Tổng đài ảo đang ngày càng trở thành sự lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp trong việc liên lạc bởi đáp ứng được nhu cầu về tính linh hoạt, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, cũng có không ít doanh nghiệp vẫn đang băn khoăn giữa ưu nhược điểm của tổng đài ảo, cân nhắc có nên lựa chọn sử dụng không. Vậy bài viết dưới đây sẽ giúp bạn lý giải những điều này dưới một góc nhìn khách quan và là thông tin hữu ích để bạn tham khảo và đưa ra quyết định của mình.

Ưu nhược điểm của tổng đài ảo

Ưu điểm của tổng đài ảo

Trong quá trình tìm hiểu về ưu nhược điểm của tổng đài ảo, trước hết chúng ta cùng phân tích ưu điểm của dịch vụ này. 

Tiết kiệm chi phí

Nói đến ưu điểm của tổng đài ảo, ưu điểm đầu tiên phải kể đến chính là tiết kiệm chi phí. Nếu như để triển khai hệ thống tổng đài truyền thống cần tiêu tốn không ít chi phí cho phần cứng (máy chủ, bộ định tuyến, bộ chia tín hiệu, điện thoại IP,…), phần mềm; chi phí cài đặt, bảo trì, hỗ trợ thì với hệ thống tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hầu hết các khoản này.

• + Tiết kiệm chi phí đầu tư hệ thống: Khi thuê tổng đài ảo để sử dụng, doanh nghiệp không cần phải tiêu tốn chi phí đầu tư hệ thống phần cứng đắt đỏ. Bởi vì tổng đài ảo hoạt động dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Doanh nghiệp cũng không cần phải đầu tư phòng máy chủ và các thiết bị phòng cháy nổ, hút ẩm trong phòng.
• + Tiết kiệm chi phí bảo trì và cập nhật phần cứng: Vì không phải đâu tư phần cứng nên doanh nghiệp cũng hoàn toàn không phải lo lắng về việc cần phải thay thế, bảo trì, hỏng hóc thiết bị hoặc nâng cấp phần cứng thường xuyên.
• + Trả phí linh hoạt dựa vào nhu cầu sử dụng thực tế: Tổng đài VoIP cho phép doanh nghiệp chi trả phí sử dụng dựa trên nhu cầu thực tế. Nghĩa là nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng ít thì mức phí phải trả thấp, nhu cầu sử dụng cao thì mức phí phải trả cao tương ứng.
• + Tiết kiệm chi phí thuê nhân viên kỹ thuật: Trong quá trình vận hành hệ thống tổng đài truyền thống cần có nhân viên kỹ thuật chuyên nghiệp phụ trách quản lý và bảo trì. Tuy nhiên với tổng đài ảo, doanh nghiệp không cần thuê riêng nhân viên kỹ thuật vì các hoạt động này do phía nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo đảm nhiệm.
• + Tiết kiệm chi phí cước thoại: Các cuộc gọi nội bộ giữa nhân viên được miễn phí hoàn toàn. Chi phí cước thoại gọi ra tiết kiệm hơn so với tổng đài truyền thống vì bên nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo thường có thỏa thuận với nhà mạng để có cước phí ưu đãi phục vụ khách hàng.

Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên và công tác quản lý

Dịch vụ tổng đài ảo hỗ trợ tích hợp với các phần mềm CRM, phần mềm quản lý doanh nghiệp,… giúp tối ưu hiệu quả làm việc của nhân viên. Bởi vì mọi thông tin của khách hàng, lịch sử tương tác được hiển thị chi tiết là yếu tố quan trọng để hỗ trợ khách hàng tốt hơn, nhanh chóng hơn, chính xác hơn, tăng trải nghiệm cá nhân hóa, sự hài lòng từ đó cũng gia tăng khả năng chốt sale thành công.

Nhờ tính năng tự động lưu trữ dữ liệu cuộc gọi, bạn có thể truy cập những dữ liệu này bất cứ khi nào cần để phục vụ mục đích quản lý, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và đưa ra các cải tiến cần thiết. Ưu điểm này chỉ có ở phần mềm tổng đài ảo còn ở tổng đài truyền thống, doanh nghiệp không thể chủ động lưu trữ dữ liệu của bất kỳ cuộc gọi nào.

