Sử dụng tổng đài ảo không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn mà còn tiết kiệm chi phí đầu tư, điều này phù hợp với các cơ sở kinh doanh có quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn boăn khăn trong việc xây dựng tổng đài ảo cho doanh nghiệp nhỏ như thế nào để đảm bảo hiệu quả nhất? Cũng đi tìm lời giải đáp cho thắc mắc này qua các thông tin được chia sẻ ở bài viết sau đây.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo (hay còn gọi là tổng đài IP), đây là một hệ thống điện thoại được lưu trữ hoàn trên các máy chủ trong trung tâm dữ liệu ngoài trang Web và được cung cấp qua mạng Iternet (công nghệ VoIP).

Hệ thống tổng đài ảo có thể cung cấp nhiều tính năng thông minh hơn hệ thống tổng đài điện thoại Analog (tổng đài PBX truyền thống). Đặc biệt, tổng đài ảo cho phép quản trị viên kỹ thuật có thể dễ dàng thiết lập mọi thứ.

5 mục đích doanh nghiệp nên sử dụng ngay tổng đài ảo

Đối với mỗi doanh nghiệp, hệ thống tổng đài là một phần không thể thiếu vì nếu không sử dụng nó nhân viên buộc phải dùng điện thoại cá nhân. Điều này dẫn dến sự phức tạp khi nhận các cuộc gọi nội bộ cũng như cuộc gọi từ khách hàng. 

Ngoài ra, nếu không sử dụng hệ thống tổng đài, doanh nghiệp cũng rất khó đồng bộ và quản lý tập trung các dữ liệu về khách hàng. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống tổng đài ngay khi vừa mới thành lập, kể cả khi quy mô kinh doanh nhỏ lẽ.

Và thay vì thiết lập tổng đài Analog thì doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống tổng đài ảo vì nó sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh:

Cài đặt nhanh, ít tốn chi phí

Nếu doanh nghiệp sử dụng giải pháp xây dựng hệ thống tổng dài Analog sẽ phải chi trả một khoản phí cao cho việc đầu tư trang thiết bị phần cứng lưu trữ, cài đặt và bảo trì phần cứng. 

Với hệ thống tổng đài ảo, việc lưu trữ, cài đặt, bảo dưỡng và bảo trì đều được thực hiện hoàn toàn hởi nhà cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, việc cài đặt các tính năng, cấu hình cũng do nhà cung cấp thực hiện, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp kịch bản của tổng đài theo ý muốn, mục đích kinh doanh mà thôi.

Không cần phần cứng vật lý phức tạp

Nếu doanh nghiệp xây dựng tổng đài truyền thống thì sẽ phải mua hoặc thuê các tủ tổng đài có cấu trúc máy chủ để thực hiện các cuộc gọi và chăm sóc khách hàng. Nhưng với tổng đài IP, doanh nghiệp không cần trang bị phần này vì hệ thống máy chủ được phân tán ở một số vị trí địa lý và được quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo. 

Dễ dàng mở rộng máy nhánh

Tổng đài IP giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng máy nhánh khi xây dựng thêm văn phòng đặt ở nhiều khu vực khác nhau. Việc đầu tư cũng cực kỳ đơn giản, chỉ việc thông báo với đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo và trang bị thêm hạ tầng mạng, thiết bị nghe gọi là đã có thể đưa hệ thống IP đi vào hoạt động.

Các cách thiết lập tổng đài ảo cho doanh nghiệp nhỏ

Với những lợi ích mà tổng đài IP mang lại cho doanh nghiệp cũng như tầm quan trọng của nó, sở hữu hệ thổng tổng đài ảo là điều rất cần thiết. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể chọn phương pháp xây dựng hệ thống tổng đài hoặc thuê tổng đài ảo để hỗ trợ khâu chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

Phương án xây dựng tổng đài ảo

Với phương án này, doanh nghiệp được chủ động trong tất ca mọi việc quản trị và chỉ chi trả cho lần đầu tư hệ thống trang thiết bị. Hơn nữa, khi xây dựng tổng đài IP, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống lâu dài và không mất tiền thuê bao hàng tháng. 

Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đầu từ toàn bộ các thiết bị từ tổng đài IP, thiết bị chuyển đổi (nếu có), hệ thống kết nối, điện thoại IP, các licenses nâng cấp… Đây là một chi phí khá lớn đối với những doanh nghiệp có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ. 

Ngoài ra, doanh nghiệp buộc phải bổ sung nhân lực và ngân sách cho đội ngũ IT quản lý, vận hành và bảo dưỡng, bảo trì để đảm bảo hệ thống tổng đài ảo hoạt động trơn tru.