Chuyển từ hệ thống tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo là một quyết định chiến lược mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các tổ chức và doanh nghiệp hiện đại như sự linh hoạt, hiệu quả và khả năng tùy chỉnh,… Hãy cùng DigiNext tìm hiểu kĩ hơn về những lợi ích mà tổng đài ảo mang lại trong bài viết này nhé!
Giới thiệu chung về tổng đài truyền thống và tổng đài ảo
Tổng đài truyền thống và tổng đài ảo là hai loại hệ thống liên quan đến việc quản lý và xử lý cuộc gọi điện thoại trong môi trường doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng có nhiều khác biệt về cách hoạt động, tính năng, và lợi ích mà chúng mang lại.
Tổng đài truyền thống
Hoạt động: Tổng đài truyền thống là một hệ thống phần cứng với các máy chủ, điện thoại và các phần tử kết nối với mạng điện thoại cố định. Cuộc gọi từ khách hàng sẽ được chuyển đến tổng đài và sau đó phân phối bằng tay hoặc theo cấu hình trước định sẵn.
Tính năng: Tổng đài truyền thống thường cung cấp các tính năng cơ bản như chuyển cuộc gọi, thả cuộc gọi, và cuộc gọi nội bộ. Tính năng nâng cao yêu cầu các cài đặt và phần cứng phức tạp hơn.
Lợi ích: Tổng đài truyền thống phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nơi mà các cuộc gọi không đòi hỏi nhiều tính năng phức tạp. Tuy nhiên, nó có thể đắt đỏ trong việc bảo trì và cập nhật phần cứng, và thiếu tính linh hoạt cần thiết cho các doanh nghiệp phát triển.
Tổng đài ảo
Hoạt động: Tổng đài ảo là một giải pháp dựa trên phần mềm, không yêu cầu phần cứng riêng biệt. Nó sử dụng kết nối Internet để quản lý cuộc gọi điện thoại và tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác.
Tính năng: Tổng đài ảo thường cung cấp một loạt tính năng như tự động phân phối cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, tích hợp CRM, cuộc gọi video, chat, và nhiều tính năng khác. Nó dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng.
Lợi ích: Tổng đài ảo phù hợp cho cả các doanh nghiệp nhỏ và lớn. Nó tiết kiệm chi phí, linh hoạt, và dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng năng suất làm việc.
Lợi ích khi chuyển từ tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo
Tiết kiệm chi phí
Giảm thiểu các chi phí cơ sở hạ tầng: Hệ thống tổng đài truyền thống yêu cầu sử dụng nhiều thiết bị phần cứng đắt tiền. Trong khi đó, tổng đài ảo dựa vào phần mềm và máy chủ ảo hóa, giảm thiểu việc đầu tư vào thiết bị vật lý và bảo trì.
Loại bỏ các phí dịch vụ liên quan đến tổng đài truyền thống: Tổng đài truyền thống thường đòi hỏi các khoản phí cố định và phí giao diện với mạng điện thoại cố định, trong khi tổng đài ảo thường có các gói dịch vụ linh hoạt hơn và chi phí thấp hơn.
Linh hoạt và khả năng mở rộng
Dễ dàng thay đổi và cấu hình: Tổng đài ảo cho phép điều chỉnh và tùy chỉnh các tính năng dễ dàng theo nhu cầu của doanh nghiệp, bao gồm thêm hoặc giảm bớt số lượng máy chủ và chức năng.
Mở rộng dễ dàng: Khi doanh nghiệp phát triển, tổng đài ảo có khả năng mở rộng mà không đòi hỏi đầu tư lớn vào phần cứng mới.
Triển khai nhanh chóng, chỉ từ vài phút
Với tổng đài ảo, việc triển khai chỉ mất vài phút. Doanh nghiệp không cần chờ đợi việc cài đặt phần cứng hay chuẩn bị kỹ thuật phức tạp như trong trường hợp của tổng đài truyền thống. Điều này giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và giúp doanh nghiệp nhanh chóng bắt đầu sử dụng hệ thống tổng đài mới.
Việc triển khai nhanh chóng giúp giảm thiểu thời gian gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp. Khách hàng và đối tác có thể tiếp tục kết nối mà không bị ảnh hưởng bởi việc chuyển đổi hệ thống tổng đài.
Cải thiện hiệu suất và năng suất
Quản lý cuộc gọi thông minh hơn: Tổng đài ảo cung cấp các tính năng như tự động phân phối cuộc gọi, lọc và chuyển tiếp cuộc gọi, giúp tối ưu hóa quản lý cuộc gọi.
Tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác: Tổng đài ảo có khả năng tích hợp với các hệ thống CRM, quản lý tương tác khách hàng và các ứng dụng khác để cung cấp thông tin liên quan trong thời gian thực và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Khả năng tùy chỉnh và tích hợp
Tùy chỉnh theo nhu cầu: Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh giao diện và tính năng theo nhu cầu cụ thể của họ.
Tích hợp hệ thống: Tổng đài ảo có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như email, chat, video cuộc họp, giúp tạo ra một hệ thống đa năng để nâng cao sự liên kết giữa các kênh giao tiếp.
Dễ dàng quản lý từ xa
Với tổng đài ảo, bạn có thể quản lý hệ thống từ bất kỳ đâu có kết nối internet. Điều này giúp bạn không bị ràng buộc bởi vị trí địa lý và có thể theo dõi hoạt động của tổng đài từ xa.
Quản lý có khả năng theo dõi hoạt động của hệ thống tổng đài, xem các báo cáo và thậm chí thực hiện các thay đổi cấu hình mà không cần phải ở trong văn phòng.
Tính bảo mật và quản lý dữ liệu
Cải thiện tính bảo mật: Tổng đài ảo thường có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu khách hàng và thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
Tuân thủ quy định: Việc sử dụng tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định và chuẩn mực về bảo mật dữ liệu dễ dàng hơn.
Nâng cấp dễ dàng và cập nhật các tính năng mới thường xuyên
Tổng đài ảo dựa vào phần mềm và tích hợp trên nền tảng đám mây. Điều này cho phép các bản cập nhật và tính năng mới được triển khai một cách nhanh chóng thông qua mạng, mà không cần phải thay đổi phần cứng cồng kềnh như trong tổng đài truyền thống.
Tổng đài ảo có khả năng tích hợp dễ dàng với các ứng dụng và dịch vụ khác, bao gồm CRM, quản lý tương tác khách hàng, hệ thống quản lý dữ liệu, và nhiều ứng dụng khác. Việc tích hợp liên tục giúp cung cấp các tính năng mới và cải thiện sự tương tác với khách hàng.
Như vậy, chuyển từ tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo không chỉ đơn thuần là một sự thay đổi công nghệ, mà còn là một sự thay đổi trong cách doanh nghiệp tương tác với khách hàng, quản lý dữ liệu, và tối ưu hóa quy trình làm việc. Sự linh hoạt, hiệu quả, và tính đa dụng của tổng đài ảo mang lại một sự đổi mới quan trọng cho doanh nghiệp trong thời đại kỹ thuật số, giúp họ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao cấp của thế giới kinh doanh hiện đại.
Nếu quý khách cần thêm thông tin, tư vấn hoặc giải đáp mọi thắc mắc liên quan, vui lòng liên hệ với DigiNext qua số hotline: 028 888 55555. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ và phục vụ quý khách hàng một cách tận tâm và nhanh chóng.