Dễ dàng cài đặt và sử dụng

Nhắc đến ưu nhược điểm của tổng đài ảo không thể không nhắc đến yếu tố cài đặt và sử dụng đơn giản, dễ dàng. 

Lắp đặt tổng đài ảo doanh nghiệp không cần đầu tư thiết bị phần cứng, dây cáp mà chỉ cần đầu tư điện thoại, máy tính, tai nghe, mạng internet,…). Bởi vậy mà doanh nghiệp cũng không cần thuê kỹ sữ chuyên môn để cài đặt và quản lý hệ thống.

Các bên kinh doanh dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp thường cung cấp các gói dịch vụ sẵn có với các tính năng đã được cấu hình trước, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng ngay lập tức, không cần tốn thời gian chờ đợi.

Bên cạnh đó, tổng đài ảo có giao diện thiết kế đẹp mắt, dễ sử dụng. Khách hàng có toàn quyền quản lý, tùy chỉnh cấu hình, xem báo cáo một cách trực quan. Nhà cung cấp giải pháp tổng đài ảo sẽ hướng dẫn người dùng cách sử dụng chi tiết nên doanh nghiệp không cần phải thuê kỹ thuật chuyên môn phụ trách đảm nhiệm hay lo lắng về quá trình đạo tạo nhân viên sử dụng hệ thống.

Độ linh hoạt và mở rộng

Nếu như với tổng đài truyền thống, muốn mở rộng thêm máy nhánh chúng ta cần phải khảo sát hạ tầng phần cứng xem có đáp ứng được không, cần phải nâng cấp, mở rộng phần cứng như nào thì với tổng đài ảo, quá trình này diễn ra vô cùng nhanh chóng. Doanh nghiệp hãy xác định số lượng máy nhánh cần mở rộng và liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ đưa ra yêu cầu và hoàn tất thanh toán là có thể sử dụng được luôn.

Nhược điểm của tổng đài ảo

Tiếp nối quá trình tìm hiểu ưu nhược điểm của tổng đài ảo không thể thiếu phần tìm hiểu về nhược điểm. Mặc dù tổng đài ảo mang đến rất nhiều lợi ích nhưng cũng có một số nhược điểm mà doanh nghiệp cần xem xét như sau:

Phụ thuộc vào kết nối internet

Đây được xem như là nhược điểm lớn nhất của tổng đài ảo. Nếu mạng internet gặp sự cố hoặc kết nối không ổn định, dịch vụ tổng đài ảo có thể bị mất kết nối và gián đoạn; các cuộc gọi có thể bị ngắt quãng trong lúc nói chuyện, chất lượng âm thanh bị suy giảm, độ trễ khi xử lý cuộc gọi,…

Trong trường hợp bị mất điện hay kết nối internet bị dừng, tính năng chuyển tiếp cuộc gọi qua số điện thoại di động của tổng đài ảo sẽ phát huy tác dụng, đảm bảo mọi cuộc gọi đều không bị bỏ lỡ.

Vấn đề ảo mật

Vấn đề bảo mật là một trong những ưu nhược điểm của tổng đài ảo mà doanh nghiệp cần quan tâm. 

Tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng điện toán đám mấy và dựa vào kết nối mạng internet, do đó, nó có nguy cơ bị tấn công mạng như tấn công từ chối dịch vụ (DDoS), đánh cắp thông tin, lừa đảo. Đây là một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo VoIP, doanh nghiệp cần xem xét kỹ đến khả năng bảo mật của họ, có đáp ứng được bảo mật thông tin và dữ liệu cho người dùng không.

Hiệu suất phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ

Mỗi nhà cung cấp hệ thống tổng đài ảo sẽ có các tiêu chuẩn và cơ sở hạ tầng khác nhau, do đó, sự khác biệt này sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động tổng đài ảo. Nếu hệ thống của nhà cung cấp gặp sự cố thường xuyên hoặc có thời gian gián đoạn dài, hiệu suất của tổng đài ảo sẽ bị ảnh hưởng theo và gây gián đoạn trong việc liên lạc, phục vụ khách hàng.

