Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về loại hình dịch vụ này. Trong bài viết dưới đây, Diginext sẽ giới thiệu đến các bạn từ A-Z về tổng đài ảo: định nghĩa, tính năng, sự khác biệt so với tổng đài truyền thống, bảng giá, lợi ích khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo,…

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo hay còn được gọi với những cái tên khác như tổng đài điện thoại ảo, Hosted PBX, Cloud PBX, Virtual PBX,… là dịch vụ tổng đài điện thoại sử dụng công nghệ VoIP trên nền tảng điện toán đám mây. Người dùng có thể dễ dàng truy cập tổng đài mọi lúc mọi nơi thông qua các thiết bị smartphone, laptop, máy tính để bàn,… có kết nối mạng internet.

Để sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp thuê dịch vụ từ các nhà cung cấp tổng đài như Diginext và không cần phải tiêu tốn chi phí đầu tư hệ thống phần cứng phức tạp vì tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây.

Tính năng của tổng đài ảo

Tổng đài ảo nói chung và hệ thống tổng đài ảo Diginext nói riêng cung cấp một loạt các tính năng quan trọng nhằm tối ưu hóa quản lý cuộc gọi, tiết kiệm thời gian và chi phí, cung cấp trải nghiệm tốt cho khách hàng. Một số tính năng của tổng đài ảo như sau:

Định tuyến cuộc gọi: Tổng đài ảo có khả năng định tuyến cuộc gọi theo thời gian, theo thông tin nhân viên hoặc phòng ban cụ thể, dựa trên quy tắc được cấu hình trước đó. Tính năng định tuyến cuộc gọi giúp tăng tính linh hoạt và hiệu quả của việc xử lý cuộc gọi, tối ưu trải nghiệm khách hàng.

Ghi âm cuộc gọi: Giải pháp tổng đài ảo cho phép ghi âm cuộc gọi để tối ưu hoá quy trình làm việc, giám sát chất lượng dịch vụ, đào tạo nhân viên và giải quyết tranh chấp với khách hàng sau này (nếu có). Việc lấy ghi âm cuộc gọi từ tổng đài chỉ cần vài thao tác đơn giản, vô cùng dễ dàng và tiện lợi.

Chuyển hướng cuộc gọi: Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, các cuộc gọi được cài đặt chuyển hướng cuộc gọi đến các số điện thoại khác hoặc các nhóm nhân viên khác, chuyển hướng cuộc gọi từ điện thoại bàn sang điện thoại di động hoặc email, chuyển hướng cuộc gọi từ tổng đài sang thành cuộc gọi truyền thống nếu không có internet. Tính  năng này nhằm đảm bảo rằng khách hàng luôn được tiếp nhận và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả.

Trả lời tự động (IVR): Tính năng này giúp tự động hóa quy trình và cung cấp thông tin cho khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Ví dụ, khi khách hàng gọi đến, tổng đài sẽ phát lời chào tự động: Cảm ơn quý khách đã gọi điện đến Công ty Cổ phần Công nghệ số DigiNext. Mời quý khách lựa chọn phím theo hướng dẫn sau, để gặp bộ phận kinh doanh nhấn phím 1, để gặp bộ phẫn hỗ trợ khách hàng nhấn phím 2… Sau đó, tổng đài sẽ tự điều hướng cuộc gọi đến bộ phận tương ứng.

Nhạc chờ (Music on Hold): Nếu nhân viên tư vấn đang bận, hệ thống sẽ phát nhạc chờ hoặc các chương trình khuyến mãi của công ty theo như cài đặt từ trước.

Mở rộng máy nhánh linh hoạt: Bất cứ khi nào doanh nghiệp muốn mở rộng thêm số lượng máy nhánh, tổng đài ảo đều có thể đáp ứng được một cách nhanh chóng với chi phí rất thấp mà không cần phải đầu tư thêm thiết bị phần cứng.

Tích hợp CRM: Tổng đài ảo cho doanh nghiệp được tích hợp với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) với mục đích cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng, lịch sử cuộc gọi, lịch sử giao dịch, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và năng suất làm việc của nhân viên.

