay còn gọi là số điện thoại đường dây nóng) là cách để doanh nghiệp tạo cầu nối nhanh chóng với khách hàng khi cần hỗ trợ hoặc tư vấn. Đây là giải pháp thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại và sẵn sàng phục vụ mọi lúc, mọi nơi.
1. Số hotline là gì?
Hotline là một số điện thoại được doanh nghiệp sử dụng như kênh liên lạc chính để tiếp nhận các phản hồi, yêu cầu hoặc thắc mắc từ khách hàng. Nó thường được ứng dụng phổ biến trong các hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng, góp phần tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
Với tầm quan trọng đó, việc đăng ký và mua số hotline là bước cần thiết để xây dựng hệ thống liên lạc ổn định, tạo sự yên tâm và tin tưởng từ phía khách hàng.
2. Nên chọn đầu số nào để làm tổng đài cho doanh nghiệp?
2.1. Đầu số 1900: Lựa chọn phổ biến cho tổng đài chăm sóc khách hàng
Ưu điểm:
- Doanh nghiệp không phải chi trả cước phí cuộc gọi; chi phí sẽ do người gọi thanh toán.
- Có thể nhận được phần trăm chiết khấu từ nhà mạng.
- Dãy số 1900 dễ ghi nhớ, giúp thương hiệu được nhận diện tốt hơn trên các kênh truyền thông.
- Không bị giới hạn bởi khu vực địa lý hay mã vùng.
- Mang lại hình ảnh chuyên nghiệp, tăng mức độ tin cậy trong mắt khách hàng.
Hạn chế:
- Cước phí khác nhau tùy theo đầu số cụ thể.
- Doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo rõ cước phí cho người gọi ngay trước lời chào tổng đài.
- Một số khách hàng có thể e ngại gọi vì lo ngại chi phí cao.
Mục đích sử dụng:
- Doanh nghiệp có trung tâm hỗ trợ khách hàng chuyên biệt, hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, bán hàng hoặc chăm sóc sau bán.
- Phù hợp với các ngành dịch vụ cần tư vấn nhiều như bảo hiểm, hỗ trợ pháp lý, làm hồ sơ visa, v.v.
DIGINEXT đang có chương trình khuyến mãi “Mua đầu số 1900 – Tặng tổng đài ảo CRM” với nhiều ưu đãi khủng: Free phí cài đặt, tặng 30 EXT tổng đài thông minh CRM, tặng free đầu số đẹp gọi ra,… và nhiều ưu đãi khác. Liên hệ ngay với DIGINEXT để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết cách mua số hotline 1900.
2.2. Đầu số 1800: Tổng đài miễn phí cho người gọi
Ưu điểm:
- Khách hàng không mất phí khi gọi đến, từ đó khuyến khích họ liên hệ thường xuyên hơn.
- Dãy số 1800 dễ ghi nhớ, giúp tăng khả năng nhận diện thương hiệu.
- Không bị ràng buộc bởi mã vùng hay khu vực địa lý.
- Góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, nâng cao độ tin cậy của doanh nghiệp.
Hạn chế:
- Chi phí duy trì khá cao, bao gồm phí thuê đầu số và toàn bộ cước gọi do doanh nghiệp chi trả.
- Doanh nghiệp khó kiểm soát chi phí phát sinh vì không thể biết trước thời lượng gọi của từng khách hàng.
- Đầu số chỉ hỗ trợ nhận cuộc gọi vào, không thể dùng để gọi ra ngoài.
- Vì là cuộc gọi miễn phí nên dễ gặp tình trạng các cuộc gọi không cần thiết hoặc làm phiền.
Mục đích sử dụng:
- Các công ty có bộ phận chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật hoặc tư vấn dịch vụ thường xuyên.
- Thích hợp với các ngành cần duy trì liên lạc liên tục như thương mại điện tử, tài chính, công nghệ, hoặc dịch vụ hậu mãi.
2.3. Đầu số cố định: Lựa chọn tiết kiệm cho doanh nghiệp
Ưu điểm:
- Có thể đăng ký ngay khi doanh nghiệp mới thành lập.
- Thường được nhiều người biết đến vì gắn liền với mã vùng cố định, tạo cảm giác quen thuộc.
- Thể hiện độ tin cậy và ổn định – là lựa chọn của nhiều công ty lâu năm.
- Hỗ trợ cả hai chiều gọi vào và gọi ra.
- Phí thuê bao rất thấp và không mất thêm chi phí triển khai ban đầu.
Hạn chế:
- Số điện thoại thường dài và khó ghi nhớ (thường có đến 11 chữ số).
