Khi triển khai tổng đài ảo, việc lựa chọn giữa hardphone hay softphone làm thiết bị đầu cuối là nỗi băn khoăn của không ít doanh nghiệp. Mỗi loại thiết bị đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, được áp dụng trong những tình huống sử dụng thích hợp khách nhau. Vậy hãy cùng tìm hiểu kĩ hơn về điều này trong bài viết dưới đây nhé!
Định nghĩa hardphone và softphone?
Hardphone là gì?
Hardphone, còn được gọi là điện thoại cứng, là một loại thiết bị điện thoại vật lý, tức là một thiết bị cụ thể được sản xuất và thiết kế để thực hiện cuộc gọi thoại trong mạng điện thoại cố định hoặc mạng di động.
Hardphone thường bao gồm các thành phần vật lý như bàn phím, màn hình, loa, và micro để cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi thoại.
Softphone là gì?
Softphone là một ứng dụng hoặc phần mềm máy tính hoặc thiết bị di động được sử dụng để thực hiện cuộc gọi thoại thông qua mạng Internet, thay thế cho các điện thoại cứng truyền thống và thường được sử dụng làm thiết bị đầu cuối cho tổng đài ảo.
Tên gọi “softphone” bắt nguồn từ việc kết hợp hai từ “software” (phần mềm) và “telephone” (điện thoại), vì nó là một ứng dụng phần mềm mô phỏng chức năng của một điện thoại.
Sự khác nhau giữa hardphone và softphone
Loại thiết bị
Hardphone: Là một thiết bị vật lý, gồm bàn phím, màn hình, loa, và micro. Nó tồn tại dưới dạng một điện thoại truyền thống.
Softphone: Là một ứng dụng hoặc phần mềm chạy trên máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng.
Chi phí
Hardphone: Thường có chi phí mua sắm ban đầu cao hơn. Điều này bao gồm chi phí mua thiết bị và cài đặt.
Softphone: Thường miễn phí hoặc có chi phí ban đầu thấp hơn. Bạn chỉ cần tải xuống và cài đặt phần mềm.
Linh hoạt và di động
Hardphone: Không linh hoạt, không dễ dàng di chuyển. Thường được cố định tại vị trí cụ thể.
Softphone: Linh hoạt và di động, có thể sử dụng từ bất kỳ đâu có kết nối Internet.
Chất lượng âm thanh
Hardphone: Thường cung cấp chất lượng âm thanh tốt và đáng tin cậy, đặc biệt trong môi trường mạng ổn định.
Softphone: Chất lượng cuộc gọi có thể bị ảnh hưởng bởi tình trạng mạng Internet.
Tích hợp tài khoản VoIP
Hardphone: Thường chỉ hỗ trợ một tài khoản VoIP hoặc cần phải cấu hình thêm để tích hợp nhiều tài khoản.
Softphone: Cho phép tích hợp nhiều tài khoản VoIP từ các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau.
Cấu hình và quản lý
Hardphone: Có thể yêu cầu cấu hình và quản lý phức tạp hơn.
Softphone: Thường dễ dàng cài đặt và quản lý.
Phù hợp môi trường làm việc
Hardphone: Thích hợp cho môi trường làm việc cố định như văn phòng, khách sạn, trường học.
Softphone: Linh hoạt và phù hợp cho làm việc từ xa, di chuyển, và môi trường linh hoạt.
Chi phí duy trì
Hardphone: Có thể có chi phí duy trì và sửa chữa cao hơn theo thời gian.
Softphone: Thường không có chi phí duy trì cụ thể.
Doanh nghiệp nên chọn hardphone hay softphone làm thiết bị đầu cuối của tổng đài ảo?
Quyết định chọn hardphone hay softphone làm thiết bị đầu cuối của tổng đài ảo phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm kích thước và cấu trúc của doanh nghiệp, ngân sách, mục tiêu sử dụng, và yêu cầu cụ thể. Dưới đây là một số tiêu chí giúp bạn cân nhắc, xem xét để lựa chọn phù hợp:
Kích thước và tính linh hoạt của doanh nghiệp
Doanh nghiệp nhỏ và môi trường làm việc từ xa: Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ hoặc cần tính linh hoạt cao, softphone có thể là lựa chọn tốt. Nó cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ đâu có kết nối Internet và sử dụng các thiết bị hiện có (máy tính, điện thoại di động) để thực hiện cuộc gọi.
Doanh nghiệp lớn và văn phòng cố định: Trong môi trường lớn và ổn định hơn, hardphone có thể phù hợp hơn. Chúng cung cấp độ tin cậy cao và chất lượng cuộc gọi ổn định, thích hợp cho các vị trí làm việc cố định như trạm làm việc.
Ngân sách và chi phí duy trì
Ngân sách hạn chế: Softphone thường có chi phí ban đầu thấp hơn, phù hợp cho các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế.
Khả năng duy trì: Hardphone có thể có chi phí duy trì và sửa chữa cao hơn theo thời gian, nên bạn cần xem xét khả năng tài chính của bạn.
Mục tiêu sử dụng cụ thể
Cuộc gọi thoại nhiều hơn: Nếu cuộc gọi thoại là hoạt động chính của doanh nghiệp bạn, hardphone có thể được ưu tiên hơn do chất lượng âm thanh và độ tin cậy cao.
Giao tiếp đa phương tiện: Nếu bạn cần tích hợp giao tiếp đa phương tiện như cuộc gọi thoại, cuộc họp video và trò chuyện văn bản, softphone có tính linh hoạt cao hơn.
Việc lựa chọn giữa hardphone và softphone làm thiết bị đầu cuối của tổng đài ảo nên được thực hiện sau khi xem xét kỹ càng yêu cầu cụ thể và mục tiêu sử dụng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng cả hai loại thiết bị để phục vụ các mục đích khác nhau, mang lại sự linh hoạt và đáp ứng nhu cầu giao tiếp đa dạng của doanh nghiệp.
Sự kết hợp giữa cả hai loại thiết bị cũng cho phép doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tận dụng tối đa công nghệ để nâng cao hiệu suất làm việc.
Dù bạn chọn sử dụng hardphone, softphone hay cả hai, điều quan trọng nhất là phải đảm bảo rằng hệ thống giao tiếp của bạn đáp ứng được nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và đảm bảo tính hiệu quả trong việc kết nối và tương tác với khách hàng và nội bộ nhân viên.
