Kể từ khi mạng lưới internet phủ sóng khắp toàn cầu, các công nghệ truyền thông lần lượt ra đời và đã trở thành công cụ không thể thiếu thúc đẩy mối liên kết giữa người với người, giữa doanh nghiệp, tổ chức với khách hàng. Một trong số phương thức được nhiều công ty áp dụng đó chính là Voip. Vậy VoIP là gì? Những lợi ích và ứng dụng của công nghệ này hiện nay như thế nào? Bài viết sau đây sẽ giải đáp chi tiết những thắc mắc này.

VoIP là gì?

VoIP là từ viết tắt của Voice over Internet Protocol ra đời từ năm 1995 được định nghĩa là phương thức chuyển đổi giọng nói thành các tín hiệu kỹ thuật số để truyền thông qua giao thức TCP/IP dựa vào kết nối của mạng lưới internet. So với phương thức truyền thông cũ, âm thanh được truyền theo mạng lưới dây Analog theo cách chuyển mạng kênh, với Voip dữ liệu sẽ được truyền theo cách chuyển mạng gói giúp việc truyền tải và phân phối được nhanh chóng hơn.

Phương thức truyền tải thông tin của công nghệ VoIP trải qua nhiều công đoạn nhưng vẫn đảm bảo truyền và phân phối nhanh, kịp thời. Ngoài ra kỹ thuật nén gói dữ liệu còn tạo ra một lợi ích khác chính là giúp tiết kiệm băng thông qua CODEC.

Hình thức kết nối của phần mềm VoIP trong doanh nghiệp là gì?

VoIP là hình thức kết nối đã và đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay, công nghệ cho phép kết nối với nhiều thiết bị khác nhau từ truyền thông cho đến kỹ thuật số, từ đó mang đến sự thuận tiện và nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp cũng như người dùng. Sau đây là một số hình thức kết nối cơ bản mà các công ty, doanh nghiệp nên biết:

VoIP với điện thoại analog

Điện thoại analog là một trong những phương thức truyền thông cũ và được biết đến là không đồng điệu với các kết nối VoIP truyền tải qua internet. Nhưng với sự cải tiến công nghệ hiện nay, Analog Telephone Adapter (ATA) ra đời đã cho phép chuyển đổi thông tin từ điện thoại analog thông thường thành số hóa để truyền tải được qua mạng internet, đáp ứng công nghệ VoIP đang được ưa chuộng hiện nay.

VoIP phone (VoIP với điện thoại IP)

Với những thiết bị điện thoại sở hữu phần mềm truyền tải qua IP thì chỉ việc kết nối với mạng internet sẵn có sẽ giúp cho âm thanh được truyền tải một cách dễ dàng theo công nghệ VoIP mà không cần sử dụng thêm thiết bị hay cài đặt thêm phần mềm nào khác.

VoIP với thiết bị chuyển đổi từ analog sang IP

Phần cứng thực hiện chuyển đổi cuộc gọi thông thường analog sang IP chính là jack cắm Ethernet, thiết bị này không chỉ giúp âm thanh được truyền tải qua mạng internet mà còn hỗ trợ theo dõi cuộc gọi, kiểm tra các hộp thư thoại… Bên cạnh cách thức vừa nêu, người dùng cũng có thể chuyển đổi analog bằng cách cắm tai nghe có kết nối micro với máy tính sẽ giúp âm thanh được truyền tải qua IP đến người đang sử dụng chung một phần mềm.

Lợi ích của VoIP

VoIP có thể được xem là công nghệ truyền thông tiên tiến nhất nhì hiện nay, do đó chúng sở hữu rất nhiều lợi ích thiết thực nên ngày càng nhận được nhiều sự quan tâm và tin dùng của các doanh nghiệp, công ty hiện nay.

Tiết kiệm chi phí

Một lợi ích hết sức rõ ràng mà công nghệ VoIP đã mang lại cho doanh nghiệp chính là tiết kiệm đáng kể chi phí kết nối nội bộ, chỉ cần có internet mọi cuộc gọi nội bộ đều có thể được thực hiện một cách nhanh chóng mà không bị tính cước phí. Ngoài ra, VoIP cũng có thể thực hiện các cuộc gọi giao lưu bên ngoài, thậm chí ra quốc tế chỉ với đường truyền IP. Mặc khác, truyền thông theo phương thức VoIP còn cắt giảm đáng kể chi phí mua sắm thiết bị, các khoản chi phí lắp đặt và bảo trì khác.

