Thực tế, mặc dù thuật ngữ “voicemail” có vẻ lạ lẫm với khá nhiều người. Tuy nhiên, nó xuất hiện khá phổ biến trong cuộc sống của chúng ta, khi chúng ta thực hiện cuộc gọi mà bên kia không nhấc máy. Voicemail là dịch vụ cung cấp tin nhắn thoại từ người gọi đến người nhận khi không có phản hồi hoặc máy đang bận. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về dịch vụ này, cùng Diginext tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé. 

Voice Mail là gì? 

Voicemail, hoặc còn được gọi là hộp thư thoại. Đây là một dịch vụ cung cấp các tin nhắn âm thanh cho người dùng khi họ không thể trả lời cuộc gọi hoặc máy đang bận. Khi tin nhắn được gửi, voicemail sẽ tự động ghi lại và lưu trữ trong hộp thư thoại để người nhận có thể nghe lại lời nhắn từ người gọi.

Ngoài việc phục vụ cho nhu cầu cá nhân, voicemail cũng đã phát triển trong các hệ thống tổng đài của doanh nghiệp để tiếp nhận các tin nhắn thoại từ khách hàng. Doanh nghiệp thường sử dụng voicemail trong các tình huống sau:

• Khách hàng liên hệ ngoài giờ làm việc hoặc ngày lễ, tết (không có nhân viên trực tổng đài)
• Tổng đài bận, tất cả nhân viên đều đang có cuộc gọi với khách hàng khác. Đồng thời, thời gian chờ vượt quá thời gian chờ tối đa trong hàng đợi.

Mục tiêu của voicemail là giúp người gọi có thể truyền đạt thông tin ngay cả khi không liên lạc được. Ngoài ra, người nhận không bỏ lỡ thông tin và có thể phản hồi sớm nhất khi mở điện thoại hoặc trở lại tổng đài. Dịch vụ này rất phổ biến ở các nước trên thế giới trong thời đại công nghệ 4.0. 

>> Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn tổng đài kết hợp CRM?

Cấu trúc lời thoại được sử dụng khi thông báo có voicemail 

Trong trường hợp sử dụng dịch vụ voicemail cá nhân, người gọi có thể gửi lời nhắn sau khi nhà mạng phát ra thông báo “Thuê bao của quý khách hiện không thể liên lạc được. Xin vui lòng để lại tin nhắn sau tiếng bíp.” Đối với dịch vụ tổng đài, hệ thống sẽ phát ra thông báo “Hiện tại, tất cả các nhân viên đều bận. Quý khách vui lòng gọi lại sau hoặc để lại tin nhắn sau tiếng bíp” hoặc “Hiện tại, tổng đài đang ở ngoài giờ làm việc. Xin vui lòng để lại tin nhắn sau tiếng bíp. Chúng tôi sẽ liên hệ lại trong thời gian sớm nhất. Xin cảm ơn.”

Ưu điểm của việc sử dụng hộp thư thoại trong giao tiếp kinh doanh

Nếu biết sử dụng hệ thống thư thoại đúng cách, cả khách hàng và công ty đều nhận được những lợi ích nhất định. Cụ thể: 

Phục vụ 24/24

Hộp thư thoại của doanh nghiệp và nhân viên là phương tiện quan trọng để duy trì liên lạc. Dù không phải lúc nào thư thoại cũng mang lại cảm giác thoải mái như gặp trực tiếp, nhưng nó vẫn tốt hơn là không có kênh liên lạc nào.

Điều này đặc biệt hữu ích đối với các vị trí công việc mà nhân viên thường không dùng điện thoại. Ví dụ, những nhân viên bán hàng hoặc phục vụ du lịch, hoặc khi nhân viên không thể nhận cuộc gọi trong cuộc họp.

Sàng lọc cuộc gọi

Cách nhân viên doanh nghiệp có thể lọc và ưu tiên các cuộc gọi đến thông qua việc sử dụng thư thoại. Các cuộc gọi được ưu tiên sẽ nhận được phản hồi ngay lập tức. Trong khi những vấn đề không cấp bách sẽ được chuyển đến hộp thư thoại để xử lý sau.

