Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, đặc biệt tại các doanh nghiệp, việc tối ưu hóa hệ thống liên lạc nội bộ không còn là lựa chọn mà đã trở thành nhu cầu tất yếu. Giữa hàng loạt giải pháp công nghệ mới, điện thoại VoIP nổi lên như một phương thức gọi điện hiện đại, linh hoạt và tiết kiệm, dần thay thế các hệ thống điện thoại cố định truyền thống.
Vậy điện thoại VoIP là gì, khác gì với điện thoại analog truyền thống, có những loại nào, hoạt động ra sao và nên chọn thương hiệu nào để bắt đầu? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết qua 5 điều bạn cần biết trong bài viết dưới đây!
1. Điện thoại VoIP là gì?
1.1. Khái niệm điện thoại VoIP
Điện thoại VoIP (Voice over Internet Protocol) là thiết bị sử dụng giao thức Internet để thực hiện và nhận cuộc gọi. Thay vì truyền âm thanh qua hệ thống dây đồng như điện thoại analog truyền thống, VoIP chuyển đổi tín hiệu âm thanh thành dữ liệu kỹ thuật số và truyền qua kết nối Internet.
Điện thoại VoIP có thể là thiết bị phần cứng chuyên dụng (IP Phone), phần mềm trên máy tính/smartphone (Softphone), hoặc thiết bị chuyển đổi giúp điện thoại analog truyền tín hiệu qua mạng IP (ATA).
1.2. Lợi ích nổi bật của điện thoại VoIP
– Tiết kiệm chi phí cuộc gọi, đặc biệt với các cuộc gọi nội bộ và quốc tế.
– Dễ mở rộng và quản lý tập trung qua tổng đài ảo (Cloud PBX).
– Tính năng thông minh: ghi âm cuộc gọi, định tuyến, lời chào tự động, tích hợp CRM…
– Di động và linh hoạt: sử dụng ở bất cứ đâu có kết nối mạng.
2. Sự khác biệt giữa điện thoại VoIP và điện thoại Analog
Điện thoại VoIP và điện thoại analog có nguyên lý hoạt động và hạ tầng sử dụng hoàn toàn khác nhau, dẫn đến sự khác biệt lớn về chi phí, tính năng và tính linh hoạt trong quá trình sử dụng.
2.1. Đường truyền
Trước hết, điện thoại analog là hệ thống truyền thống sử dụng đường dây đồng (PSTN – Public Switched Telephone Network) để truyền tín hiệu âm thanh. Hệ thống này hoạt động ổn định nhưng có chi phí cao, đặc biệt là với các cuộc gọi đường dài hoặc quốc tế. Trong khi đó, điện thoại VoIP sử dụng kết nối Internet để truyền tải dữ liệu âm thanh dưới dạng tín hiệu kỹ thuật số, từ đó giúp tiết kiệm chi phí đáng kể, nhất là với các cuộc gọi nội bộ, liên chi nhánh hoặc ra nước ngoài.
2.2. Tính năng
Về mặt tính năng, điện thoại VoIP vượt trội khi tích hợp được nhiều tiện ích hiện đại như ghi âm cuộc gọi, lời chào tự động, định tuyến thông minh, chuyển cuộc gọi linh hoạt, tích hợp với phần mềm quản lý khách hàng (CRM) hoặc tổng đài ảo. Trong khi đó, điện thoại analog gần như chỉ giới hạn ở chức năng cơ bản là gọi và nhận cuộc gọi.
2.3. Khả năng mở rộng
Điện thoại VoIP ghi điểm nhờ khả năng di động và mở rộng dễ dàng. Người dùng có thể sử dụng thiết bị ở bất kỳ đâu có kết nối Internet, rất phù hợp với mô hình làm việc từ xa. Trái lại, điện thoại analog phụ thuộc vào hạ tầng dây cáp cố định, khó di chuyển và tốn kém nếu cần lắp thêm máy mới hoặc mở rộng hệ thống.
