Tính năng ghi âm VOIP đang nổi lên như một xu hướng mới trong thời đại công nghệ số khi có thể giúp nhiều doanh nghiệp tháo gỡ những khúc mắc trong việc lưu trữ và quản lý dữ liệu cuộc gọi. Ghi âm VOIP là giải pháp tiên tiến và tối ưu có thể hỗ trợ đa dạng các lĩnh vực trong việc chăm sóc khách hàng cũng như làm việc với các đối tác.
1. Ghi âm VOIP là gì?
Ghi âm VOIP (Voice over internet protocol) là công nghệ truyền tải âm thanh qua môi trường internet thay vì sử dụng đường dây điện thoại truyền thống. Khi sử dụng công nghệ ghi âm VOIP, các thông tin và dữ liệu giọng nói của khách hàng sẽ được đóng gói và truyền thẳng qua đường dây internet sẵn có một cách nhanh chóng và tiết kiệm. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tối ưu nguồn lực và tiết kiệm chi phí vận hành.
Ghi âm VOIP là gì?
Các nội dung cuộc gọi sẽ được tự động ghi lại thông qua phần mềm hoặc tích hợp vào hệ thống tổng đài IP. Dữ liệu ghi âm sẽ được lưu trữ trên thiết bị nội bộ và trên đám mây của doanh nghiệp, người quản lý có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin cuộc gọi thông qua các từ khoá có sẵn, và những dữ liệu đó cũng sẽ được bảo mật an toàn tuyệt đối với công nghệ ghi âm VOIP.
2. Lợi ích của Ghi âm cuộc gọi VOIP
So với việc ghi âm cuộc gọi truyền thống, ghi âm VOIP dễ triển khai hơn và mang lại vô cùng nhiều tính năng có lợi cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi sử dụng công nghệ Ghi âm cuộc gọi VOIP:
>> Xem thêm: 3 yếu tố về Internet ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi của hệ thống tổng đài VoIP
2.1. Nâng cao chất lượng nhân sự và dịch vụ
Ghi âm VOIP hỗ trợ doanh nghiệp giám sát kỹ càng và đánh giá chất lượng cuộc gọi cho doanh nghiệp, quản lý còn có thể nghe lại các cuộc trò chuyện để đánh giá phản hồi mà khách hàng gửi lại. Từ những điều đó mà doanh nghiệp có thể nắm được những điểm tốt và những điểm khách hàng chưa hài lòng để có thể khắc phục và giao tiếp tốt hơn với khách.
Nâng cao chất lượng nhân sự và dịch vụ
Bên cạnh đó, việc nghe lại các ghi âm cuộc gọi có thể giúp nhân sự nắm được những ưu nhược điểm để cải thiện và phát huy, nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng. Những dữ liệu cuộc gọi này còn là nguồn tài nguyên quý giá cho doanh nghiệp khi đào tạo nhân viên mới và đưa ra những tình huống cụ thể để người mới dễ ứng phó hơn.
2.2. Đảm bảo tuân thủ pháp lý và giải quyết tranh chấp, khiếu nại
Nhiều ngành nghề đặc thù sẽ yêu cầu phải lưu trữ nội dung cuộc gọi theo đúng quy định. Ghi âm cuộc gọi VOIP sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng và bám sát các chính sách để bảo đảm quyền lợi cho khách hàng, tránh xảy ra những sai sót không đáng có.
Ngoài ra, Ghi âm VOIP còn giúp doanh nghiệp trích xuất nội dung cuộc gọi để xác minh thông tin khi nhận về những khiếu nại và tranh chấp của khách hàng hay đối tác. Từ đó mà doanh nghiệp có thể xử lý vấn đề một cách nhanh chóng và minh bạch hơn mà không cần trải qua quá nhiều khâu rà soát phức tạp, nhờ vậy mà cải thiện tính chuyên nghiệp và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
2.3. Quản lý dữ liệu cuộc gọi và giám sát hiệu quả
Ghi âm VOIP giúp doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ các thông tin quan trọng và dữ liệu cuộc gọi trên tài liệu nội bộ và đám mây của công ty. Từ đó mà doanh nghiệp có thể chủ động theo dõi nội dung cuộc gọi bất cứ lúc nào.
Quản lý dữ liệu cuộc gọi và giám sát hiệu quả
Những dữ liệu này là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng và hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như kiểm tra lại các giao dịch quan trọng. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể đưa ra được những quyết định hoặc chiến lược kinh doanh hiệu quả và chính xác hơn.
3. Ứng dụng công nghệ ghi âm cuộc gọi VOIP trong từng ngành nghề
3.1. Ngành nghề chăm sóc khách hàng/ Tổng đài Call center
Đây là ngành nghề đặc thù nhất và rất cần thiết sử dụng hệ thống ghi âm VOIP. Đối với ngành chăm sóc khách hàng, việc phân tích xu hướng đánh giá cũng như theo dõi kỹ nội dung phản hồi của khách hàng là điều vô cùng quan trọng.