Thoát khỏi cuộc gọi chờ

Đối với phần lớn người gọi, việc bị tạm ngừng là một trải nghiệm không dễ chịu. Thông qua thư thoại, đối tác hoặc khách hàng có thể dễ dàng báo cáo các vấn đề của họ mà không phải chờ đợi trong hàng xếp. Sau đó, người nhận cuộc gọi có thể phản hồi ngay khi có thời gian, giảm bớt thời gian chờ đợi của người gọi.

Hiệu quả mặt chi phí

Thư thoại có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí cho nhân viên trong khi vẫn duy trì dịch vụ khách hàng ở mức độ cao. Với thư thoại, một doanh nghiệp có thể giảm số lượng nhân viên telesales. Việc cho phép thư thoại xử lý cuộc gọi vào các giờ cố định trong ngày cũng có thể giúp giảm chi phí trả thêm giờ cho nhân viên chăm sóc khách hàng.

Phù hợp người dùng thích thư thoại

Nhiều trường hợp, đối tác, khách hàng có thể sử dụng thư thoại để gửi đi thông điệp của họ mà không phải lo lắng về sự gián đoạn. Khi đó, họ có thể tập trung vào các vấn đề chính, không bị xao nhãng bởi thông tin không liên quan.

Nhược điểm của việc sử dụng Voicemail trong giao tiếp kinh doanh

Bên cạnh ưu điểm, việc sử dụng hộp thư thoại còn tồn tại một số hạn chế. Cụ thể như:

Vấn đề bảo mật 

Kẻ xấu có thể tận dụng hệ thống ghi âm tin nhắn qua email rác, cuộc gọi điện thoại, tin nhắn hoặc các nền tảng mạng xã hội thông qua các kỹ thuật giả mạo như lừa đảo qua điện thoại, lừa đảo hệ thống điện thoại internet và tin nhắn văn bản. kẻ gian lận có thể truy cập vào tin nhắn, thu thập thông tin cá nhân và thông tin bí mật doanh nghiệp.

Tốn kém chi phí

Sử dụng thư thoại đòi hỏi chi phí cao hơn so với các dịch vụ thư khác. Do đó, thư thoại thường chỉ được áp dụng cho những thông điệp quan trọng và riêng tư.

Sự khác biệt ngôn ngữ

Nếu người gửi, người nhận không chia sẻ cùng một ngôn ngữ, Voicemail trở nên không hiệu quả. Việc nghe những tin nhắn bạn không hiểu có thể khiến bạn mệt mỏi. Từ đó, dẫn đến việc bỏ lỡ thông điệp quan trọng.

Gây bất tiện 

Kiểm tra hộp thư thoại có thể gây phiền toái cho một số người, đặc biệt là so với sự tiện lợi của việc gửi và nhận tin nhắn văn bản. Những người hay trì hoãn có thể tránh việc kiểm tra thư thoại bằng cách tự thuyết phục rằng họ sẽ làm điều đó sau.

Kết luận

Qua bài viết này, Diginext tin rằng bạn đã có cái nhìn tổng quan voicemail là gì. Voicemail đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chuyên nghiệp của tổng đài chăm sóc khách hàng. Ngoài ra, cải thiện trải nghiệm của khách hàng với dịch vụ. Nếu bạn quan tâm đến các vấn đề này, hãy tìm hiểu thêm về Voicemail cho doanh nghiệp, hoặc liên hệ Diginext để được giải đáp thắc mắc. 

Mọi thông tin liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN DIGINEXT

• Địa chỉ trụ sở Hà Nội: W1 Vinhomes West Point, Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm (Trụ sở Hà Nội) 
• Văn phòng TP.HCM: The Prince Residence, 17-19-21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 11, Quận Phú Nhuận 
• Hotline: 1900.5055
• Chăm sóc khách hàng: 024.5555.1111/028.5555.1111
• Fanpage: DigiNext 
• Email: Kinhdoanh@diginext.com.vn