- Không giúp tăng độ nhận diện thương hiệu.
- Bị giới hạn theo khu vực, phụ thuộc vào mã vùng địa lý.
- Nhiều khách hàng có xu hướng ít gọi đến đầu số cố định vì không tiện như số di động hoặc hotline.
Mục đích sử dụng:
- Các doanh nghiệp hoạt động tại địa phương hoặc chỉ phục vụ một khu vực cụ thể.
- Những đơn vị cần một số điện thoại cố định để giao tiếp cơ bản, tư vấn dịch vụ, hoặc làm số đại diện chính thức.
>> Xem thêm: Đầu số cố định 540 – Chuyên nghiệp tạo dấu ấn riêng
4. Đầu số di động: Linh hoạt, hiện đại
Trước đây, số di động thường gắn liền với mục đích cá nhân. Tuy nhiên, hiện nay chúng đã được tích hợp vào các hệ thống tổng đài để phục vụ hoạt động doanh nghiệp.
Ưu điểm:
- Phổ biến, dễ nhận biết, phù hợp với thói quen sử dụng của nhiều người.
- Có thể gọi ra và nhận cuộc gọi vào linh hoạt.
- Chi phí thuê bao thấp và không mất phí triển khai ban đầu.
- Không bị giới hạn bởi vị trí địa lý như đầu số cố định.
Hạn chế:
- Vẫn mang màu sắc cá nhân nên đôi khi chưa thể hiện được sự chuyên nghiệp như các đầu số tổng đài chuyên dụng.
Mục đích sử dụng:
- Bộ phận bán hàng, telesales, hoặc các nhóm sử dụng hotline linh hoạt.
- Doanh nghiệp cần kênh liên hệ nhanh, tiện lợi và dễ triển khai.
5. Đăng ký đầu số hotline có phức tạp không?
Việc đăng ký hotline cho doanh nghiệp hiện nay rất đơn giản, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Chỉ cần thực hiện một vài bước cơ bản, bạn đã có thể sở hữu một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp:
5.1. Chọn và đăng ký đầu số phù hợp
- Doanh nghiệp được lựa chọn đầu số theo nhu cầu (1900, 1800, cố định, di động, v.v.)
- Cần cung cấp bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc căn cước công dân.
- Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền từ người đại diện hợp pháp.
- Nếu chọn đầu số 1900, cần bổ sung thông tin tài khoản ngân hàng doanh nghiệp để nhận chiết khấu cước.
5.2. Lựa chọn loại tổng đài phù hợp
- Doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài ảo IP hoặc hệ thống call center để tối ưu quá trình tiếp nhận và xử lý cuộc gọi.
- Cung cấp giấy phép kinh doanh để hoàn tất đăng ký dịch vụ.
5.3. Kích hoạt và vận hành hệ thống
- Cung cấp địa chỉ doanh nghiệp, số lượng nhân sự sử dụng và các tính năng mong muốn (ví dụ: lời chào tổng đài, chuyển máy, ghi âm cuộc gọi…).
- Đơn vị cung cấp sẽ tiến hành cấu hình hệ thống và hướng dẫn sử dụng.
Thông thường, quy trình triển khai hoàn tất trong khoảng 1–3 ngày làm việc, tùy theo mức độ phức tạp của hệ thống và số lượng nhân sự cần tích hợp.
6. Nên mua số hotline tổng đài ở đâu?
Trong thời đại số, việc sở hữu một đầu số hotline cho tổng đài không chỉ giúp doanh nghiệp kết nối nhanh chóng với khách hàng mà còn góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu và xây dựng lòng tin. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài chuyên nghiệp, DIGINEXT là lựa chọn phù hợp.
DIGINEXT cung cấp giải pháp tổng đài ảo thông minh, giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng. Hệ thống hoạt động dựa trên nền tảng VoIP – công nghệ truyền thoại qua internet, cho phép sử dụng linh hoạt trên điện thoại di động, máy tính bảng hoặc laptop.
Tổng đài ảo của DIGINEXT đi kèm với nhiều tiện ích như: ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, không giới hạn số lượng máy nhánh. Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp CRM thông minh, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng hiệu quả và đảm bảo tính bảo mật cao.
DIGINEXT cung cấp đa dạng đầu số tổng đài cho doanh nghiệp như: đầu số 1900, 1800, cố định, số di động,… với mức chi phí cạnh tranh và chính sách hỗ trợ tận tâm. Sử dụng tổng đài ảo không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp hơn mà còn tối ưu hóa quy trình tiếp nhận và chăm sóc khách hàng.