Mặt khác, nhà cung cấp hệ thống tổng đài ảo cho công ty cũng cần có kỹ thuật hỗ trợ trực 24/7 để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru, liên tục.

Như vậy, để đảm bảo dịch vụ tổng đài ảo hoạt động ổn định việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín và có kinh nghiệm là rất quan trọng.

Doanh nghiệp có nên sử dụng tổng đài ảo không?

Với những ưu nhược điểm của tổng đài ảo như trên thì có nên sử dụng không chắc hẳn là một thắc mắc được nhiều người quan tâm. Nhìn chung, so với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo có nhiều ưu điểm hơn, nhiều tính năng tiện ích và giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng nhu cầu và điều kiện cụ thể để đưa ra quyết định. Dưới đây là một số tiêu chí để doanh nghiệp tham khảo:

Nhu cầu của doanh nghiệp: Xác định nhu cầu sử dụng cụ thể của doanh nghiệp và khách hàng của mình. Nếu doanh nghiệp cần một giải pháp chăm sóc khách hàng linh hoạt, thuận tiện, dễ dàng mở rộng và tiết kiệm chi phí, tổng đài ảo chính là lựa chọn tối ưu.

Chất lượng kết nối internet: Như đã chia sẻ ở trên, tổng đài ảo hoạt động hoàn toàn trên internet nên doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng hệ thống mạng internet của mình luôn ổn định, tin cậy để hiệu suất hoạt động của tổng đài ảo được cao nhất, hạn chế sự cố và gián đoạn trong dịch vụ.

Cân nhắc lợi ích và chi phí: Thông thường, các doanh nghiệp sẽ thuê tổng đài ảo để sử dụng nên không cần phải bỏ ra chi phí đầu tư hệ thống đắt đỏ mà trả phí dịch vụ theo tháng hoặc theo năm tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng thực tế. So sánh lợi ích nhận được và chi phí phải bỏ ra là một tiêu chí không thể bỏ qua trước khi đưa ra quyết định. Bạn có thể tham khảo lợi ích, tính năng của tổng đài ảo tại đây.

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp, chất lượng: Lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo là một quyết định quan trọng và cần cân nhắc kỹ lưỡng. Điều này giúp đảm bảo chọn được đối tác đáng tin cậy và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, đồng thời tối ưu hóa lợi ích từ việc triển khai tổng đài ảo.

Không chỉ nghiên cứu và tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo đáp ứng được nhu cầu đặt ra của doanh nghiệp mà bạn còn cần xem xét đến một số yếu tố sau:

• + Chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp có ổn định không, có đảm bảo được hệ thống hoạt động liên tục, trơn tru không?
• + Người dùng hiện tại đánh giá như thế nào về chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp đó?
• + Tổng đài ảo có tích hợp được với phần mềm CRM, phần mềm bán hàng,… (tùy theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp) để cải thiện hiệu suất làm việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng không?
• + Biện pháp bảo mật thông tin và dữ liệu của khách hàng có đảm bảo không?
• + Có kỹ thuật hỗ trợ liên tục, nhanh chóng, chuyên nghiệp không?
• + Trong số các nhà cung cấp cùng đáp ứng được nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp thì chi phí khác nhau như thế nào?

Những ưu nhược điểm của tổng đài ảo được chỉ ra ở trên giúp bạn tham khảo, đánh giá kỹ nhu cầu sử dụng, điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mình để đưa ra quyết định có nên sử dụng tổng đài ảo không, nên lựa chọn nhà cung cấp nào.

Theo như các chuyên gia đánh giá, tổng đài ảo có nhiều ưu điểm vượt trội như tiết kiệm chi phí, tích hợp dễ dàng và linh hoạt mở rộng nhìn chung rất đáng để doanh nghiệp đầu tư giúp tối ưu chi phí, tối đa hiệu quả.