Đa dạng thiết bị sử dụng: Người dùng có thể nghe gọi dễ dàng trên máy tính để bàn, máy tính xách tay, điện thoại di động,… khi có wifi, 3G/4G mà không bị giới hạn chỉ có điện thoại bàn như tổng đài truyền thống.

Tổng đài ảo khác tổng đài truyền thống như thế nào?

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp khác với tổng đài truyền thống ở nhiều khía cạnh. Thay vì phải đầu tư vào phần cứng đắt tiền và phức tạp như tổng đài truyền thống, tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây giúp giảm bớt chi phí vận hành và bảo trì.

Bên cạnh đó, tổng đài ảo linh hoạt hơn, cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô theo nhu cầu sử dụng thực tế. Việc cài đặt và cấu hình cũng được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng hơn, không cần tốn chi phí thuê nhân viên chuyên trách để quản lý.

Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về sự khác biệt giữa hệ thống tổng đài ảo cho công ty so với tổng đài truyền thống thông thường:

Yếu tố so sánh	Tổng đài ảo	Tổng đài truyền thống
Kết nối	Internet trên nền tảng điện toán đám mây	Analog trên nền tảng Analog
Cước phí	Giảm đến 70% cước thoại	Cước phí cao
Tính năng	Nhiều tính năng hiện đại: trả lời tự động, chuyển hướng cuộc gọi, định tuyến cuộc gọi,…	Nghe – gọi
Bảo dưỡng	Không tốn chi phí	Chi phí đắt
Ghi âm	Hỗ trợ ghi âm dài	Không hỗ trợ ghi âm hoặc ghi âm ngắn
Gọi nội bộ	Bất kỳ khu vực nào chỉ cần có kết nối internet	Tại một số khu vực nhất định đã được kết nối sẵn
Số máy gọi đồng thời	Không giới hạn	Giới hạn
Tích hợp	Hỗ trợ tích hợp các phần mềm quản lý sale, phần mềm CRM,…	Không hỗ trợ

Ưu nhược điểm của tổng đài ảo

Ưu điểm của tổng đài ảo

Tiết kiệm chi phí: Đây được xem là ưu điểm lớn nhất của tổng đài ảo vì doanh nghiệp không cần tiêu tốn chi phí đầu tư phần cứng, nhân sự bảo trì hệ thống, giảm thiểu tối đa cước thoại liên lạc.

Linh hoạt và dễ dàng cài đặt: Với dịch vụ tổng đài ảo, người dùng có thể kết nối ở bất kỳ đâu bất kỳ chỗ nào miễn là có internet. Doanh nghiệp dễ dàng mở rộng số máy nhánh khi có nhu cầu mà không gặp phải sự gián đoạn hoặc tốn nhiều thời gian và công sức.

Tích hợp và nâng cao hiệu suất công việc: Tổng đài ảo VoIP có thể tích hợp với các hệ thống, phần mềm khác như CRM, phần mềm quản lý dữ liệu, phần mềm bán hàng,… Điều này giúp tăng cường hiệu quả làm việc của nhân viên. Mặt khác, tổng đài ảo còn có thể tự động ghi âm cuộc gọi – đây là nguồn tư liệu quan trọng phục vụ công tác quản lý, đào tạo nhân viên, giải quyết tranh chấp với khách hàng (nếu có).

Nhược điểm của tổng đài ảo

Phụ thuộc vào kết nối internet: Tổng đài VoIP ảo hoạt động dựa trên kết nối internet, vì vậy nếu mạng internet không ổn định hoặc gặp sự cố sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng âm thanh cuộc gọi, gây mất kết nối, gián đoạn trong việc truyền tải cuộc gọi.

Bảo mật và riêng tư: Một số rủi ro có thể mắc phải khi sử dụng tổng đài ảo như bị tin tặc tấn công, nghe trộm cuộc gọi,… Điều quan trọng là doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo mật an toàn thông tin và có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như xác thực 2 lớp, mã hóa thông tin đăng nhập,… để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của khách hàng.

Tuy tổng đài ảo có một số nhược điểm nhưng nhìn chung ưu điểm vẫn vượt trội hơn, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí, tính tiện ích, dễ sử dụng và rất đáng để đầu tư thay thế tổng đài truyền thống.