Hiện nay các dịch vụ internet trọn gói cho doanh nghiệp tính theo hàng tháng hoặc hàng năm còn giúp cho công ty cắt giảm được phần lớn chi phí mà không cần phải ngần ngại rủi ro tăng phí mỗi khi thực hiện các cuộc gọi.

Dễ dàng cài đặt

Truyền thông VoIP không yêu cầu cài đặt các thiết bị hay đường truyền vật lý như điện thoại analog, thay vào đó chỉ cần kết nối mạng internet là có thể thực hiện thành công cuộc gọi. Do đó việc truyền tải âm thanh sẽ trở nên dễ dàng mà không mất nhiều công lắp đặt như các phương thức truyền thống khác.

Chất lượng giọng nói rõ ràng

Với sự phủ rộng của mạng lưới internet trong cuộc sống hiện nay cùng với sự phát triển, tiến bộ không ngừng của hệ thống băng thông đã giúp cho tín hiệu âm thanh truyền tải qua VoIP ngày càng chất lượng hơn. Ngoài ra các nhà cung cấp VoIP đã và đang không ngừng nghiên cứu để mang đến các giao thức và codec tiên tiến giúp cải thiện chất lượng âm thanh, đảm bảo giọng nói truyền tải chuẩn HD phục vụ nhu cầu sử dụng của người dùng.

Tính di động và tính linh hoạt về vị trí

Không chỉ phục vụ và đáp ứng các cuộc gọi nội bộ công ty tại một vị trí nhất định, truyền thông VoIP còn liên lạc được với những văn phòng ở xa hoặc kết nối với các nhân viên làm công việc ngoài xã hội thông qua giao thức SIP. Chỉ cần các thiết bị có kết nối internet đều có thể nhận được các cuộc gọi từ nhiều chi nhánh khác nhau một cách dễ dàng, đồng thời giúp các quản trị viên dễ dàng xử lý và quản lý từ xa hệ thống gọi nội bộ.

Khả năng mở rộng

Việc phát triển thêm mô hình làm việc là nhu cầu thiết yếu sau một thời gian hoạt động của doanh nghiệp giúp công việc được xử lý nhanh chóng và kịp thời nhất. Nếu như áp dụng điện thoại analog truyền thống, khả năng mở rộng này vẫn có thể được thực hiện nhưng đòi hỏi phải mua sắm thêm thiết bị đắt tiền tốn kém nhiều chi phí. Thay vào đó, VoIP với tiện ích đám mây kinh điển có khả năng mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô một cách dễ dàng, nhanh chóng chỉ với các thao tác trên phần mềm. Từ đó phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý, nâng cao năng suất làm việc với mức chi phí thấp nhất.

Tính năng phong phú

Các tính năng mở rộng có trong phương thức truyền thông cũ khi doanh nghiệp muốn sử dụng phải tốn thêm chi phí bổ sung khiến họ luôn e ngại khi quyết định kích hoạt. Ngược lại, khi áp dụng công nghệ VoIP, các tính năng hỗ trợ cần thiết và nâng cao luôn được tích hợp sẵn đáp ứng nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp. Sau đây là một số tính năng nổi trội mà hệ thống VoIP mang đến hiện nay:

Chuyển hướng cuộc gọi

Một tính năng hữu dụng mà VoIP mang đến đang được nhiều người sử dụng đó chính là chuyển hướng cuộc gọi, thay vì khi gọi đến một số điện thoại nào đó mà người nhận không nghe máy sẽ mất đi liên lạc thì giao thức chuyển hướng giúp cuộc gọi được kết nối sang máy di động hoặc số máy đã được quy định trước đó để thúc đẩy liên lạc thành công. Ngoài ra chuyển hướng cuộc gọi còn cho phép ghi âm tin nhắn thoại để người nhận dễ dàng quản lý được nội dung cuộc gọi đến.

