Nhận thức được vai trò và những lợi ích to lớn của tổng đài ảo, ngày nay các doanh nghiệp đang dần chuyển sang sử dụng loại hình này thay cho tổng đài truyền thống để tối ưu hóa việc liên lạc nội bộ, liên lạc với khách hàng và cải thiện trải nghiệm dịch vụ.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang đứng trước câu hỏi quan trọng: nên mua hay thuê tổng đài ảo? Bài viết này sẽ phân tích những lợi ích chi tiết giữa mua và thuê tổng đài ảo giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và phù hợp với nhu cầu của mình.
Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài ảo?
Mua tổng đài ảo
Lợi ích khi mua tổng đài ảo
+ Kiểm soát hoàn toàn: Mua tổng đài ảo, doanh nghiệp có quyền kiểm soát tuyệt đối về hệ thống và khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của mình. Những lợi ích cụ thể của việc kiểm soát hoàn toàn bao gồm:
Tùy chỉnh tính năng: Doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn và tích hợp các tính năng phù hợp để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình.
Đáp ứng nhanh chóng thay đổi: Bất cứ khi nào doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh đều có thể tự điều chỉnh hệ thống linh hoạt để phù hợp với tình hình mới.
Quản lý dễ dàng: Mua tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi hiệu suất hoạt động bất cứ lúc nào thông qua các báo cáo cụ thể, chi tiết.
+ Tiết kiệm chi phí dài hạn: Mặc dù để mua tổng đài ảo, ban đầu cần chi phí đầu tư rất lớn, nhưng sau đó doanh nghiệp sẽ không cần phải trả phí thuê hàng tháng và tiết kiệm chi phí trong dài hạn.
Cân nhắc khi mua tổng đài ảo
Doanh nghiệp cần xem xét một số khía cạnh sau trước khi quyết định mua tổng đài ảo:
+ Chi phí đầu tư ban đầu: Mua tổng đài ảo yêu cầu khoản đầu tư ban đầu rất lớn cho hệ thống phần cứng và phần mềm cần thiết. Tùy từng loại tổng đài ảo mà chi phí ban đầu phải bỏ ra là khác nhau có thể là vài chục triệu, vài trăm triệu hay vài tỷ đồng hoặc hơn.
Doanh nghiệp cần xem xét kĩ càng khả năng tài chính và nhu cầu sử dụng của mình để quyết định việc sở hữu hệ thống tổng đài ảo.
+ Quản lý vận hành: Hệ thống tổng đài ảo VoIP muốn hoạt động được cần có nhân sự kỹ thuật chuyên môn để phụ trách vận hành, có phòng server riêng, cần nâng cấp đường truyền mạng, điện thường xuyên để dự phòng rủi ro. Nếu không có nguồn nhân lực, cơ sở vật chất việc này có thể trở thành thách thức khi doanh nghiệp mua tổng đài điện thoại ảo.
Khuyến nghị doanh nghiệp nào nên mua tổng đài ảo
Các doanh nghiệp vừa và lớn, hoạt động trong ngành dịch vụ và bán lẻ, với nhu cầu sử dụng tổng đài ảo lớn và ổn định, có yêu cầu tùy chỉnh thường là những doanh nghiệp nên xem xét đến việc mua tổng đài ảo riêng.
Thuê tổng đài ảo
Lợi ích khi thuê tổng đài ảo
Thuê tổng đài ảo là một giải pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, start-up.
+ Tiết kiệm chi phí: Thuê tổng đài ảo không đòi hỏi đầu tư vào hệ thống phần cứng phức tạp, đắt đỏ, giảm thiểu bộ máy nhân sự vận hành, giúp tiết kiệm chi phí ban đầu và chi phí duy trì hệ thống một cách đáng kể.
+ Linh hoạt và mở rộng dễ dàng: Doanh nghiệp dễ dàng mở rộng số lượng máy nhánh hoặc tích hợp thêm tính năng mới khi cần thiết bất cứ lúc nào mà không bị ràng buộc bởi các giới hạn phần cứng.
+ Dễ dàng tích hợp: Đây là một trong những tính năng của tổng đài ảo rất được doanh nghiệp quan tâm. Bởi vì, để tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường hiệu suất làm việc, hiện nay các doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm CRM, ERP, phần mềm bán hàng,… và khi tích hợp vào với giải pháp tổng đài ảo thì hiệu quả còn tăng lên gấp nhiều lần.
Bên cạnh đó, tổng đài ảo còn được tích hợp với các ứng dụng khác như Email, Messenger, Zalo,… giúp quản lý và chăm sóc khách hàng thống nhất.
+ Hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì: Khi thuê tổng đài ảo từ các nhà cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp được hỗ trợ kỹ thuật 24/7, không cần phải lo lắng về vấn đề bảo dưỡng, bảo trì hệ thống, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc.
Khuyến nghị doanh nghiệp nào nên thuê tổng đài ảo
Các doanh nghiệp start-up, doanh nghiệp nhỏ thường có ngân sách hạn chế, không muốn đầu tư nhiều vốn ban đầu thì thuê tổng đài ảo chính là một giải pháp phù hợp, giúp tiết kiệm chi phí.
Hoặc đơn giản ngay cả với những doanh nghiệp vừa và lớn, không muốn mua tổng đài ảo vì nhiều lý do như không muốn đầu tư hệ thống, không có kỹ thuật chuyên môn quản lý,… thì đều có thể lựa chọn thuê tổng đài ảo.
Nên thuê tổng đài ảo của nhà cung cấp nào?
Việc lựa chọn thuê tổng đài ảo của nhà cung cấp nào là một quyết định quan trọng đối với doanh nghiệp, vì điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh và trải nghiệm khách hàng.
Nếu bạn vẫn đang băn khoăn không biết lựa chọn thuê tổng đài ảo ở đầu thì DigNext – nhà cung cấp tổng đài VoIP ảo hàng đầu Việt Nam là gợi ý tuyệt vời dành cho bạn:
Tiết kiệm chi phí: Với tổng đài ảo Diginext doanh nghiệp không cần tiêu tốn chi phí xây dựng hệ thống ban đầu và giúp thể tiết kiệm cước điện thoại đến 70%.
Tính năng ưu việt, tích hợp với nhiều phần mềm: Tổng đài ảo DigiNext được thiết kế với hàng loạt tính năng thông minh như ghi âm cuộc gọi, định hướng cuộc gọi, lời chào tự động,… và có thể tích hợp với các phần mềm CRM, sale, kế toán,…
Mở rộng linh hoạt: Thuê tổng đài Diginext cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng số lượng máy nhánh, đáp ứng mọi quy mô doanh nghiệp, không bị giới hạn các phần cứng.
Bảo mật, tin cậy: Hệ thống tổng đài có độ tin cậy cao, tuân thủ các nguyên tắc bảo mật, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.
Hỗ trợ kỹ thuật 24/7/365: Bất cứ khi nào doanh nghiệp cần hỗ trợ, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của DigiNext luôn sẵn sàng đáp ứng một cách nhanh nhất, tận tình, chuyên nghiệp.
Việc mua hay thuê tổng đài ảo đều có những ưu điểm và cân nhắc riêng. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng nhu cầu sử dụng, ngân sách để đưa ra quyết định tối ưu và phù hợp. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào hay cần được tư vấn về mua hay thuê tổng đài ảo, vui lòng liên hệ với DigiNext để biết thêm thông tin chi tiết.