Bảng giá tổng đài ảo

Bảng giá tổng đài ảo phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng máy nhánh, tính năng và các yêu cầu tùy chỉnh. Các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo luôn có các gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp, từ các gói cơ bản cho đến các gói cao cấp với nhiều tính năng mở rộng.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ tìm đến các nhà cung cấp cho thuê tổng đài ảo để tiết kiệm chi phí thay vì tự xây dựng và duy trì một hệ thống tổng đài riêng. Bởi vì nếu không phải là nhà cung cấp giải pháp tổng đài ảo chăm sóc khách hàng hoặc doanh nghiệp có số lượng nhân viên quá lớn (hàng nghìn người trở lên) thì doanh nghiệp cũng không cần thiết mua tổng đài. Nếu mua tổng đài, doanh nghiệp sẽ chủ động trong tất cả mọi chi phí từ hệ thống phần cứng cho đến các licenses, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp,…

Ngược lại, nếu thuê dịch vụ tổng đài điện thoại, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được mọi chi phí vận hành, bảo dưỡng mặt khác dịch vụ còn được triển khai nhanh chóng, không phải đợi lâu, tận hưởng các tính năng ưu việt, công nghệ tiên tiến.

Để nhận tư vấn và báo giá chi tiết hệ thống tổng đài điện thoải ảo Diginext phù hợp với nhu cầu sử dụng, quý khách vui lòng liên hệ hotline 1900 5055 hoặc gửi email về địa chỉ kinhdoanh@diginext.com.vn. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách 24/7.

Doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo có lợi ích gì?

Sử dụng dễ dàng: Tổng đài ảo không đòi hỏi nhân viên phải có kiến thức, kinh nghiệm về kỹ thuật, bất kể ai cũng có thể sử dụng được. Nếu gặp các trục trặc kĩ thuật, đội ngũ hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ sẽ xử lý ngay theo phản hồi của khách hàng.

Tiết kiệm chi phí: Thay vì phải đầu tư vào hệ thống phần cứng đắt tiền, chi phí vận hành, doanh nghiệp chỉ cần chi trả khoản phí thuê dịch vụ tổng đài ảo theo nhu cầu sử dụng thực tế. Cước phí cuộc gọi của tổng đài ảo cũng rẻ hơn nhiều, tiết kiệm đến 70% so với cước phí cuộc gọi truyền thống thông thường.

Linh hoạt và mở rộng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô theo nhu cầu sử dụng một cách nhanh chóng và linh hoạt mà không mất nhiều thời gian và không tốn chi phí lắp đặt.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Quá trình tương tác với khách hàng được tối ưu hơn nhờ các tính năng định tuyến cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, hiển thị thông tin khách hàng, lịch sử gọi, lịch sử tương tác. Điều này giúp gia tăng tăng mức độ hài lòng của họ.

Truy cập mọi lúc mọi nơi: Bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet đều có thể sử dụng tổng đài ảo. Điều này cho phép nhân viên làm việc từ xa hoặc trong các văn phòng phân tán, mang lại tính linh hoạt và tiện lợi cho doanh nghiệp.

Tích hợp với nhiều phần mềm: Hệ thống tổng đài ảo có thể được tích hợp với các phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM,… giúp tối ưu hóa quá trình quản lý nhân viên và khách hàng.

Để sử dụng tổng đài ảo cần chuẩn bị những gì?

Muốn dịch vụ tổng đài ảo hoạt động, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Đầu số

Yếu tố đầu tiên không thể thiếu chính là đầu số điện thoại dùng để liên lạc với khách hàng và được gắn vào hệ thống tổng đài ảo. Đầu số được chia ra làm 2 loại chính là đầu số cố định và đầu số di động. Tùy thuộc vào nhu cầu và mức độ ưu tiên mà doanh nghiệp lựa chọn đầu số phù hợp nhưng đừng quên lựa chọn đầu số dễ nhớ để khách hàng có thể dễ dàng nhớ đến thương hiệu của bạn.

