Với sự thay đổi không ngừng của thị trường và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, việc lựa chọn tổng đài ảo cho doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là bắt kịp xu hướng công nghệ, mà đó còn là một quyết định mang tính chiến lược dẫn đến thành công của doanh nghiệp.
Nhưng lựa chọn tổng đài ảo cho doanh nghiệp như thế nào là hợp lý? Điều này yêu cầu doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ càng về các tính năng, chi phí phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Trong bài viết dưới đây, DigiNext sẽ đưa ra các tiêu chí quan trọng, giúp doanh nghiệp có quyết định đúng đắn và khai thác được tiềm năng tối đa khi sử dụng tổng đài ảo.
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là một giải pháp điện thoại hoạt động dựa trên mô hình điện toán đám mây. Người dùng chỉ cần sử dụng các thiết bị có kết nối với internet như điện thoại IP, máy tính, điện thoại thông minh,… để thực hiện cuộc gọi đi và nhận cuộc gọi đến.
Tầm quan trọng của tổng đài ảo cho doanh nghiệp
Trước khi khám phá cách lựa chọn tổng đài ảo cho doanh nghiệp như thế nào là hợp lý, hãy cùng điểm qua những lý do vì sao giải pháp này đã thu hút sự quan tâm và trở thành sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp trong việc cải thiện hệ thống liên lạc với khách hàng.
Tiết kiệm chi phí
So với việc triển khai hệ thống điện thoại truyền thống, dịch vụ tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể: không cần đầu tư và trang bị hệ thống phần cứng phức tạp, tiết kiệm chi phí duy trì hạ tầng, giảm đến 70% chi phí cước thoại.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Hàng loạt các tính năng tiên tiến của phần mềm tổng đài ảo như lời chào tự động IVR, định tuyến cuộc gọi đến đúng bộ phận hoặc nhân viên,… giúp khách hàng được phục vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp, gia tăng mức độ hài lòng và tín nhiệm của khách hàng.
Tính linh hoạt và di động
Nhờ tổng đài ảo cho doanh nghiệp, chỉ cần có kết nối internet, nhân viên có thể làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào mà không nhất thiết phải đến văn phòng. Doanh nghiệp có thể tận dụng được nguồn nhân lực hiệu quả và duy trì hoạt động liên tục.
Tính toàn cầu
Doanh ngiệp có thể lựa chọn đa dạng các đầu số gắn vào hệ thống tổng đài ảo như đầu số 1900, đầu số 1800, đầu số di động, đầu số cố định thuộc các khu vực khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp tăng cường tính toàn cầu và tiếp cận khách hàng ở nhiều quốc gia/khu vực.
Cải thiện hiệu suất làm việc
Tổng đài ảo cho doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong cải thiện hiệu suất làm việc.
Tính năng định tuyến cuộc gọi đến đúng bộ phận, đúng nhân viên làm giảm thiểu thời gian chờ đợi, chuyển máy không cần thiết.
Tổng đài ghi âm cuộc gọi để giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Tính năng này giúp người quản lý đưa ra những đánh giá chính xác và đề xuất cải tiến hiệu suất làm việc cho nhân viên.
Nhân viên trong doanh nghiệp có thể làm việc linh hoạt ngay tại nhà hay khi đi công tác nếu không có mặt ở văn phòng.
Giải pháp tích hợp tổng đài với CRM, các ứng dụng liên lạc (Zalo, Messenger, Email,…) giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thao tác lặp đi lặp lại và tăng cường tính hiệu quả.
Lựa chọn tổng đài ảo cho doanh nghiệp như thế nào là hợp lý?
Lựa chọn tổng đài ảo cho doanh nghiệp là một quyết định quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và trải nghiệm khách hàng. DigiNext gợi ý một số tiêu chí để bạn xem xét, cân nhắc khi lựa chọn tổng đài ảo cho doanh nghiệp của mình:
Khảo sát nhu cầu của doanh nghiệp
Khảo sát nhu cầu của doanh nghiệp là quá trình tập trung tìm hiểu và xác định rõ ràng, cụ thể số lượng người dùng, tính năng cần có, mục tiêu sử dụng hệ thống tổng đài ảo cho công ty.
Kiểm tra tính năng của tổng đài ảo
Bước này nhằm đảm bảo rằng hệ thống cung cấp đầy đủ các tính năng mà doanh nghiệp yêu cầu. Một số tính năng cơ bản và cần có của tổng đài ảo là ghi âm cuộc gọi, đàm thoại tay ba, chuyển tiếp cuộc gọi, định hướng cuộc gọi, báo cáo theo thời gian thực, lời chào tự động,…
Mời các bạn tham khảo bài viết 20 tính năng của tổng đài ảo đã được DigiNext chia sẻ trước đó để xác định được tính năng cho doanh nghiệp của mình.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần xem xét đến khả năng tích hợp của tổng đài ảo VoIP với các hệ thống hiện có như CRM, email, zalo và các ứng dụng khác. Tích hợp các hệ thống với nhau sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian, công sức xử lý công việc.
Phân tích tính ổn định và bảo mật
Tìm hiểu về danh tiếng và kinh nghiệm của nhà cung cấp tổng đài nội bộ ảo trên thị trường thông qua đánh giá của các chuyên gia, của khách hàng đã và đang sử dụng giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn về chất lượng dịch vụ.
Đánh giá cơ sở hạ tầng, công nghệ bảo mật mà nhà cung cấp giải pháp tổng đài ảo sử dụng để xác định tính ổn định và tin cậy.
Chi phí hợp lý
So sánh giá cả và các gói dịch vụ giữa các nhà cho thuê tổng đài ảo để đảm bảo rằng chi phí lắp đặt tổng đài ảo hợp lý và phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Bạn cũng nên lưu ý thêm các điều khoản và điều kiện về phí dịch vụ, dịch vụ hỗ trợ và gia hạn hợp đồng.
Hỗ trợ 24/7
Không một nhà cung cấp nào có thể chắc chắn khẳng định hệ thống tổng đài điện thoại ảo không bao giờ gặp phải vấn đề gì. Vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn bên cho thuê tổng đài ảo có đội ngũ kỹ thuật trực 24/7, sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết các vấn đề nhanh chóng.
Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là một giải pháp hiệu quả trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Việc lựa chọn tổng đài ảo phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường, có bước tiến đột phá trong chăm sóc khách hàng và phát triển kinh doanh.