Ghi âm VOIP sẽ hỗ trợ tất cả những điều đó khi không chỉ giúp doanh nghiệp ghi âm đầy đủ cuộc gọi đến và đi để đảm bảo chất lượng dịch vụ, mà còn theo dõi sát sao các dữ liệu ghi âm để phát hiện lỗi sai và tối ưu kịch bản chăm sóc khách hàng. Ngoài ra, Ghi âm VOIP còn giúp nhân viên chăm sóc khách hàng có thể giải quyết tranh chấp và khiếu nại một cách nhanh chóng, minh bạch.
Ngành nghề chăm sóc khách hàng/ Tổng đài Call center
3.2. Ngành Tài chính – Ngân hàng
Ghi âm VOIP hỗ trợ các doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định lưu trữ giao dịch của Ngân hàng nhà nước và Tổ chức tài chính quốc tế để tránh xảy ra các sai sót về mặt pháp lý. Bên cạnh đó, ghi âm VOIP giúp ghi lại quá trình tư vấn các sản phẩm, dịch vụ tài chính – ngân hàng như mở thẻ, gửi vay, tiết kiệm.
Từ đó mà doanh nghiệp có thể đảm bảo không xảy ra những trường hợp không đáng có về pháp lý và giám sát nhân viên được hiệu quả, chuyên nghiệp hơn.
3.3. Ngành Y tế & Thẩm mỹ
Ghi âm VOIP hỗ trợ bác sĩ và y tá lưu trữ bệnh án và hồ sơ những thông tin quan trọng của bệnh nhân, luôn đảm bảo những thông tin lưu lại phải chính xác về các vấn đề mà bệnh nhân đang mắc phải khớp với quá trình điều trị bệnh.
Ngoài ra, các dữ liệu cuộc gọi có thể được lưu lại để hỗ trợ việc phác thảo phác đồ điều trị bệnh hoặc làm tài liệu đào tạo và nghiên cứu chuyên môn.
Ngành Y tế và Thẩm mỹ
3.4. Ngành Giáo dục & Đào tạo
Ghi âm VOIP hỗ trợ giáo viên và trợ giảng có thể ghi lại các buổi giảng dạy, hội thảo chuyên đề trực tuyến cho học sinh xem lại hoặc gửi cho các học sinh nghỉ phép nắm được chắc chắn hơn các kiến thức đã dạy. Ngoài ra, đây còn là nguồn tài nguyên quan trọng giúp giáo viên có thể đánh giá được chất lượng của buổi học và nâng cao chất lượng giảng dạy trong tương lai.
3.5. Ngành Luật & Bảo hiểm
Hai ngành nghề này có yêu cầu cao về tính minh bạch, chính xác và luôn cần phải tuân thủ các quy trình pháp lý. Vì thế mà ghi âm VOIP càng trở nên quan trọng, luật sư hoặc người tư vấn bảo hiểm có thể ghi lại đầy đủ cuộc tư vấn pháp lý hoặc quá trình trao đổi hợp đồng với khách hàng.
Từ đó mà giảm thiểu tranh chấp và sai xót, lưu trữ những thông tin quan trọng của khách hàng hoặc bằng chứng cần thiết cho các vụ kiện tụng.
4. Ghi âm cuộc gọi chuyên nghiệp với tổng đài tích hợp CRM của DIGINEXT
DIGINEXT là nhà mạng viễn thông thứ 11 của Việt Nam và là đơn vị uy tín hàng đầu hỗ trợ cung cấp cho doanh nghiệp dịch vụ tổng đài ảo thông minh tích hợp CRM với nhiều tính năng chuyên nghiệp như Ghi âm cuộc gọi VOIP. Hệ thống tổng đài ảo của DIGINEXT có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hoá nguồn lực, quản lý cuộc gọi hiệu quả và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Ghi âm cuộc gọi chuyên nghiệp với tổng đài tích hợp CRM của DIGINEXT
Đến với DIGINEXT, doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng dịch vụ tổng đài ảo một cách đơn giản, nhanh chóng mà không cần nhiều thủ tục phức tạp.
DIGINEXT luôn hỗ trợ cho doanh nghiệp 24/7 mỗi khi gặp các vấn đề về hạ tầng kỹ thuật, đặc biệt, giá thành đăng ký tổng đài ảo tại DIGINEXT vô cùng phải chăng và còn được tặng vô cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn như được đăng ký dùng thử, tặng nhiều tính năng dịch vụ cho các khách hàng mới sử dụng.
DIGINEXT không chỉ mang đến giải pháp tổng đài ảo thông minh giúp nâng cao khả năng chăm sóc khách hàng, mà còn tích hợp tính năng ghi âm VOIP hiện đại, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý cuộc gọi một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí, mà không cần đầu tư hạ tầng phức tạp – chỉ cần kết nối với internet.
Kết luận
Công nghệ ghi âm VOIP là giải pháp tiên tiến giúp cho doanh nghiệp quản lý hiệu quả dữ liệu cuộc gọi, giảm thiểu rủi ro và nâng cao trải nghiệm chăm sóc khách hàng.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một hệ thống tổng đài ảo thông minh hỗ trợ chăm sóc khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ, đừng ngần ngại liên hệ ngay với DIGINEXT thông qua hotline 1900.5055 hoặc đăng ký trực tiếp trên website để sớm sở hữu giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