4 dịch vụ đầu số đang được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhất hiện nay:

• Đầu số 1900: Người gọi thanh toán cước phí tùy thuộc vào mức cước đầu số đó quy định và nhà đăng ký dịch vụ được hưởng chiết khấu từ nhà mạng. Chỉ nhận cuộc gọi đến.
• Đầu số 1800: Người gọi được miễn cước phí 100% và nhà đăng ký dịch vụ là bên phải trả phí. Chỉ nhận cuộc gọi đến.
• Đầu số cố định: Đầu số cố định có cấu trúc 0 [Mã tỉnh thành] [Mã nhà mạng] [Số thuê bao] gắn với một địa giới hành chính tỉnh, thành phố. Có thể vừa nhận cuộc gọi đến và gọi đi cho khách hàng.
• Đầu số di động: Sử dụng sim di động để tích hợp kết nối với tổng đài. Hoạt động như một sim di động thông thường vừa nhận cuộc gọi đến và gọi đi cho khách hàng.

Hệ thống tổng đài ảo

Trước hết, để lựa chọn được hệ thống tổng đài ảo phù hợp doanh nghiệp cần xác định được một số yếu tố cơ bản:

• Số lượng máy nhánh
• Chi phí
• Tính năng cần thiết theo nhu cầu
• Tích hợp CRM, EPR,…

Tiếp đó là lựa chọn các nhà cung cấp giải pháp tổng đài ảo đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu sử dụng mà doanh nghiệp đặt ra và tiến hành so sánh chi phí, chất lượng, thương hiệu, thời gian hỗ trợ,… của các nhà cung cấp để đưa ra sự lựa chọn tối ưu nhất.

Thiết bị đầu cuối

Để nhân viên có thể tiếp nhận cuộc gọi, thiết bị đầu cuối là một công cụ không thể thiếu. Một số loại thiết bị đầu cuối phổ biến như sau:

• Điện thoại IP (VOIP): là điện thoại bàn sử dụng công nghệ VoIP dùng dây LAN
• Điện thoại IP không dây: là điện thoại gồm 1 đế phát cắm mạng LAN và các máy con có thể di chuyển trong phạm vi nhất định
• Điện thoại Wifi: là điện thoại có chức năng kết nối wifi trực tiếp từ các thiết bị phát
• Phần mềm Softphone: là phần mềm mô phỏng điện thoại có thể cài đặt trên máy tính, smartphone, ipad,… cho phép người dùng thực hiện các cuộc gọi như điện thoại thông thường.

Tại sao nên lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo của Diginext?

Diginext là một trong những nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hàng đầu hiện nay, nhận được những đánh giá tích cực từ phía người dùng như độ ổn định, tin cậy, chất lượng, đáp ứng được mọi yêu cầu đa dạng của doanh nghiệp. Một số lý do dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn tại sao nên lựa chọn hệ thống tổng đài điện thoại ảo Diginext:

Tùy chỉnh tính năng: Với khả năng mang đến những giải pháp phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, Diginext cung cấp các gói tổng đài ảo tùy chỉnh tính năng phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Độ ổn định và chất lượng cao: Hệ thống tổng đài ảo của Diginext được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, đảm bảo hoạt động ổn định với chất lượng cuộc gọi và độ tin cậy cao.

Bảo mật: Các thông tin đăng nhập được mã hóa, mọi dữ liệu của khách hàng được Diginext cam kết bảo mật tuyệt đối.

Giá cả cạnh tranh: Diginext cung cấp các gói giá phù hợp với từng doanh nghiệp, trả phí theo nhu cầu sử dụng thực tế, đảm bảo tính cạnh tranh và hiệu quả từ mặt chi phí.

Hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp 24/7: Trong quá trình sử dụng tổng đài ảo nói riêng và bất kỳ sản phẩm dịch vụ nào của Diginext nói chung, quý khách đều sẽ được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc nhanh chóng, kịp thời 24/7.

Tổng đài ảo đang ngày càng trở nên phổ biến và trở thành một giải pháp quan trọng cho doanh nghiệp trong việc quản lý cuộc gọi và nâng cao trải nghiệm khách hàng với những lợi ích nổi bật như tiết kiệm chi phí, linh hoạt, sử dụng dễ dàng.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tổng đài ảo tại Hà Nội, giải pháp tổng đài ảo tại HCM hay bất kì tỉnh thành nào khác, đừng quên liên hệ ngay với Diginext – nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hàng đầu Việt Nam.