3. Phân loại điện thoại VoIP
Tùy vào quy mô và nhu cầu sử dụng, điện thoại VoIP được chia thành 3 loại chính, mỗi loại có ưu – nhược điểm riêng cần cân nhắc trước khi lựa chọn:
3.1. IP Phone (Điện thoại IP)
Là thiết bị phần cứng chuyên dụng, kết nối trực tiếp vào mạng LAN hoặc Internet qua cổng Ethernet. Giao diện giống điện thoại bàn truyền thống nhưng hiện đại hơn, với màn hình LCD, các phím chức năng linh hoạt.
* Ưu điểm:
– Chất lượng âm thanh ổn định, rõ ràng.
– Thiết kế chuyên nghiệp, phù hợp với môi trường văn phòng.
– Tích hợp nhiều tính năng như danh bạ, ghi âm, đèn báo cuộc gọi, hội nghị 3 bên.
* Nhược điểm:
– Chi phí đầu tư ban đầu cao hơn so với softphone.
– Cần kết nối dây mạng hoặc switch PoE, gây rườm rà nếu không có hạ tầng sẵn.
3.2. Softphone
Là phần mềm VoIP chạy trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng. Người dùng có thể thực hiện và nhận cuộc gọi thông qua thiết bị cá nhân đã cài phần mềm như Zoiper, Bria, MicroSIP…
* Ưu điểm:
– Miễn phí hoặc chi phí rất thấp.
– Linh hoạt, làm việc từ xa tiện lợi.
– Dễ triển khai mà không cần đầu tư phần cứng.
* Nhược điểm:
– Chất lượng âm thanh phụ thuộc vào thiết bị (mic, tai nghe, mạng Wi-Fi).
– Dễ bị gián đoạn nếu máy tính hoặc ứng dụng gặp lỗi.
– Không phù hợp với môi trường văn phòng có cường độ gọi cao.
3.3. ATA (Analog Telephone Adapter)
Thiết bị chuyển đổi giúp điện thoại analog truyền thống hoạt động trên hạ tầng mạng IP. Thường được sử dụng để tận dụng điện thoại bàn cũ.
* Ưu điểm:
– Tận dụng thiết bị sẵn có, tiết kiệm chi phí.
– Dễ tích hợp vào hệ thống tổng đài IP hiện có.
* Nhược điểm:
– Chất lượng âm thanh không tốt bằng IP Phone.
– Cần cấu hình phức tạp nếu không có kiến thức kỹ thuật.
– Không hỗ trợ nhiều tính năng thông minh như IP Phone.
3.4. Bảng so sánh
Tiêu chí | IP Phone | Softphone | Thiết bị ATA (với ĐT Analog) |
Loại thiết bị | Phần cứng chuyên dụng | Phần mềm cài trên máy tính/điện thoại | Bộ chuyển đổi cho điện thoại analog |
Chi phí đầu tư | Trung bình đến cao | Thấp hoặc miễn phí | Thấp, tận dụng thiết bị cũ |
Chất lượng âm thanh | Rất tốt, ổn định | Tùy thuộc vào thiết bị và đường truyền | Trung bình, phụ thuộc vào điện thoại analog |
Tính năng hỗ trợ | Đầy đủ (chuyển tiếp, ghi âm, danh bạ…) | Có, nhưng giới hạn theo phần mềm | Hạn chế, không có tính năng thông minh |
Tính linh hoạt | Cố định (cần dây mạng) | Rất linh hoạt, làm việc từ xa | Cố định (kết nối vật lý) |
Dễ triển khai | Cần cấu hình, phụ thuộc vào hạ tầng mạng | Dễ cài đặt, thao tác đơn giản | Cần hiểu kỹ thuật để cấu hình |
Phù hợp | Văn phòng, doanh nghiệp có hạ tầng tốt | Nhân viên làm việc từ xa, doanh nghiệp SME, startup nhỏ | Doanh nghiệp muốn tiết kiệm, tận dụng hệ thống cũ |
>>> Đọc thêm tại: https://diginext.com.vn/7-phan-mem-quan-ly-cuoc-goi-pho-bien/
4. Điện thoại VoIP kết nối với mạng như thế nào?
