Bạn có bao giờ tự hỏi hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với doanh nghiệp? Hãy tưởng tượng một công ty với hàng trăm nhân viên đi làm mỗi ngày, và giao tiếp là yếu tố quan trọng nhất để duy trì sự nhất quán và hiệu suất công việc bạn sẽ hiểu lý do tại sao nó lại quan trọng đến vậy.

Bài viết này DigiNext sẽ giới thiệu đến bạn chi tiết về hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ – một công cụ không thể thiếu để kết nối và tăng cường tương tác giữa từng cá nhân và các bộ phận trong tổ chức.

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ là gì?

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ, thường được gọi là PBX (Private Branch Exchange), là một hệ thống điện thoại được cài đặt trong tổ chức, công ty, hoặc doanh nghiệp để quản lý và điều hướng cuộc gọi nội bộ.

Chức năng chính của hệ thống này là kết nối các điện thoại nội bộ trong tổ chức để cho phép nhân viên gọi điện thoại và liên lạc với nhau một cách hiệu quả.

Thành phần của hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ gồm những gì?

Tổng đài điện thoại (PBX – Private Branch Exchange)

Tổng đài điện thoại là trung tâm của hệ thống tổng đài nội bộ.

Nó quản lý và điều phối các cuộc gọi trong tổ chức.

Cung cấp các tính năng như chuyển cuộc gọi, thực hiện cuộc gọi nội bộ, quản lý danh bạ, và kiểm soát luồng thông tin.

Đường trung kế (Trunk Lines)

Đường trung kế là các đường dây hoặc kết nối mạng ngoại bộ được kết nối đến tổng đài.

Chúng cho phép tổng đài kết nối với mạng công cộng và gọi điện thoại ra ngoài tổ chức.

Được sử dụng để xử lý đồng thời nhiều cuộc gọi đến và đi từ tổng đài.

Các máy nhánh và máy lẻ (Extensions and End-User Phones)

Các máy nhánh và máy lẻ là các điện thoại được cài đặt trong tổ chức để cho phép nhân viên gọi điện thoại nội bộ.

Mỗi máy sẽ có một số nội bộ riêng để người dùng có thể gọi và nhận cuộc gọi trong tổ chức.

Chúng có thể là các điện thoại bàn, điện thoại IP hoặc các thiết bị khác dùng để gọi và nhận cuộc gọi.

Hộp cáp (Patch Panel)

Hộp cáp là một thiết bị dùng để quản lý và kết nối các dây cáp của hệ thống.

Nó giúp tổ chức dễ dàng thay đổi và mở rộng hệ thống bằng cách kết nối và ngắt kết nối các dây cáp vào các máy nhánh và đường trung kế.

Bộ nguồn dự phòng (Backup Power Supply)

Bộ nguồn dự phòng là một phần quan trọng trong hệ thống tổng đài nội bộ để đảm bảo tính liên tục của cuộc gọi trong trường hợp cúp điện.

Nó cung cấp nguồn điện dự phòng để đảm bảo rằng tổng đài và các máy nhánh vẫn hoạt động trong trường hợp mất điện chính.

Bàn giám sát DSS (Direct Station Selection)

Bàn giám sát DSS là một thiết bị thường được sử dụng bởi nhân viên tiếp tân hoặc những người cần quản lý nhiều cuộc gọi cùng một lúc.

Chúng cung cấp các phím tắt cho các máy nhánh hoặc số điện thoại quan trọng, giúp người dùng dễ dàng chuyển cuộc gọi hoặc xem trạng thái của các máy nhánh.

Bộ phận hiển thị cuộc gọi đến

Có ba loại bộ phận hiển thị cuộc gọi đến:

Tổng đài tích hợp sẵn:

Trong trường hợp này, tính năng hiển thị số gọi đến (Caller ID) được tích hợp trực tiếp vào tổng đài điện thoại.

Thông tin số điện thoại của người gọi và tên (nếu có) sẽ được hiển thị trực tiếp trên màn hình điện thoại bàn.

Ví dụ về tổng đài tích hợp sẵn là Panasonic KX-NS300, Panasonic KX-TDA100D và Tổng đài IKE.

Bộ phận hiển thị số gọi đến độc lập với tổng đài:

Trong trường hợp này, hiển thị số gọi đến là một bộ phận độc lập và không tích hợp trực tiếp vào tổng đài.

Bộ phận này có khả năng nhận và xử lý thông tin số điện thoại của người gọi và tên (nếu có).

Thông tin sau đó có thể được truyền tới tổng đài để hiển thị trên các điện thoại bàn hoặc các thiết bị khác.

Ví dụ cho trường hợp này là tổng đài điện thoại Adsun.

Card hiển thị số gọi đến:

Trong trường hợp này, để có tính năng hiển thị số gọi đến, bạn cần phải nâng cấp tổng đài bằng cách thêm một card hiển thị số gọi đến.

Card này có nhiệm vụ nhận và xử lý thông tin số điện thoại của người gọi và tên (nếu có).

Sau đó, thông tin này sẽ được gửi đến các điện thoại bàn hoặc các thiết bị khác kết nối với tổng đài.

Ví dụ về trường hợp này là card hiển thị số gọi đến cho tổng đài Panasonic KX-TES824.

Chúng ta đã vừa tìm hiểu về các thành phần quan trọng của hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ. Hệ thống này là một phần không thể thiếu trong môi trường doanh nghiệp và tổ chức, giúp cải thiện khả năng liên lạc và quản lý cuộc gọi hiệu quả.

Các công nghệ liên quan đến tổng đài điện thoại nội bộ vẫn đang phát triển không ngừng, cung cấp nhiều tính năng tiên tiến hơn để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp và tổ chức. Hiểu về cấu trúc và thành phần của hệ thống này là quan trọng để tận dụng toàn bộ tiềm năng của nó trong môi trường công việc và giao tiếp hàng ngày.