Phản hồi giọng nói tương tác

Phản hồi giọng nói tương tác là tính năng đáp ứng nhu cầu phục vụ 24/7 của doanh nghiệp mà không cần đòi hỏi bổ sung nhiều nhân lực. Nói một cách dễ hiểu đây chính là tính năng ghi âm lời chào và những lời hướng dẫn khi khách hàng gọi đến đường dây tổng đài, từ đó giúp rút ngắn được thời gian kết nối máy và hỗ trợ khách hàng liên hệ đúng với bộ phận cần được hỗ trợ. Tính năng này không chỉ mang đến tiện ích cho khách hàng mà còn hỗ trợ doanh nghiệp xử lý nhanh chóng, giải đáp thỏa đáng các thắc mắc của khách hàng.

Ring Group

Thay vì khi có cuộc gọi đến chỉ có một máy thông báo chuông, tiện ích Ring Group giúp chuông báo reo đồng loạt hoặc tuần tự ở tất cả các tiện ích đã được cài đặt trước đó. Điều này giúp cho việc quản lý các cuộc gọi được tốt hơn, giảm thiểu nguy cơ bỏ lỡ và hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc, thực hiện phản hồi đầy đủ, nhanh chóng các thắc mắc của khách hàng.

Xếp hàng

Chắc chắn bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ phải trải qua trường hợp quá tải cuộc gọi hoặc không đủ nhân lực tiếp nhận trong cùng một thời điểm, giải pháp hữu hiệu ngay lúc này chính là xếp hàng các cuộc gọi. Tiện ích này sẽ báo với khách hàng về tình trạng chờ, tự động chuyển đến thư thoại giúp khách cảm thấy thoải mái hơn khi chưa được hỗ trợ ngay lập tức. Ngoài ra, đây cũng chính là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế tối đa tình trạng bỏ lỡ cuộc gọi.

Nhạc chờ

Có rất nhiều trường hợp cuộc gọi bị gián đoạn để chờ chuyển máy hoặc chờ đợi đủ người tham gia khi họp online, khi đó việc cài nhạc chờ tự động sẽ giúp người nghe cảm thấy thoải mái và dễ chịu hơn. Đây cũng chính là một trong những tiện ích hay mà VoIP đã cung cấp cho người dùng.

Thu âm cuộc gọi

Thu âm cuộc gọi từ lâu đã trở thành một tiện ích không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp, VoIP có khả năng phát hiện và ghi âm cả cuộc gọi đến và đi, đây chính là nội dung giúp các doanh nghiệp huấn luyện nhân viên hoặc giải quyết các tranh chấp một cách chính xác, có căn cứ. Mặc khác còn giúp các nhà quản lý đánh giá năng lực và thái độ chăm sóc khách hàng của nhân viên một cách dễ dàng.

Các ứng dụng của VoIP trên thực tế

Hiện nay, VoIP không còn là công nghệ xa lạ đối với hoạt động của các doanh nghiệp, công ty, tổ chức. Với những lợi ích mà nó mang lại thì việc ứng dụng vào trong thực tiễn là điều hiển nhiên. Một số ứng dụng VoIP cụ thể đã và đang phổ biến trên thị trường hiện nay bao gồm:

Ứng dụng OTT

OTT là cụm từ nói chung để chỉ các ứng dụng cho phép hiển thị âm thanh, hình ảnh bằng các cuộc gọi được thực hiện qua giao thức internet. Hiện nay những ứng dụng này cho thấy được sự tiện ích và tiết kiệm được nhiều chi phí nên được rất nhiều người sử dụng. Một trong số các ứng dụng quen thuộc, phổ biến trên thị trường hiện nay như: Zalo, Viber, Messenger, Skype…

Điện thoại VoIP, Softphone, tổng đài VoIP là gì?

Ngoài các phần mềm, ứng dụng theo phương thức truyền thông VoIP, ngày nay người ta còn phát triển các thiết bị chuyên ghi nhận và xử lý cuộc gọi truyền tải qua IP như điện thoại IP, Softphone, Gateway… hỗ trợ nhiều doanh nghiệp trong các hoạt động quản lý, chăm sóc khách hàng.