Tổng đài ảo đã trở thành một gải pháp không thể thiếu trong chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp, giúp họ tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn và tăng cường hiệu suất làm việc. Trong đó, tính năng chuyển tiếp cuộc gọi đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp sự linh hoạt cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.
Hãy cùng DigiNext khám phá về tính năng này, các ưu điểm của nó, cách nó có thể giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn trong bài viết này nhé!
Tính năng chuyển tiếp cuộc gọi là gì?
Tính năng chuyển tiếp cuộc gọi là một dịch vụ trong viễn thông cho phép người dùng chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại khác hoặc đến một địa chỉ khác mà họ đã đặt trước.
Các loại tính năng chuyển tiếp cuộc gọi
Có một số loại tính năng chuyển tiếp cuộc gọi khác nhau, được thiết kế để phục vụ các mục đích cụ thể hoặc cung cấp tính linh hoạt cho người dùng. Dưới đây là một số loại phổ biến:
Chuyển tiếp cuộc gọi tĩnh (Fixed Call Forwarding)
+ Chuyển tiếp cuộc gọi tới số cố định: Cuộc gọi sẽ luôn được chuyển tiếp đến một số điện thoại cố định mà bạn đã chỉ định trước.
+ Chuyển tiếp cuộc gọi khi bận (Unconditional Call Forwarding): Tất cả cuộc gọi đến số điện thoại của bạn sẽ được chuyển tiếp đến số khác mà bạn đã đặt.
Chuyển tiếp cuộc gọi có điều kiện (Conditional Call Forwarding)
+ Chuyển tiếp cuộc gọi khi bạn không trả lời (No Answer Call Forwarding): Cuộc gọi sẽ được chuyển tiếp nếu bạn không trả lời sau một số lần chuông cụ thể.
+ Chuyển tiếp cuộc gọi khi bạn bận (Busy Call Forwarding): Cuộc gọi sẽ được chuyển tiếp nếu số điện thoại của bạn đang bận (đang thực hiện cuộc gọi khác).
+ Chuyển tiếp cuộc gọi khi không có mạng (No Network Call Forwarding): Cuộc gọi sẽ được chuyển tiếp nếu điện thoại của bạn không có tín hiệu hoặc không có kết nối mạng.
Chuyển tiếp cuộc gọi dựa trên thời gian (Time-Based Call Forwarding)
Bạn có thể cài đặt thời gian cụ thể trong ngày để chuyển tiếp cuộc gọi đến số khác. Ví dụ, chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại công việc vào giờ làm việc và chuyển tiếp đến số điện thoại cá nhân vào ngoài giờ làm việc.
Chuyển tiếp cuộc gọi đến nhóm (Call Forwarding to a Group)
Cuộc gọi có thể được chuyển tiếp đến một nhóm người dùng, nơi tất cả các số điện thoại trong nhóm có cơ hội trả lời cuộc gọi.
Chuyển tiếp cuộc gọi dựa trên vị trí (Location-Based Call Forwarding)
Dựa vào vị trí hiện tại của bạn, cuộc gọi có thể được chuyển tiếp đến số điện thoại khác. Điều này có thể hữu ích khi bạn di chuyển giữa các địa điểm khác nhau và muốn cuộc gọi được chuyển tiếp đúng địa điểm bạn đang ở.
Ưu điểm của tính năng chuyển tiếp cuộc gọi trong tổng đài ảo
Tăng tính linh hoạt và sẵn sàng cho doanh nghiệp
Tính năng chuyển tiếp cuộc gọi trong tổng đài ảo mang lại nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp. Trong môi trường kinh doanh ngày nay, tính linh hoạt và sẵn sàng là yếu tố quan trọng để đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Thông qua tính năng chuyển tiếp cuộc gọi, doanh nghiệp có thể dễ dàng di chuyển cuộc gọi giữa các nhân viên và bộ phận khác nhau mà không gây mất thông tin hoặc tạo ra sự gián đoạn trong quá trình giao tiếp. Điều này giúp nâng cao tính sẵn sàng và tăng khả năng phục vụ khách hàng của doanh nghiệp.
Tốc độ và hiệu quả trong chuyển tiếp cuộc gọi
Khi một cuộc gọi được chuyển tiếp, không chỉ thông tin của khách hàng được tập trung mà còn có thể kèm theo thông tin về trạng thái và lịch sử cuộc gọi trước đó. Điều này giúp nhân viên tiếp tục trò chuyện một cách liền mạch và không làm mất đi sự tiến triển của cuộc gọi. Nhân viên có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin và tiếp tục tư vấn hoặc giải quyết vấn đề mà khách hàng đang gặp phải.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Khi khách hàng gọi đến, họ thường mong muốn được tư vấn hoặc giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Với tính năng chuyển tiếp cuộc gọi, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng khách hàng sẽ luôn được chăm sóc và phục vụ bởi nhân viên phù hợp nhất. Khách hàng không phải chờ đợi lâu và có thể được đáp ứng nhanh chóng theo như mong đợi. Điều này tạo ra ấn tượng tích cực và góp phần trong việc xây dựng lòng tin và trung thành từ phía khách hàng.
Nâng cao khả năng quản lý và theo dõi cuộc gọi
Doanh nghiệp có thể theo dõi thông tin về số lượng cuộc gọi, thời gian và trạng thái cuộc gọi để đánh giá hiệu suất và cải thiện quy trình làm việc. Nhân viên cũng có thể theo dõi số lượng cuộc gọi được chuyển tiếp và tỷ lệ thành công của việc giải quyết cuộc gọi.
Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin quan trọng và hiểu rõ hơn về xu hướng và nhu cầu của khách hàng để đưa ra các biện pháp cải tiến thích hợp.
Tính năng chuyển tiếp cuộc gọi tùy chỉnh
Doanh nghiệp có thể tạo ra các quy tắc và tiêu chí riêng để xác định việc chuyển tiếp cuộc gọi. Điều này có thể dựa trên sự chuyên môn, kỹ năng, thời gian hoặc bất kỳ tiêu chí nào mà doanh nghiệp mong muốn áp dụng.
Tính năng tùy chỉnh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đảm bảo rằng cuộc gọi sẽ luôn được chuyển tiếp đến nhân viên phù hợp nhất để giải quyết một cách tối ưu.
Tính năng chuyển tiếp cuộc gọi trong tổng đài ảo là một trong những công cụ quan
Tính năng chuyển tiếp cuộc gọi trong tổng đài ảo là một phần quan trọng trong việc cải thiện quản lý cuộc gọi, nâng cao trải nghiệm của khách hàng và tăng cường hiệu suất tổ chức. Nó không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.