Điện thoại VoIP hoạt động dựa trên kết nối mạng. Dưới đây là cách thiết lập phổ biến:
4.1. Kết nối với IP Phone
– Cắm dây mạng từ router vào điện thoại IP.
– Cấu hình tài khoản SIP được cung cấp từ nhà cung cấp dịch vụ VoIP.
– Kiểm tra kết nối, thực hiện cuộc gọi thử nghiệm.
4.2. Kết nối với Softphone
– Cài đặt phần mềm VoIP trên thiết bị cá nhân.
– Nhập thông tin tài khoản SIP (username, password, server).
– Cắm tai nghe/micro để bắt đầu gọi.
4.3. Kết nối với ATA
– Cắm điện thoại analog vào cổng RJ11 trên ATA.
– Nối ATA với router qua cổng mạng.
– Cấu hình tài khoản SIP trong thiết bị ATA.
* Lưu ý quan trọng: Để đảm bảo chất lượng cuộc gọi VoIP tốt nhất, bạn cần sử dụng kết nối Internet ổn định (ưu tiên cáp quang), hạn chế jitter và độ trễ.
5. Các thương hiệu điện thoại VoIP phổ biến
Việc lựa chọn thương hiệu thiết bị ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm sử dụng. Dưới đây là một số thương hiệu uy tín:
5.1. Yealink
– Là thương hiệu Trung Quốc số một về thị trường VoIP trên toàn thế giới, nổi bật về chất lượng và giá cả hợp lý.
– Nhiều mẫu mã đa dạng trải dài nhiều phân khúc bình dân đến cao cấp. Các dòng IP Phone phù hợp với cả văn phòng nhỏ và doanh nghiệp lớn.
5.2. Grandstream
– Chỉ đứng sau Yealink về độ phổ biến, nổi tiếng tại Việt Nam với các thiết bị IP Phone, ATA, và thiết bị mạng VoIP.
– Dễ triển khai, hỗ trợ tốt.
5.3. Cisco
– Hãng công nghệ hàng đầu của Mỹ, cung cấp thiết bị VoIP chuyên nghiệp, độ bền cao, chất lượng âm thanh tuyệt vời, thích hợp cho doanh nghiệp lớn.
– Là thương hiệu nổi tiếng nhưng chi phí khá cao nên ít ưa chuộng ở thị trường Việt Nam.
5.4. Fanvil
– Thương hiệu cung cấp thiết bị VoIP giá tốt, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
– Sản phẩm có thiết kế hiện đại, hỗ trợ nhiều tính năng thông minh.
5.5. Polycom (nay là Poly)
– Chuyên về thiết bị họp trực tuyến, hội nghị truyền hình và VoIP chất lượng cao. Thường dùng cho phòng họp, call center chuyên nghiệp.
– Là thương hiệu nổi tiếng nhưng chi phí khá cao nên ít ưa chuộng ở thị trường Việt Nam
Kết luận
Điện thoại VoIP không chỉ là giải pháp tiết kiệm chi phí mà còn là công cụ nâng cao hiệu quả làm việc, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp hướng đến mô hình làm việc linh hoạt và số hóa. Từ việc lựa chọn thiết bị phù hợp, hiểu cách hoạt động đến chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín – tất cả đều quan trọng để khai thác tối đa lợi ích của VoIP.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tổng đài VoIP chuyên nghiệp, thiết bị điện thoại IP chất lượng cao, đừng ngần ngại tìm hiểu kỹ hoặc liên hệ với các nhà cung cấp uy tín để được tư vấn chi tiết.
