Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang lựa chọn đầu tư vào hệ thống tổng đài để nâng cao hiệu quả liên lạc và chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, trên thị trường có không ít loại tổng đài với tính năng và công nghệ khác nhau, khiến không ít doanh nghiệp phân vân trong việc chọn lựa phương án phù hợp.
Trong bài viết này, Diginext sẽ cùng bạn tìm hiểu về tổng đài IP – một giải pháp hiện đại dành cho doanh nghiệp, đồng thời so sánh tổng đài IP và tổng đài analog để thấy rõ sự khác biệt giữa hai công nghệ này.
1. Tổng đài IP là gì?
Tổng đài IP là một hệ thống liên lạc hoạt động dựa trên nền tảng internet. Thay vì sử dụng đường dây điện thoại truyền thống, tổng đài này khai thác hạ tầng mạng để kết nối và thực hiện các cuộc gọi. Nhờ ứng dụng các công nghệ tiên tiến, tổng đài IP đang trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp hiện nay.
Ưu điểm nổi bật của tổng đài IP so với hệ thống tổng đài truyền thống:
- Miễn phí hoàn toàn các cuộc gọi nội bộ, đồng thời giúp giảm đáng kể chi phí cuộc gọi ra ngoài, có thể lên đến 90%.
- Hỗ trợ sử dụng trên nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau, từ điện thoại bàn, laptop đến smartphone, mang lại khả năng linh hoạt vượt trội.
- Đảm bảo chất lượng âm thanh ổn định, cho phép nhiều tổng đài viên xử lý cuộc gọi cùng lúc mà không bị gián đoạn.
- Tích hợp tính năng ghi âm và lưu trữ cuộc gọi, hỗ trợ nghe lại khi cần thiết.
- Hệ thống cung cấp báo cáo chi tiết, cho phép quản lý và theo dõi lịch sử cuộc gọi một cách nhanh chóng và chính xác.
- Dễ dàng kết nối với phần mềm quản lý khách hàng (CRM), giúp nhận diện và hỗ trợ khách hiệu quả hơn.
- Hỗ trợ lập trình kịch bản cuộc gọi và triển khai các chiến dịch gọi tự động linh hoạt.
2. Tổng đài analog là gì?
Ngược lại, tổng đài analog là hệ thống liên lạc dựa trên công nghệ truyền thống, hoạt động thông qua đường dây điện thoại cố định. Khi triển khai, doanh nghiệp sẽ được nhà cung cấp kéo đường dây đến địa điểm lắp đặt tổng đài.
Tuy không bị ảnh hưởng bởi kết nối internet, nhưng tổng đài analog lại tồn tại nhiều hạn chế về tính năng, chi phí và khả năng mở rộng. Do đó, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn chuyển đổi sang tổng đài IP để tối ưu hiệu quả vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
3. So sánh tổng đài IP và tổng đài analog
Khác với công nghệ IP hiện đại, tổng đài analog vẫn tồn tại nhiều giới hạn. Hệ thống analog không hỗ trợ ghi âm, không cho phép người dùng tra cứu lịch sử cuộc gọi, và không thể triển khai trên nhiều thiết bị hoặc nền tảng khác nhau. Ngoài ra, khả năng mở rộng hay tích hợp với phần mềm quản lý như CRM cũng gần như không có.
Ngược lại, tổng đài IP được đánh giá cao nhờ sự linh hoạt và tích hợp công nghệ mới. Tuy nhiên, nhược điểm của IP là phụ thuộc hoàn toàn vào nguồn điện và kết nối internet để duy trì hoạt động ổn định.
4. Bảng so sánh giữa tổng đài IP và tổng đài analog
Tiêu chí | Tổng đài IP | Tổng đài Analog |
Chi phí đầu tư | Tổng chi phí thấp, không cần dây cáp điện thoại | Chi phí cao, phải đầu tư thiết bị và hạ tầng dây nối |
Triển khai | Cài đặt nhanh chóng chỉ cần kết nối Internet | Cần lắp đặt hạ tầng cáp vật lý, tốn thời gian |
Bảo trì | Dễ dàng, người dùng có thể tự thao tác theo hướng dẫn | Khó bảo trì, tốn kém và phụ thuộc vào kỹ thuật |
Nâng cấp, mở rộng | Linh hoạt, chi phí thấp | Phải mua thêm thiết bị, chi phí cao |
Kết nối với hệ thống khác | Dễ dàng tích hợp với phần mềm CRM, ERP… | Không hỗ trợ |
5. So sánh tính năng của tổng đài analog và tổng đài IP
Tính năng | Tổng đài IP | Tổng đài Analog |
Gọi nội bộ | Miễn phí, không giới hạn vị trí | Miễn phí, giới hạn trong công ty |
Trả lời tự động | Không giới hạn thời gian và lớp lời chào | Giới hạn số lớp và thời gian chào |
Hàng đợi cuộc gọi | Có | Không |
Quản trị hệ thống | Giao diện dễ thao tác | Cấu hình phức tạp |
Báo cáo cuộc gọi | Chi tiết | Đơn giản, hạn chế |
Chuyển hướng cuộc gọi | Tự cấu hình dễ dàng | Phụ thuộc vào nhà cung cấp |
Chặn số, xóa cuộc gọi đến | Có thể tự thiết lập | Không có hoặc cần nhà cung cấp hỗ trợ |
Thiết lập thời gian làm việc | Linh hoạt theo khung giờ, ngày lễ | Không hỗ trợ |
Số lượng người dùng | Không giới hạn | Giới hạn thiết bị |
Kết nối chi nhánh | Hỗ trợ nhiều văn phòng | Không hỗ trợ |
Ghi âm cuộc gọi | Không giới hạn | Không có |
Gọi tự động – kịch bản gọi | Có | Không |
Thiết bị sử dụng | Đa dạng: IP phone, máy tính, trình duyệt web… | Chỉ dùng điện thoại cố định |
Kết luận
Rõ ràng, tổng đài IP sở hữu nhiều tính năng hiện đại và khả năng tùy biến linh hoạt hơn hẳn so với tổng đài analog. Chính những ưu điểm vượt trội này đã khiến tổng đài IP ngày càng được ưa chuộng và trở thành xu hướng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay.
Mong rằng những chia sẻ từ Diginext đã mang đến cho bạn cái nhìn rõ hơn về giải pháp tổng đài IP, cũng như những điểm khác biệt quan trọng giữa tổng đài analog và tổng đài IP.
Diginext hiện đang là một trong những nền tảng cung cấp giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng hiệu quả, hiện đại và được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Nếu bạn đang cần tư vấn hoặc muốn tìm hiểu kỹ hơn về các dịch vụ, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng và tận tâm!
